Teams - Ansatt

Teams

Teams

Microsoft Teams er et verktøy som enkelt lar deg kommunisere og samhandle i grupper. Alle ved OsloMet kan opprette et team for sitt prosjekt og sin arbeidsgruppe. I tillegg meldes alle ansatte inn i et organisatorisk team basert på organisatorisk tilhørighet.
  • Hva er Teams?

    Microsoft Teams gjør det mulig for ansatte, grupper og samarbeidspartnere å jobbe tett sammen uavhengig av hvor den enkelte befinner seg. Via Microsoft Teams kan du:

    • sende og motta direktemeldinger
    • dele filer (Word, PowerPoint, OneNote, Excel)
    • planlegge arbeidsoppgaver med frister og ansvarlige (Planner og Decisions)
    • vise din tilstedeværelse og/eller statusinformasjon og delta i diskusjoner
    • enkelt invitere eksterne samarbeidspartnere

    Bruksområder og funksjonalitet

    Microsoft Teams kan brukes på ulike måter og har flere funksjonaliteter:

    • Teams: Et team er en gruppe personer som kommer sammen gjennom jobb, prosjekter eller felles interesser. Et team kan for eksempel være knyttet til et emne eller forskningsprosjekt. Du kan selv opprette et team og legge til medlemmer eller bli medlem i et allerede eksisterende team.
    • Kanaler: I et team kan du opprette kanaler hvor du kan samhandle og jobbe med teammedlemmene dine. En kanal kan være knyttet til et spesifikt emne, et prosjekt eller en spesifikk oppgave. Det anbefales å ikke lage nye team for hver oppgave en gruppe mennesker skal jobbe sammen om, men heller lage ulike kanaler for disse oppgaven. Du kan også opprette «private» kanaler som bare noen team-medlemmer får tilgang til.
    • Samtaler og chat: Hver kanal har en kanalsamtale som er offentlig og synlig for alle i teamet. Du kan også opprette en chat mellom deg selv og en annen person eller lage en større gruppechat.
    • Eget lagringsområde: Når du lager et team opprettes det automatisk et SharePoint-område under filer-fanen. Alle filer du enten laster opp eller oppretter i ditt team vil bli lagret i teamets SharePoint-område.
    • Apper for alle enheter: I tillegg til via nettleser, kan Teams brukes via apper for Windows, Mac og Linux operativsystem. Det finnes også en app for mobiltelefoner, som gir deg tilgang til dine teams uavhengig av hvor du er.

    Teams (skrivebordsversjon) på PC/Mac

    Er ikke Teams lastet ned på din maskin kan det gjøres ved å følge en av lenkene under:

    Online-versjonen av Teams

    Teams kan også benyttes som online-versjonen. Logg deg inn i 365.oslomet.no og klikk på Teams-logoen. Et tips er å lage et bokmerke for å enklere finne tilbake.

    Teams på mobilen 

    Last ned Teams-appen fra en app-butikk for bruk på mobiltelefonen og nettbrettet. Koble appen til din brukerkonto på OsloMet.

    Du kan sømløst kombinere Teams lokalt på din maskin og online, og på ulike enheter.

  • Opprette et nytt team?

    Hva er et team?

    Enkelt forklart er et team en gruppe med mennesker som jobber sammen for å få noe gjort. For eksempel et prosjekt, eller en gruppe med like roller (f. eks en ledergruppe, utviklere, undervisere i en studieretning). Stort sett kan det deles mellom arbeidstypen vi utfører eller prosjektene vi jobber med

    Dersom du opprettet et team blir du automatisk eier av teamet, og kan invitere andre medlemmer til teamet. 

    Har du husket å sjekke om teamet du ønsker å opprette allerede eksisterer?

    For å finne om det allerede finnes et team som dekker behovet, kan du søke blant de teamene som du er medlem i, eller offentlige team som allerede eksisterer.

    Opprette nytt team

    Følg oppskriften under for å opprette et nytt team.

    • Klikk på tannhjulet nede til venstre i Teams-menyen for å bli med i eller opprette et team.
    • Velg riktig type av team (for administrativt, velg "Annet" som er malen lengst til høyre) 
    • Skriv navnet på ditt nye team og en kort beskrivelse
    • "Følsomhet" kan stå som "Ingen" og behøver ikke endres
    • Sett Personvern til Privat (Offentlig team skal KUN benyttes når man vil at alle ansatte, gjester og studenter skal ha tilgang til teamet og alt som deles av filer og innhold)
    • Deretter setter du hvem som er Eiere og Medlemmer av Teamet. Tips: husk å alltid sette minst to eiere hvis en ikke er tilgjengelig. (Du kan også legge til medlemmer og eiere etter teamet er opprettet)
  • Tale i Teams

    Erstatter ringefunksjon i Skype for Business

    Skype for business er erstattet med telefoni i Teams.

