Droppe til innhold

Administrativ støtte

Administrativ støtte

Personalforvaltning

Rekruttering og ansettelse

Her finner du retningslinjer, prosedyrer og skjemaer på rekrutteringsområdet.

Innhold

  1. Behov (her finner du skjema for timelønnet arbeidsavtale)
  2. Ansettelsesstopp i administrasjonen
  3. Utlysning
  4. Intervjuprosessen
  5. Ansettelsesdokumenter
  6. Opprykk og sakkyndig vurdering
  7. Mottak av nyansatte – OsloMet Start
  8. Internasjonalt mottak, rekruttering og forskermobilitet
  9. Ansettelsesorgan - møter og sammensetning
  10. Lover og regler

1. Behov

Behov for fast, midlertidig eller timelønnet medarbeider? Her finner du det du trenger.

Beslutningstreet under hjelper deg å velge rett ansettelsesform.  Fast ansettelse  er hovedregelen. Midlertidig ansettelse krever alltid særskilt hjemmel, se statsansatteloven § 9.

Som hovedregel skal alle ledige stillinger lyses ut offentlig. Personalreglementet § 4 gir visse unntak fra hovedregelen. Som hovedregel skal alle ansettelser skje etter innstilling i et ansettelsesorgan. Personalreglementets § 11 gir adgang til administrativ ansettelse i visse tilfeller.

Hvordan velge riktig

Ny eller ledig stilling

Timelønnet medarbeider

  • Ved behov for en timelærer/timelønnet medarbeider i inntil 15 t/u / 37,5% stilling  fyller du ut skjema for timelærer / timelønnet medarbeider (Arbeidavtale for timelønnede). For utfylling av skjema: Retningslinjer for utfylling av skjema og videre saksbehandling. 

    • Dersom du har behov for en medarbeider i mer enn 15 timer i uken (gjennomsnittsberegnet gjennom ansettelsesperioden, men likevel ikke over mer enn ett år) skal dette skjemaet ikke brukes. Kontakt HR på ditt fakultet/enhet for bistand til ansettelsen.

    • Timelærer eller gjesteforeleser?
      Normalt er alle eksterne undervisere å anse som timelærere og skal ha godtgjørelse utbetalt som ordinær lønn. Dette har å gjøre med at undervisning som en del av OsloMets kjernevirksomhet og det er OsloMet som har ansvar og risiko for at studentene får den undervisningen de har krav på.

    • Timelærer: forelesninger som er et nødvendig ledd i undervisningen for at studentene kan ta eksamen. Timelærer er en arbeidstaker som får utbetalt ordinær lønn, har krav på feriepenger, sykepenger og pensjonsinnberetning.

    • Gjesteforeleser: enkeltstående forelesninger eller kortere forelesningsserier som ikke er avgjørende for at studentene skal ta eksamen. Gjesteforeleser er en oppdragstaker som får godtgjørelsen utbetalt som honorar (lønn eller næring)

    • Les mer i Rutiner for utbetaling av lønn i forbindelse med inngåelse av timelærerkontrakter
  • Avviksrapportering: Dersom arbeidstaker skulle få fravær som får betydning for lønnsutbetalingen må du snarest ta kontakt med HR seksjonen slik at utbetalingen kan stanses. (Gjelder kun for forhåndsdefinerte og-godkjente oppdrag).

  • Timeliste (.XLS)

  • Når gjesteforeleser skal engasjeres brukes denne bestillings-/avtalemalen - også når det sendes faktura for oppdraget:  Enkeltstående undervisningsoppdrag / Engelsk versjon

Lenker til "gamle" skjema:

2. Ansettelsestopp i administrasjonen

Det er innført begrenset ansettelsesstopp for administrative stillinger ved OsloMet, i første omgang fra 1. desember 2017 og ut 2018. I denne perioden skal ledige oppgaver lyses ut i vår internrekrutteringsportal. Dersom det er snakk om en ledig lederstilling, eller en nyopprettet stilling så skal denne lyses ut offentlig på vanlig måte.

Har du en ansatt som er innvilget hel eller delvis permisjon, har langvarig sykdomsfravær eller skal fratre eller der enheten blir tillagt nye arbeidsoppgave, kontakt HR. Hvilke stillingskategorier som er omfattet er nærmere beskrevet her.

