Kanaler for internkommunikasjon

• Innhold skal bo og vedlikeholdes kun ett sted. Ellers lenke til der innholdet bor.
• Info for alle ansatte/store ansattgrupper skal ligge åpent på ansatt.oslomet.no.
• Offisielle/førende dokumenter skal ligge åpent på ansatt.oslomet.no.
• Lokal info for enheter/grupper kan ligge i Teams eller i fagsystemer.
• Unngå utvikling av SharePoint som ekstra nettsider.

Hele OsloMets kanalstrategi finner du her

• Ansattnettsidene våre har adressen ansatt.oslomet.no.
• Dette er hovedkanalen for internkommunikasjon.
• Nesten all informasjon på ansattnettsidene er åpen for alle. Man trenger ikke være innlogget.
• Når du klikker Logg inn, kommer du til "Min side". På "Min side" kan du selv administrere snarveier til nettsteder som er viktige for deg. Du finner også siste nytt og aktuelle arrangementer.

Ansattnettsidene har ulike kategorier for informasjon: 

Statiske informasjonssider

Her ligger brukerorientert informasjon om faste rutiner og prosedyrer på OsloMet som

• skal gi svar på spørsmålene ansatte har når de skal utføre en oppgave
• ikke skal behøve hyppig oppdatering
• ligger åpent tilgjengelig uten at du er logget på Min Side

Siste nytt

• Aktuelle saker fra ledelsen eller organisasjonen, rettet mot ansatte, ligger på forsiden av ansattnettsidene og i nyhetsoversikten.
• Vil du informere andre på OsloMet om noe? Lag en nyhetssak.
• Er du kommunikasjonsrådgiver på en lokal enhet og vil dele en lokal nyhet med alle? Slik går du fram.

Hva skjer

• Oversikt over arrangementer internt ved OsloMet
• Slik tipser du om et arrangement som skal inn i denne oversikten 

OsloMet har egne retningslinjer for bruk av e-post til studenter og ansatte. Avdeling for samfunnskontakt og kommunikasjon (SK) har redaktøransvaret for bruk av e-post til alle ansatte, slik som for andre felles kommunikasjonskanaler på universitetet. Avdeling for IKT styrer e-postlister over ansatte og studenter.

Tilgangen til å sende e-post til alle ansatte er stengt. Det gjøres unntak for bruk av e-post til alle i forbindelse med felles nyhetsbrev, krisehåndtering, eller andre helt spesielle tilfeller.

OsloMet har en restriktiv politikk når det gjelder å dele ut e-postlister til andre aktører, da spesielt kommersielle aktører. E-postlister vil derfor kun deles ut i helt spesielle tilfeller og etter en konkret vurdering.

OsloMet legger til grunn at den som evt. benytter disse listene har innhentet nødvendige tillatelser (evt. gjennom en overføringsavtale) og følger relevant lovverk ved bruk av listene. 

• E-post til mindre grupper: For mindre grupper enn alle ansatte, vil det være opp til leder for enheten hvordan det skal sendes e-post til ansatte. Eks. vil det være opp til dekanen hvordan det sendes e-post på et fakultet.

• E-post til studenter: For studenter sendes e-post fra Felles Studentsystem (FS). Det er Avd. Utdanning som styrer dette for e-post til alle studenter. Avdeling SK gir råd. For mindre grupper av studenter styres dette av enhetene som fakultet, institutt og studieprogram.

Internkommunikasjon i Teams-grupper er primært løpende/dagsaktuell informasjon som er relevant for gruppen - her kan f. eks.:

• Nyhetsbrev/jevnlige oppdateringer fra leder legges ut i organisatoriske team.
• Ledere/medarbeidere kan legge ut nyheter/oppdateringer/ kunngjøringer i temaet når saken gjelder medlemmene som er med i teamet.
• Hvert team har også et eget lagringsområde der mer fast informasjon for medlemmene i gruppen kan ligge.

Les mer om Teams

Nyhetsbrev inneholder et utvalg av aktuelle saker. Brevet peker gjerne til nyheter som ligger publisert på nett eller oppsummerer aktuelle saker. Les retningslinjer for bruk av nyhetsbrev på OsloMet. Se nederste del av siden.

Kommunikasjon er et linjeansvar. Som leder har du ansvar for at informasjonen du får flyter videre nedover i linjen din. For å kommunisere godt i linjen kan du bruke disse kanalene:

• Faste møter for enheten/ledermøter
• Arrangementer
• E-post
• Teams

Bli god på linjekommunikasjon

• OsloMets visuelle profil skal benyttes til intern visuell kommunikasjon. Det skal ikke utformes nye logoer eller navnetrekk for enheter, prosjekter eller arrangementer i OsloMet-regi.
• Enheten må selv utforme, trykke opp og utplassere oppslag etter gjeldende retningslinjer.

På OsloMet regner vi sosiale medier som kanaler for eksterne målgrupper. Facebook og LinkedIn er kanaler der innhold også kan være rettet mot ansatte.