Retningslinjer nyhetsbrev | Kommunikasjon og profil - Ansatt

Retningslinjer for nyhetsbrev

Retningslinjer for nyhetsbrev

Her kan du lese om hvilke retningslinjer og muligheter som finnes for å sende ut nyhetsbrev på vegne av OsloMet - til eksterne og interne mottakere.

Nyhetsbrev for eksterne målgrupper

Med nyhetsbrev mener vi e-postutsending med en fast frekvens til en større gruppe mottakere. Et nyhetsbrev må ha et definert tema/nisje. Nyhetsbrev har ofte redaksjonelt utvalgt innhold som er satt opp i en grafisk mal. Brevet peker gjerne til nyheter som ligger publisert på nett.

Nyhetsbrev kan være en god formidlingskanal eller kommunikasjonskanal, men krever også ressurser til produksjon, administrasjon og analyse. Nye lover for personvern (GDPR) stiller også nye og skjerpa krav til bruk av nyhetsbrev.

OsloMet bruker i dag en konto på tjenesten Mailmojo for å administrere nyhetsbrev med ekstern målgruppe. Kontoen blir administrert av Avdeling for samfunnskontakt og kommunikasjon (SK) og har en egen databehandleravtale mellom OsloMet og Mailmojo.

Kontoen er satt opp i henhold til personvern og markedsføringsloven. Det skal ikke opprettes andre kontoer for OsloMet, eller for enheter ved OsloMet, på nyhetsbrevtjenester som Mailmojo. Dette for å unngå brudd på personvernlovgivning og at OsloMet sender ut store mengder ukoordinert informasjon til eksterne mottakere. Har du spørsmål om Mailmojo ta kontakt med Kristian Mehlum Lie.

OsloMet sender i dag ut «Nyhetsbrev fra OsloMet» annen hver uke, et sentralt nyhetsbrev med fokus på forskningsformidling. Dette nyhetsbrevet blir også sendt til ansatte med mulighet å melde seg av.

Se OsloMets andre nyhetsbrev administrert gjennom Mailmojo-kontoen til OsloMet (oslomet.no).

Det er et godt prinsipp at mottakere av nyhetsbrev skal bli informert om hvorfor de mottar nyhetsbrevet, og ved utsendelser på e-post ha mulighet til å melde seg av.

Nyhetsbrev internt på OsloMet

For internkommunikasjon til en større gruppe OsloMet-ansatte kan følgende verktøy nyttes:

  • Outlook
  • Teams

”Aktuelle saker for ansatte” er et nyhetsbrev som oppsummerer de viktigste interne nyhetene på OsloMet og går ut jevnlig. Avdeling for samfunnskontakt og kommunikasjon har det redaksjonelle ansvaret.

Nyhetsbrev internt på enheter kan utformes på forskjellige måter. Enheten må selv utforme maler og innhold:

  • Maler kan lages i Outlook eller med html-koding.
  • Nyhetsbrev/jevnlige oppdateringer fra leder kan legges ut som innlegg i organisatoriske team i Teams

  • Innholdet i interne nyhetsbrev bør lenke til info som er publisert på nettsidene eller ansattnettsidene til OsloMet. På denne måten kan innholdet finnes igjen via andre felleskanaler.
  • Når du sender ut informasjon til mange er det viktig å tenke gjennom om mottakerne er i målgruppa for de budskapene du formidler.
  • Det skal ikke benyttes eksterne systemer for utsending av e-post, herunder nyhetsbrev, uten at disse er godkjent av IT.