Stegene for prosessen er som følger:

  1. Det skal gjøres en jobbanalyse. Et viktig punkt i dette arbeidet kan være en samtale med arbeidstaker som skal fratre. Videre er det viktig å se dette i sammenheng med bemanning og kompetanseoversikt.
  2. Ta utgangspunkt i mal for intern utlysning og formuler en tekst basert på analysen. HR bistår med utforming og utlysning i internrekrutteringsportalen. 2 uker søknadsfrist.

  3. Det er viktig at du sprer informasjon om oppgavene i relevante fora og på nettarbeidsplassen (NAP). HR kan bistå med deling på NAP
    NB: Skal du senere søke om ekstern utlysning skal du beskrive hva som har blitt gjort utover publisering i portalen.

  4. Etter utløp av søknadsfrist skal det ikke genereres søkerlister

  5. Gjennomfør samtaler med kvalifiserte søkere (eventuelt med støtte fra saksbehandler HR.) Er det interne søkere som ikke er kvalifiserte, skal det vurderes om det er kandidater som gjennom enkel kompetanseheving kan kvalifiseres for oppgavene. I slike tilfeller skal eventuell kompetanseheving fastsettes i en bindende avtale.

  6. Dersom en intern kandidat er aktuell for overflytting til ny enhet avtaler rekrutterende leder overflytting med avgivende leder. HR bistår med den praktiske gjennomføringen av overflyttingen. Skjema for endring av organisatorisk tilhørighet skal fylles ut i Public 360 i tråd med Rutine for endring av organisatorisk tilhørighet.

  7. Hvis det ikke melder seg interne søkere, eller ingen interne søkerne er kvalifisert eller antas å kunne kvalifisere seg gjennom enkel kompetanseheving, må du gjøre en ny vurdering av viktigheten av oppgavene og om oppgavene skal defineres som en ledig stilling.

  8. Konkluderer du med at oppgavene kan defineres som en ledig stilling kan du sende søknad om ekstern utlysning. Se mal for dette. Søknaden skal sendes via HR som legger den til behandling i Public 360

  9. Beslutning om ekstern utlysning tas av dekan for fakultet, senterleder for SVA og direktør ORV for fellesadministrasjonen (inkludert SPS) i samarbeid med fagdirektør på det aktuelle området og en oppnevnt fagforeningsrepresentant.

  10. Ved avslag på søknad om ekstern utlysning kan rekrutterende leder velge å gå ny runde med intern utlysning av oppgaver.

Det er også utarbeidet en håndbok for ledere for ledere i relasjon til Administrasjon for fremtiden. Dette er versjon 1.0 som har størst fokus på intern mobilitet ved OsloMet. Håndboken skal videreutvikles og det vil bli utarbeidet en versjon 2.0 nærmere sommeren. I håndboken henvises det også til en mal for gjennomføring av kompetansesamtale med medarbeidere som kan være et hjelpemiddel ved behov kartlegging.

Her finner du hele håndboken i PDF format: Håndbok for ledere i Administrasjon for fremtiden I håndboken finner du  flere prosessbeskrivelser og verktøy (NB: du må være innlogget på nettarbeidsplassen for å frem maler/verktøy).

For HR saksbehandler: Detaljert rutine for intern mobilitet/utlysning

3. Utlysning

Her finner du stillingsbeskrivelser og maler for utlysninger, samt informasjon om lønnsfastsettelse.

Ref. rektors notat fra 17.10,2017 om krav til internasjonal utlysning og språklige ferdigheter til ansatte gjelder følgende:

Alle undervisnings- og forskerstillinger skal lyses ut internasjonalt, og det skal ikke stilles krav til norsk/skandinavisk ved ansettelsestidspunktet uten i særlige tilfeller. Også for teknisk/administrative stillinger bør internasjonal utlysning vurderes.

Dette gjelder også for stillinger som skal utlyses kun i Norden. Erfaring viser at også svenske og danske søkere har færre barrierer for å søke dersom annonsen er på engelsk. Det kan brukes flere aktuelle rekrutteringskanaler som gir et mye større utvalg av søkere.

For å publisere stillinger internasjonalt har Avd. HR laget sentrale avtaler med en rekke internasjonale rekrutteringskanaler. Se oversikt på ressurssidene for internasjonal rekruttering.