    Hvor finner jeg telefoni i Teams?

    Du finner Telefoni (Calls om du har engelsk språk) i venstremenyen i Teams.

    Ringe til utlandet?

    Samme rutine som tidligere:

    Alternativ 1: Ringe sentralbord og bli overført til utenlandsk nummer

    Alternativ 2: Be leder sende henvendelse til it-servicedesk, for å be om permanent tilgang

  • Gjestetilgang til Teams ved OsloMet

    Å gi gjestetilgang til eksterne kan ofte være nyttig. En gjest er en som ikke har en konto ved OsloMet og derfor må gjennom noen flere steg for å bli medlem av et team tilhørende organisasjonen. Den eksterne vil da få tilgang til teamet den er invitert til, dokumenter i kanalene og diverse andre ressurser tilhørende teamet. I teorien kan man invitere inn hvem som helst som gjest i teamene våre, så husk å vurdere det reelle behovet sett opp mot GDPR/personvern.

    Forskjell på medlem og gjest

    I Teams har vi to typer teammedlemmer utover eiere. Disse heter medlemmer og gjester, hvor gjester er eksterne (uten OsloMet konto) mens medlemmer er interne (med OsloMet konto). Gjestebrukere er tilnærmet fullverdige medlemmer av teamet, men det finnes noen funksjoner gjester ikke får tilgang på. Se lenke for en fullstendig liste over «gjesterettigheter».

    Invitering av gjester

    Trykk på de tre prikkene tilhørende teamet ditt og deretter legg til medlem. Skriv inn den fullstendige e-postadressen til vedkommende du vil legge til. Trykk legg til. Nå har du gjort det som trengs av deg som eier. Resten av prosessen må gjøres av vedkommende som skal bli gjest.

    Gjestetilgang til Teams ved OsloMet for deg som er gjest

    Når du blir lagt til som gjest i et team ved OsloMet vil du få en epost som inviterer deg inn i teamet. Her klikker du på «Open Microsoft Teams». Dersom e-postadressen ikke tidligere er brukt til å opprette en microsoftkonto vil du bli møtt av en beskjed om å gjøre dette, opprett i så fall en microsoftkonto. Du skal nå ha fått tilgang til teamet ved OsloMet. 

    Når du er blitt medlem får du muligheten til å laste ned Teams-appen eller bruke web versjonen. Du bestemmer selv hvilken versjon du vil bruke, men det er ofte en fordel å laste ned appen.  Dersom du allerede har installert appen kan du trykke på «Launch it now» nederst på siden. 

    Feilsøking

    Finner ikke eposten

    • Dobbeltsjekk at du er logget inn på den epostadressen som den ansatte ved OsloMet brukte til å invitere deg.
    • Sjekk eventuelle søppelkurver/spam eller lignende.
    • Ta kontakt med vedkommende som har invitert deg og be dem sjekke at de har invitert riktig.

    Funnet eposten, men får ikke tilgang

    Sjekk at du er logget inn på Teams med samme konto som du ble invitert med. Prøv å start Teams på nytt. Det er ikke nok å kun lukke programmet. Trykk på pilen som peker oppover nederst til høyre på skjermen din, ved siden av klokka. Høyreklikk på Teams-symbolet og klikk avslutt. Start Teams på nytt.

    Dersom du allerede har en Teamskonto knyttet til eposten du ble lagt til med:

    I Teams-appen skal du kunne bytte mellom organisasjoner. Dette gjør du ved å trykke på profilbildet ditt i øverste høyre hjørne. Her skal du kunne trykke på “OsloMet”. Da har du byttet til din teamsprofil ved OsloMet og skal få tilgang til teamet/teamene.

    Dersom du allerede har en Teamskonto knyttet til eposten din, men du får ikke byttet til OsloMet:

    Noen ganger kan organisasjonen din ha skrudd av muligheten til å bytte mellom organisasjoner i Teams. Ta kontakt med it-avdelingen i din organisasjon, og hør om de har aktivert muligheten til å være gjest hos andre organisasjoner.

    Teams-appen på mobil

    Noen ganger løser det seg om man blir medlem i teamet på mobiltelefon. Om du ikke har lastet ned Teams-appen på mobilen din, gjør det. Deretter åpner du e-posten med invitasjonen på mobilen og følger samme prosedyre som nevnt i starten.

