template.back.to.overview Internasjonal rekruttering og mobilitet

Definisjoner

• Gjesteforsker er en internasjonal forsker invitert til OsloMet av fakultetets/senterets egne ansatte ut fra et faglig formål i en avgrenset periode. Gjesteforskere er som regel ikke ansatt eller lønnet av OsloMet. For å bli registrert som gjesteforsker må vedkommende har minimum mastergrad eller PhD.
• Gjesteforeleser er en utenlandsk professorer, underviser eller forsker som blir midlertidig ansatt i Norge.
• En internasjonal ph.d.-student tar deler av sin doktorgrad i Norge og kommer hit i et eller to semestre, som regel som del av en stipendordning.

Administrative krav

Invitasjonsbrev for gjesteforskere - I forkant av et opphold er det krav om skriftlig invitasjon godkjent av en instituttleder på OsloMet med informasjon om faglig relevans, dokumentasjon på finansiering av hele oppholdet og engelsk kompetanse på C1 nivå. Det foreligger en egen mal for invitasjonsbrev for gjesteforskere tilgjengelig fra leder og HR. Kandidater med visum krav til Norge må bekrefte dato for retur og retur årsak, eks. studier, forskningsprosjekt eller arbeid. Invitasjonsbrevet arkiveres.

Utlendingsdirektoratet (UDI) krever en bekreftelse på arbeidsavtale eller invitasjon fra arbeidsgiver for å søke visum til Norge. Det lages en kode på fire ord som kandidaten legger inn i UDI søknaden. Dette gjelder både oppholdstillatelser og gjestebesøk. Fyll ut Request for mobility services i nettskjema og OsloMet International Staff Services (OMISS) henter UDI‑koden og sender den videre til kandidaten når den foreligger.

Oppdragsavtale og arbeidsstasjon, HR bistår med oppdragsavtaler og det er krav om tilrettelegging for arbeidsstasjon og tilgang til teknisk utstyr. Teknisk utstyr må bestilles hos IT service. Adgang og tilganger skal begrenses til tjenestebehov.

Gjestekonto kan opprettes for under og over sju dager på bestille en gjestekonto (service-now.com). Bestillingen må godkjennes av en personalleder.

Planlegge oppholdet

• Kandidaten må være forsikret under oppholdet.
• Kandidater fra Norden, EU/EØS land kan starte med en gang men må bestille time for registrering hos Politiet.
• For kandidater fra et tredjeland beregnes fire måneders saksbehandling for søknad om opphold og må være godkjent før oppstart. For kandidater fra land fremhevet hos EOS-tjenestene følg Prosedyre for ved rekruttering av utenlandske borgere fra risikoland (PDF) følges. Kontakt fagansvarlig personellsikkerhet for rådgivning.
• Bestill mottakstjenester hos OsloMet International Staff Services (OMISS) for å gi kandidaten praktisk hjelp ved oppstart i Norge. OMISS kontakter kandidaten og gir digital veiledning blant annet rundt immigrasjon, bolig, familie, språkkurs, norsk kultur og arbeidsliv. OMISS kontoret følger opp kandidaten den første tiden i Norge for å sikre en god oppstart og sosial inkludering. Mottakstjenester med en kostnad dekkes av rekrutterende enhet.

OsloMet arrangerer konferanser med internasjonale besøkende og tar imot gjester til korte besøk som del av forskningsprosjekter. Ta kontakt med vårt Kurs- og konferansesenter for bistand til å organisere konferanser. For store konferanser skal det bestilles ekstra vektere for god sikkerhet under arrangementet.

Merk ulike regler for kandidater utenfor EU

Besøkende som kommer fra land med visumkrav til Norge, søker fra hjemlandet og OsloMet er sponsor

Den som vil invitere fra OsloMet må kontakte instituttleder for godkjenning av besøket og bruke UDI digital søknad eller fylle ut sponsorskjema fra UDI og sende til kandidaten for at hen søker gjennom UDI selv. Det er kun leder med budsjettmyndighet som kan godkjenne invitasjonen.