Rekrutteringskanaler

Beskrivelser og maler

Lønnsplassering

4. Intervjuprosessen

Dekking av reisekostnader og digitale alternativer

Statens Personalhåndbok, kap. 10, slår fast at det er virksomheten som avgjør hvilke legitimerte reiseutgifter som dekkes i forbindelse med et jobbintervju. Det slås videre fast at «Nye IKT-løsninger gir muligheter for å gjennomføre intervjuer med arbeidssøkere med lang reisevei gjennom for eksempel video- og/eller telefonmøte».

For OsloMet gjelder i tillegg følgende presisering:

"Førstegangsintervju kan gjennomføres ved personlig oppmøte eller via Skype/andre digitale tjenester. Der det er hensiktsmessig gis det anledning til at ansettelsesprosessen i sin helhet gjennomføres via digitale tjenester. Leder skal tilbys teknisk brukerstøtte fra OsloMet BIT. I de tilfeller hvor ansettelsesprosessen i sin helhet gjennomføres via digitale tjenester skal intervjuer ha gjennomført kompetansehevende tiltak i bruk av digitale intervjuformer.

Enheten dekker reisekostnader.»

Tips til behandling av søkere, intervjuguider, referansesjekk og mal for innstilling finner du her:

Behandling av søkere

Dokumenter

Intervjuguider
Maler for referanseintervju
Innstillinger

5. Ansettelsesdokumenter

Her finner du arbeidsavtalen med vedlegg, samt en del hjelpedokumenter for saksbehandler.

Arbeidsavtalen

Vedlegg til arbeidsavtalen

Norsk

Engelsk

Budsjettdisponeringsmyndighet (BDM):

Budsjettdisponeringsfullmakt gir ansatte myndighet til å disponere midler på universitetets vegne. Den som tildeles BDM plikter og å sette seg inn i hva dette innebærer. Se mer informasjon om fullmakter

Ved ansettelse av ledere eller andre som skal ha budsjettdisponeringsdfullmakt er det viktig at følgende skjema fylles ut. Fullmakten skal sendes i 360 til økonomi, seksjon for lønn og regnskap når den er signert.

Andre relevante skjemaer relatert til økonomi,lønn og regnskap finner du her

Hjelpedokumenter

6. Opprykk og sakkyndig vurdering

Alle søkere til UF-stillinger skal i utgangspunktet sakkyndig vurderes. Det samme gjelder UF-ansatte som søker om opprykk.

Sakkyndig utvalg - sammensetning

Maler og dokumenter

Opprykk

7. Mottak av nyansatte – OsloMet Start

8. Internasjonal rekruttering og forskermobilitet

9. Ansettelsesorgan - møter og sammensetning  

Ansettelsesutvalg for professorer, forsker 1 og dosenter

Her finner du informasjon om ansettelsesutvalget, samt møtedatoer og kontaktinfo.

Sammensetning av ansettelsesutvalget: 
  • Rektor (eller den som rektor bemyndiger)
  • En tjenestemannsrepresentant (oppnevnt av tjenestemannsorganisasjonene)
  • HR-direktør (eller den som bemyndiges)
  • Dekan/senterleder ved vedkommende fakultet/senter (eller den som bemyndiges)
  • En studentrepresentant, med vara, oppnevnt av Studentparlamentet
Representant for tjenestemannsorganisasjonene for perioden 01.08.18 – 31.07.20:
  • Amy Østertun Geirdal, fast representant
Representant for studentene:
  • Caroline Cao (oppnevnt av Studentparlamentet)
Frister/datoer for møter høsten 2018
Frist for oppmelding i P360 (saksfremlegg med vedlegg) 
fredag kl . 15.00
Møtedato 
mandag kl.12.00
17. august 27. august
12. september 24. september
12. oktober 22. oktober
09. november 19. november
07. desember 17. desember

Oppmelding av saker skjer i Public 360. Her finner du veiledning for oppmelding.

Ansettelsesråd og ansettelsesutvalg i Fellesadministrasjonen

Her finner du informasjon om møter og oppmeldinger til ansettelsesråd og -utvalg i fellesadministrasjonen.

