Zoom ved OsloMet

Innhold

1. Om Zoom

2. Installer Zoom-klienten

3. Oppdater Zoom

4. Bruk Zoom-lisens fra OsloMet

5. Opprett et møte i Zoom

6. Gjennomføre møte i Zoom

7. Planlegg opptak av et møte i Zoom

8. Gjennomfør opptak av et møte i Zoom

1. Om Zoom

Zoom er et digital møteverktøy for undervisning, og er bra alternativ til Teams for større, interne videomøter og konferanser med inntil 300 deltakere.  

2. Installer Zoom-klienten

Se også videoveiledning (YouTube).

1. Logg inn i Zoom: Gå til https://oslomet.zoom.us/
2. Klikk på "Sign in". Du blir sendt til Feide for innlogging.
3. For å laste ned Zoom-klienten klikk på knappen "Resources" øverst til høyre i vinduet, deretter "Download Zoom Client".
4. Klikk på "Download" under "Zoom Client for Meetings".
5. Klikk "Run" eller dobbeltklikk på filen som ble lastet ned – ZoomInstaller.exe. Følg stegene på skjermen til installasjonen er fullført.
6. Start Zoom-klienten. Bruk gjerne søkefeltet.
7. Du får nå beskjed om å logge inn: Klikk på "Sign in with SSO". Dette alternativet må også velge om du benytter en klasseroms-PC på campus for første gang.
   
8. Skriv oslomet i feltet som heter "Company Domain". Klikk så "Continue".
9. Zoom er nå satt opp og klar for bruk.

3. Oppdater Zoom

1. Start Zoom.
2. Klikk på profilknappen oppe til høyre og så på "Check for Updates".
3. Får du problemer, kontakt IT-servicedesk (itservicedesk@oslomet.no | tlf. 67 23 55 55 | IT-servicedesk)

4. Bruk Zoom-lisens fra OsloMet

1. Åpne Zoom
2. Klikk på profilknappen oppe til høyre. Sjekk at det står LICENSED sammen med navnet ditt og at din OsloMet e-postadresse vises.  Hvis noe annet vises øverst i menyen, er du ikke logget inn med OsloMet-lisens. Da velger du "Sign Out" nederst i menyen, og logger inn på riktig måte. Se Installer Zoom-klient trinn 7-8. 

PS! Gjesteforelesere og andre uten konto fra OsloMet kan ikke sette opp møter selv. Kursansvarlig må da sette opp møte selv og invittere inn gjesteforeleser.

5. Opprett et møte i Zoom

1. Åpne Zoom og klikk på "Schedule" i menyen.
2. Legg inn riktig tittel (Topic) og starttidspunkt (Start) og varighet (Duration) for møtet og gjør nødvendige innstillinger:

• Meeting ID: Av sikkerhetshensyn bør denne stå på "Generate Automatically".
• Video: Dersom det av personvernhensyn ikke er ønskelig at deltagerne i møte er synlige med video, kan du skru av video her.
• Advanced Options: Huk av for "Enable Waiting Room" dersom du ønsker å slippe deltagerne inn én og én. Fjern avhuking for "Enable join before host" dersom du ikke ønsker at deltakere skal komme inn i møterommet før deg.

3. Klikk på "Schedule". En Outlook-kalenderoppføring vil dukke opp på skjermen din. Legg til deltakere og send innkallingen, eller kopier lenken, "Meeting ID og Password" og send det til deltakerne via andre kanaler. Aldri legg  møtelenken åpent ut på Internett.

6. Gjennomføre møte i Zoom

OBS! Før du starter møtet:

• Det kan være en fordel å avslutte alle programmer du ikke trenger. Dette inkluderer Teams og Skype.
• Sørg for at ingen uvedkommende har innsyn til skjermen under samtalen eller kan overhøre lyd fra samtalen. Bruk hodetelefoner der det er praktisk mulig.

1. Åpne Zoom og klikk på "Start".