Besøkende som kommer fra land med visumkrav til Norge, men har oppholdstillatelse i Schengen

Om den besøkende allerede har opphold i et Schengen land gjelder følgende; Man kan besøke de andre Schengenlandene i inntil 90 dager i løpet av en periode på 180 dager. Den tiden du er i landet hvor de har oppholdstillatelse regnes ikke med i beregningen av de 90 dagene for å besøke de andre Schengenlandene. Du kan bruke Schengenkalkulatoren (eksternt nettsted) for å beregne hvor lenge du har oppholdt deg i Schengenområdet og se om du er innenfor grensen på 90 dager per 180-dagersperiode. Vær oppmerksom på at du må trekke fra opphold i Schengenlandet hvor du har oppholdstillatelse.

Merk at besøkende må ha reiseforsikring som gjelder under hele oppholdet. Besøksvisum er gyldig i 90 dager innen Norge og Schengen området, med krav om økonomisk dekning for opphold og reise. Sponsorbrevet skal signeres av instituttleder. 

Utlendingsdirektoratet (UDI) krever en kode på fire ord for å bekrefte invitasjon til en norsk institusjon. For å kunne sende inn en digital søknad om visum til Norge må en kode legges inn for hvert gjestebesøk. Fyll ut Request for mobility services i nettskjema og OsloMet International Staff Services (OMISS) henter UDI‑koden og sender den videre til kandidaten når den foreligger. Vi anbefaler at internasjonale besøk planlegges i god tid. Det er mulig å søke besøksvisum for en gruppe inntil 20 personer på en gang.

For konferanse besøk gis det ikke adgangskort eller system tilgang. For andre besøkende er det mulig å søke om gjestekonto for opphold under og over sju dager. Tilgangsstyring følger tjenestebehov og må signeres av leder.

OsloMet har et eget mottakskontor, OsloMet International Staff Services (OMISS), som bistår internasjonale ansatte og forskere, samt medfølgende familie, med tjenester knyttet til praktisk oppstart og integrering i Norge.

Bestill OMISS bistand (nettskjema.no) for at kandidaten skal få praktisk hjelp ved oppstart i Norge. OMISS kontakter kandidaten og gir digital veiledning blant annet rundt immigrasjon, bolig, familie, språkkurs, norsk kultur og arbeidsliv. OMISS kontoret følger opp kandidaten den første tiden i Norge for å sikre en god oppstart og sosial inkludering.

I tilfeller der kandidaten kommer med familien anbefales det utvidet bistand for immigrasjon og bolig. OsloMet har avtale med eksternt relocation byrå.  Kostnader dekkes av rekrutterende enhet basert på bestilling i Relocation (nettskjema.no).  Kontakt oss på mottakskontoret omiss@oslomet.no om du trenger rådgivning.

Oversikt over mottakstjenester

• Immigrasjon
• Boligsøk, korttids- og lang tidsboliger
• Norsk kurs
• Familietjenester (søknad om barnehage, skole)
• Dual career - partner & spouse tjenester
• Helse
• Flyttetjenester
• Bank tjenester
• Skatt og forsikring
• Kultur og arbeidsliv

Rekrutterende leder og HR enhet, samt lønn holdes informert om kandidatens status underveis og i forkant av oppstart.

• Godkjenning av utdanning fra utlandet gjøres av Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (hkdir.no)
• For internasjonale kandidater som skal søke på godkjenning av sin utdanning fra utlandet brukes siden "Education from outside of Norway" (hkdir.no).
• For stillinger som krever autorisasjon er det en egen turbovurdering for arbeidsgivere (hkdir.no).

OsloMet tilbyr gratis norsk kurs for ansatte og gjesteforskere. Norskkursene er tilgjengelig på følgende nivåer; Beginners, Intermediate og Advanced. Nyansatte med undervisnings krav i norsk innen tre år har første prioritet på kursene.  

Kursene starter opp i begynnelsen av hvert semester og annonseres på Hva skjer-kalenderen for OsloMet-Akademiet.

Ansatte kan registrere seg på kurs fra OsloMet Akademiet via Feide når de har fått OsloMet E-post eller via ID-porten. Det er ikke mulig å melde seg på midt i semesteret. Ved spørsmål om norsk språkkurs ta kontakt med norsklærer (oslomet.no). 