    Jeg har prøvd det jeg kan, men finner ikke frem

  • Forskjellen mellom Teams og Zoom

    OsloMet har to hovedverktøy for digital samhandling; Teams og Zoom. De har noe overlappende funksjonalitet, men også unike muligheter som er viktig å kjenne til.

    Noen av forskjellene mellom Teams og Zoom: 

    Teams 

    • Teams brukes på OsloMet primært i samarbeidet mellom ansatte.
    • Teams kan brukes til samarbeid i en organisatorisk gruppe med faste medlemmer, som et institutt eller studielederområde eller til samarbeid i en faggruppe eller et prosjekt.

    Zoom 

    • Zoom kan brukes ved behov for å gjennomføre videokonferanser i større grupper
    • Zoom brukes på OsloMet primært for videokonferanse mellom ansatte og studenter, som for eksempel i undervisning. Les mer om Zoom her.
    • Zoom har en praktisk mulighet å dele opp et møte i flere undergrupper som kan kjøre parallelt (break-out). Dette er for eksempel nyttig i arbeidsmøter der man i deler av møtet legger opp til gruppearbeid.
  • Lær mer

    For å få best mulig utbytte av opplæringen, anbefaler vi at alle går gjennom ”Kom i gang med Teams grunnkurs” på forhånd. 

    Avdeling for IKT planlegger nå alternative opplæringsopplegg i implementeringen av Teams. Ved spørsmål, kontakt itservicedesk@oslomet.no. 

    Microsoft utvikler Teams fortløpende og vil ha nye funksjonaliteter. Vil du lære mer? Microsoft har en rekke instruksjonsfilmer og kurs tilgjengelig på sine nettsider (support.microsoft.com)

  • For eiere av organisatoriske teams

    For eiere av organisatoriske teams: inn- og utmelding av oslomet.no-medlemmer utenfor enhet

    Roller gir tilgang til it-systemer eller deler av det. Det er kun eiere av roller som ser og kan behandle roller. Ta kontakt med IT-servicedesk hvis du mangler nødvendige tilganger.

    For å behandle roller, logger du inn på https://admin.oslomet.no med din OsloMet konto.

    NB! Hvis du ikke er på et av OsloMet sine campuser, må du logge inn via eduVPN først.

    Begreper

    • Rolle: en rolle kan f.eks. gi tilgang til et it-system eller spesielle deler av det. (Det er kun eiere av roller som har tilgang til denne funksjonen. )
    • Kortnavn: navn på rolle (eks: organisasjonskode fra BAS, hv-a-stu)
    • Beskrivelse: beskrivelse av rollen (Navn i organisasjonen fra BAS, Seksjon for Studieadministrasjon og internasjonalisering)
    • Spesifikasjon: utvidet beskrivelse av rollens funksjonalitet og bruksområde
    • Eier: eiere er personer med spesielt ansvar for et it-system. Avdeling IKT kan i samråd med ledere på OsloMet delegere denne funksjonen. Eiere kan legge til og fjerne eiere og aktører. NB! I roller med taggen Teams vil eier av rollen også være eier av Teamet.
    • Aktør: en aktør er et medlem av en rolle og har tilgang til ressursene rollen gir tilgang til
    • Tags: en tag brukes av Avdeling IKT til å tildele funksjonalitet til en rolle (Skal kun brukes av Avdeling IKT)

    Eksempel

    Alle Teams med organisatorisk tilhørighet er styrt fra OsloMet sin database (BAS).

    Behandle roller

    Logg inn på https://admin.oslomet.no trykk på roller og velg behandle roller

    Velg rolle

    Søk opp rollen du skal behandle. De fleste er ikke eier av mange roller og vil enkelt se rollen de skal behandle.

    Trykk på rollenavnet for å behandle rollen.



    Behandle eiere og aktører

    Under rolleinfo er det kun eiere og aktører som skal behandles.

    Eiere av roller knyttet til organisatoriske enheter vil også bli eiere av. Teamet koblet til rollen. NB! Hvis eier ikke er medlem av den organisatoriske enheten, må navnet også legges til som aktør.

    Det kan legges til aktører i roller basert på organisatoriske enheter. Dette er for å gi tilgang for en OsloMet ansatt som ikke er en del av den organisatoriske enheten rollen er basert på.

    Aktøren vil da få tilgang til Teamet koblet opp til rollen.

    Legge til eiere og aktører (medlemmer)

    Skriv navnet på den ansatte som skal legges til i legg til eier/aktør feltet. Den ansatte er lagt til når du ser navnet i listen.

Kontakt IT-servicedesk

Kontakt IT-servicedesk