Møtedatoer og frister høsten 2018

Frist oppmelding på mail

Fredag kl. 12.00

Frist dokumenter i P360

Fredag kl. 15.00

Frist elektronisk gjennomgang

Torsdag kl. 12.00

Møtedato hvis behov

Fredag

Merknad

24.august

24.august

30.august

31.august

 

07.september

07.september

13.september

14.september

 

21.september

21.september

27.september

28.september

 

05.oktober

05.oktober

11.oktober

12.oktober

 

19.oktober

19.oktober

25.oktober

26.oktober

Nynorsk*

02.november

02.november

08.november

09.november

Nynorsk*

16.november

16.november

22.november

23.november

Nynorsk*

30.november

30.november

06.desember

07.desember

 

14.desember

14.desember

20.desember

21.desember

 

*Utlysingstekster skal utformes i nynorsk språkdrakt. Øvrige dokumenter til ansettelsesråd og -utvalg utformes i den målform du foretrekker.

Oppmelding

HUSK! Alle saker skal meldes til oppmeld-tilsorgan@hioa.no senest kl. 1200 fredag en uke før møtedato, og alle dokumenter skal være tilgjengelig for saksbehandlere i Avd. HR senest kl. 15 samme dag. I e-postens emnefelt må det angis om saken skal til TA-rådet eller til UF-utvalget samt hvilken møtedato saken meldes opp til.

Det kan skje at begge møtene ivaretas av samme saksbehandler, eller at en annen saksbehandler ved Avd. HR overtar møtet, men så lenge ovennevnte oppmelding av saker gjøres vil sakene uansett være i gode hender. 

Tjenestemannsrepresentanter i ansettelsesråd og -utvalg i perioden 1.8.18 - 31.7.20

Professor/Dosent
  • Fast: Amy Østertun Geirdal
  • Vara: 
Fakultet for helsevietnskap (HV)

Utvalg (UF)

  • Fast: Anne Reidun Dahl
  • Vara: Vidar Frigstad
  • Fast: Inger Lise Neslein
  • Vara: Hilde Sylliaas

Råd (TA)

  • Fast: Ingeborg Sunde
  • Vara: Inger Langeggen
  • Fast: An-Magritt Hortman
  • Vara: Ikke avklart – avventer svar fra org.
Fakultet for lærerutdanning og internasjonale studier (LUI)

Utvalg (UF)

  • Fast: Mette Vaagan Slåtten
  • Vara:  Anne Waldrop Fast: Olav Hovdelien
  • Vara: Eldbjørg Schön og Anne-Catrine Wolden

Råd (TA)

  • Fast: 
  • Vara:  Runa Grimstad Wold (fra vår16)
  • Fast: Eva Skals Johnskareng
  • Vara: Mariann Tvetene
Fakultet for samfunnsvitenskap (SAM)

Utvalg (UF)

  • Fast: Jon Petter Evensen
  • Vara:  Anders Graver Knudsen
  • Fast: Tove Skjerve-Nielssen
  • Vara: Heidi Woll og Svein Fredrik  Hjelmås

Råd (TA)

  • Fast: Anne Elisabeth Juul Persbråten
  • Vara: Tone Gjerding
  • Fast: Bjørg Halvorsen
  • Vara: Hege Nedberg, Astrid Limandvik
Fakultet for teknologi, kunst og design (TKD)

Utvalg (UF)

  • Fast: Boning Feng
  • Vara: Arne Henriksen
  • Fast: Kirsten Klæbo
  • Vara: Ragnhild Augustson

Råd (TA)

  • Fast: Brit Balgaard
  • Vara: Cecilia Novas
  • Fast: Veslemøy Hollekim Skånlund
  • Vara: Hanne B. I. Heiervang
Fellesadministrasjonen (FA)

Utvalg (UF)

  • Fast: Marit Greek
  • Vara:  
  • Fast: Anne Leseth
  • Vara: Tore Kr. Schjølberg

Råd (TA)

  • Fast: Amir Haghighifard
  • Vara: Ingvild Nordang, Sean Kjartan Iversen  og Trine Beate Elvebakken
  • Fast: Bjørn Ervik
  • Vara: Trine Neset Brødremoen, Tom Syvertsen, 

10. Lover og regler

 

Kontakt HR

Ta kontakt med lokal HR-enhet om du har spørsmål.