I mange undervisningsstillinger er det krav om å lære seg norsk innen tre år. For ansatte i undervisnings- og forskerstillinger kreves gode ferdigheter i norsk eller et annet skandinavisk språk og engelsk. Personer som på ansettelsestidspunktet ikke har tilstrekkelige ferdigheter i norsk eller annet skandinavisk språk, skal gis tilbud om opplæring i norsk, og skal innen tre år fra ansettelsestidspunktet kunne vise til norskferdigheter minimum tilsvarende nivå B2. Les mer om krav til språkkompetanse.

Internasjonale ansatte og gjesteforskere har eget ansvar for å alltid ha godkjent opphold i Norge. Tredjelandsborgere må søke om fornyelse minimum 3 måneder før den nåværende oppholdstillatelsen utgår.

Mottaks kontoret for internasjonale forskere bistår med fornyelse av oppholdstillatelse.

Når oppholdet i Norge er over er det mange ting å huske på. For å sikre en god avslutning anbefaler vi internasjonale forskere å følge denne sjekklisten: 

1. Send flyttemelding til Skatteetaten (skatteetaten.no) tidligst 31 dager før flyttedato.
2. Stoppe posten ved å sende melding til Posten (posten.no) og gi nye adresse så de kan videresende post til deg. Husk også å fjerne navn på postkasse og bolig.
3. Stoppe husleiekontrakten. Det er vanlig å kreve tre måneders varsel for å si opp husleiekontrakten. Ved salg av bolig bør dette planlegges minst 3 måneder før flytting.
4. Avslutte alle kontrakter for strøm, og internet.
5. Avslutte alle tjenester og medlemskap som avis, mobiltelefon, bank, forsikring, treningssenter osv. 
6. Selge alt man ikke vil ha med seg videre på finn.no eller til andre OsloMet ansatte på OsloMet International staff network (facebook.com) eller på Teams.
7. Om det er et midlertidig opphold skal arbeid i utlandet skal være godkjent av leder og man må ha et vedlegg til arbeidskontrakten. Kontakt din lokale HR enhet for bistand.
8. Sjekke regler for skatt, pensjon og forsikring ved arbeid i utlandet, både fra Norge og landet du skal reise til.
9. Hvis du skal oppholde deg i utlandet, kan det påvirke medlemskapet ditt i folketrygden. På NAV finner du hva som gjelder når du skal jobbe i utlandet (nav.no).
10. Om man velger å avslutte arbeidsforholdet skal det leveres en skriftlig oppsigelse til leder.

OsloMet har godkjent EU sertifisering for Charter & Code og er et HR Excellence in Research (europa.eu) universitet. Vi driver vårt HR arbeid etter EU sine grunnprinsipper for European Charter for researchers (europa.eu). Sertifiseringen er et kvalitetsstempel som forskere kan promotere i internasjonalt forskningssamarbeid og legges til ved søknad om EU midler for våre forskere. EU prioriterer å gi midler til forskere som jobber på universiteter som innehar denne sertifiseringen. OsloMet er et av nærmere 750 sertifiserte forskningsinstitusjoner i verden.

Det europeiske charteret for forskere er et sett med prinsipper som ligger til grunn for utviklingen av attraktive forskerkarrierer og støtter fremragende forskning og innovasjon i hele Europa. Charteret er klassifisert under følgende fire grunnprinsipper:

• Etikk, integritet, kjønnsbalanse og åpen vitenskap
• Forskernes vurdering, rekruttering og karriereutvikling
• Arbeidsforhold og praksis
• Forskerkarrierer og talentutvikling

OsloMet sitt arbeid og handlingsplan ligger på våre nettsider for Charter & Code (oslomet.no).  Kontaktperson for European Charter for Researchers ved OsloMet er Monica Knutsen De Figueroa (oslomet.no) i Avdeling HR.

OsloMet er tilknyttet Euraxess (euraxess.no) nettverket hos Forskningsrådet, som er del av EU's jobbportal for mobile forskere.

OsloMet er medlem av det internasjonale nettverket Scholars at Risk (SAR) hvis hovedformål er å beskytte truede akademikere og fremme akademisk frihet.

OsloMet har et dedikert SAR-program som tilbyr midlertidige stillinger til forskere i fare. Programmet er forankret i universitetets ledelse og fagmiljøer, og har som mål å gi scholarene både faglig og sosial støtte under oppholdet. En av SARs viktigste oppgaver er å gi forfulgte forskere et midlertidig fristed ved en vertsinstitusjon utenfor hjemlandet. OsloMet har to permanente stillinger per år. 