2. Klikk på "Join with Computer Audio" for å bli med i møtet og skru på lyden (mikrofonen i headset’et ditt).

3. Nå er du inne i møtet. Her er noen innstillinger du bør kjenne til:

Mute/Unmute: Slår lyden din av og på.

Stop Video/Start Video: Slår videokameraet ditt av og på.

Security: Åpner en meny for sikkerhetsinnstillinger, blant annet låsing av møtet ("Lock Meeting") slik at ingen flere kan komme inn.

Participants: Lar deg administrere deltagerne i møtet. Er du deltager, kan du endre ditt visningsnavn ved å føre musepekeren over ditt eget navn, klikke "More" > og så "Rename".

Polls: Lar deg lage og dele spørreundersøkelser.

Chat: Åpner chat-vindu.

Share Screen: Lar deg dele en skjerm eller en fil/applikasjon du har oppe.

Record: Starter opptak av møtet, se veiledning.

Breakout Rooms: Lar deg opprette og fordele deltakere i egne rom.

Reactions: Her kan du velge at tommel-opp eller klappe-ikon legger seg på ditt videobilde for å vise reaksjon til det som sies i møtet.

4. Klikk "End" og så "End Meeting for All" for å avslutte møtet.

7. Planlegg opptak av et møte i Zoom

Merk! Skal du ta opptak av et møte i Zoom, vil du i praksis håndtere personopplysninger. Du må ha et forhold til hvilken klassifisering opplysningene du tar opp har, se OsloMets rutine for klassifisering av data.

Klassifiseringen vil være førende for hvor du kan lagre data. Se Lagringsguide. Du må sikre at du har nødvendig hjemmel for opptaket og at deltagere er godt informert i forkant. Se blant annet disse rutinene:

• Personvernsrutine for direktestrømming og opptak av digital undervisning
• Personvernsrutine for direktestrømming og opptak av digital undervisning (for studenter)
• Personvernrutine – Zoom i forskningsintervjuer

Klargjøring av opptak:

1. Start Zoom-møte i god tid før formell start av møtet.
2. Klikk på pilen ved siden av videoikonet og så på "Video Settings". 
3. Klikk på "Recording" i venstre-menyen og gjør nødvendige innstillinger, for eksempel:
   • Klikk på "Change" til høyre for Location for eventuelt å endre lagringssted for opptak iht klassifiseringen av data. Alternativt kan du huke av for "Choose a location for recorded files when the meeting ends", slik at du kan spesifisere dette når du har lastet ned opptaket.
   • Huk av på "Record a separate audio file for each participant who speaks" dersom du ønsker å ta opp en egen lydfil per deltaker
   • Huk av på "Add a timestamp to the recording" for tidsstempling av opptaket, slik at du enklere kan redigere i ettertid.
   • Sørg for at "Keep temporary recording files" IKKE er huket av for å unngå at den midlertidige opptaksfilen lagres hos Zoom.

8. Gjennomfør opptak av et møte i Zoom

1. Start Zoom-møte i god tid før formell start av møtet og gjør nødvendige forberedelser. Se Planlegg opptak av et møte i Zoom.
2. Klikk på "Record" for å starte opptaket.
3. Nå får samtlige møtedeltakere følgende beskjed: Straks du klikker "Record", får samtlige deltakere i møtet følgende beskjed:

4. Klikk på knappen "Pause/Stop Recording" evt. "Resume/Stop Recording" for å pause, restarte og stoppe opptaket.
5. Gjennomfør møtet som planlagt og klikk "End".
6. Det dukker opp en boks hvor det står "Convert meeting recording". Nå lastes opptaket ned til valgt lagringssted, eller du blir bedt om å velge lagringssted. Dette kan ta litt tid, avhengig av hvor langt opptaket ditt er. Du kan trygt bruke datamaskinen mens konvertering pågår. La maskinen gjøre seg ferdig før du lukker lokket eller skrur av datamaskinen. Sjekk at opptaket havnet på riktig sted.