I lenken på våre ansattesider om Scholars at Risk-programmet på OsloMet finner du informasjon om utvelgelse av SAR-kandidater og interne rutiner. Mer informasjon om selve SAR-programmet (oslomet.no) er tilgjengelig på norsk og engelsk.

Ønsker du å ta et forskning -eller studieopphold i utlandet? OsloMet har samarbeidspartnere over hele verden. Her finner ny nyttig informasjon for å planlegge et opphold i utlandet.

Internasjonale samarbeidsavtaler

Internasjonalt samarbeid skal bidra til å oppfylle målene i OsloMets Strategi og gi økt kunnskap og kompetanse gjennom likeverdig samarbeid og gjensidig erfaringsdeling. På utdanningsfeltet har OsloMet samarbeidsavtaler med mer enn 400 institusjoner verden over. Her finner du hjelp i prosessen med å inngå internasjonale samarbeidsavtaler.

Ansvarlig internasjonalisering

En internasjonal samarbeidsavtale bør beskrive samarbeidets art, avklare gjensidige rettigheter og forpliktelser, og ivareta akademisk frihet og andre grunnleggende etiske prinsipper. Les mer om internasjonale samarbeidsavtaler og ansvarlig internasjonalisering.

Administrative krav du må ta med i planleggingen ved arbeid i utlandet

Som arbeidstaker er det viktig å planlegge utenlandsoppholdet godt og sjekke hva som gjelder når man skal jobbe i utlandet.

• Personalleder må sammen med arbeidstaker fylle ut og godkjenne Remote Work Agreement (sharepoint.com). Remote Work Agreement skal alltid brukes dersom arbeid i utlandet overstiger én måned.
• Rutine for lederoppfølging av arbeidstaker gjelder også ved utenlandsopphold.
• Sjekk krav hos vertsinstitusjonen og behov for visum for arbeidsopphold.
• Sjekk hvilke konsekvenser utenlandsoppholdet kan få for din skatt, trygderettigheter, pensjon og forsikringer.
• Da hvert land har ulike regler er det ingen fasit og hver sak må behandles deretter. OsloMet har en sektor avtale med KPMG for å bistå med arbeid i utlandet. Kontakt avdeling for lønn og din HR enhet for bistand. 
• For arbeid i land der det foreligger trygdeavtale, som under visse kriterier gir arbeidstaker rett til å beholde medlemskapet i den norske folketrygden, må det innhentes en bekreftelse fra NAV (A1 eller Certificate of Coverage), som dokumentasjon overfor trygdemyndighetene i arbeidslandet.
• Det er viktig å avklare med NAV og vurdere om det er nødvendig med tilleggsforsikringer i arbeidsperioden i utlandet. Det bør tegnes forsikringer som eventuelt ikke dekkes av trygdeordningen i arbeidslandet. Enkelte land er svært strenge på krav om forsikringsbevis. 

Arbeid i utlandet kan påvirke din skatteplikt som arbeidstaker. Skatteplikten til Norge opprettholdes normalt under utenlandsoppholdet, men det kan samtidig oppstå skatteplikt i arbeidslandet og arbeidstaker er ansvarlig for å selv oppgi nødvendige opplysninger i sin skattemelding for å unngå dobbeltbeskatning.

De fleste universiteter og forskningssentre bistår internasjonale forskere som ønsker å komme til institusjonen. Kontakt støttetjenester for internasjonalt mottak ved vertsinstitusjonen for praktisk bistand i forbindelse med oppholdet.

Vær obs på at om du selv har valgt å ta et utenlandsopphold, og ikke er utsendt for et spesifikt prosjekt, må du selv dekke forsikring og eventuelle sakskostnader for skattejurist. 

• Work for us (oslomet.no, på engelsk)
• Nyttig info om skatt og pensjon i Norge (skattetaten.no). Merk land som har skatteavtale med Norge
• Welcome to Oslo (oslo.kommune.no)
• Oslo-tips for de som skal flytte hit (visitoslo.com)
• Nyttig informasjon om geografi og plasser å besøke i Norge (visitnorway.com)
• Få bedre forståelse for ulike kulturer våre søkere kommer fra på Hofstede Country Comparison (geerthofstede.com) og Landinfo (landinfo.no).