Formål
Retningslinjene skal sikre:
- Enhetlig organisasjons- og ledelsesstruktur ved OsloMet med tilhørende enhetsbetegnelser, forkortelser, kostnadssteder og systemkoder.
- Kvalitativt gode prosesser, beslutninger og saksbehandlinger ved endringer i organisatoriske enheter.
- At alle organisasjonsendringer implementeres i alle system i henhold til fattede vedtak.
- At studentene og de ansatte blir hørt i prosessen (UH-loven § 9-2 (4).
Omfang
Retningslinjen omfatter alle endringer i organisatoriske enheter i OsloMet sitt organisasjonskart, med tilhørende intern struktur. Slike endringer vil være
- Opprettelse av enheter
- Nedleggelse av enheter
- Flytting av enheter
- Navneendring på enheter
Ansvar
Kompetansen til å fatte beslutning om endring er definert under punktet Beslutningsmyndighet.
Leder på det nivået i linjeorganisasjonen endringsprosessen styres fra, har ansvar for å følge opp krav til planlegging og gjennomføring av endringsprosessen.
Avd. HR er fagavdeling i endringsprosesser. Lokal HR kan gi råd i endringsprosesser, og skal bistå med saksbehandling.
Avvik fra retningslinjen skal godkjennes av HR-direktøren.
Prosess
Tidspunkt for organisasjonsendringer
Hovedregelen er at organisasjonsendringer skal iverksettes to ganger pr. år: 1. januar og 1. juli.
- I økonomi- og budsjettsystem vil endringer normalt foretas pr. 1. januar. Der organisatorisk endring skjer pr. 1. juli vil endringen da skje pr. påfølgende 1. januar.
Endelig vedtak om endring må fattes senest to – 2 – måneder før iverksetting.
Styresaker
Prosessen må igangsettes så tidlig at man kan overholde styrets frister i tråd med Rutiner for arbeid med styresaker.
Bestillinger på vedtatte endringer
Må være Avd. HR i hende 6 – seks – uker før endringsdato. Benytt Skjema for organisasjonsendringer.
Behandlingstid for implementering vil variere ut i fra omfanget av endringen. Planlegges det for svært omfattende endringer må Avd. HR informeres om planene på et tidligere tidspunkt, slik at administrative fagenheter kan planlegge ressursbehov til implementeringsprosessene.
Plan for prosessen
Det skal utarbeides en plan for endringsprosesser. Planen skal omfatte følgende:
- Mål/hensikt med endringen(e) – mål/hensikt med endringen(e) skal kommuniseres til berørte ansatte og deres tillitsvalgte.
- Omfang - hva endringen(e) består i.
- Rolleavklaringer – linjeorganisasjonens ansvar og rolle, samt beskrivelse av oppgavefordeling mellom linjen og andre aktører.
- Medbestemmelse – når og hvordan de de ansatte tillitsvalgte skal informeres og involveres, herunder også verneombudet.
- Medvirkning
- hvordan og innenfor hvilke rammer ansatte og verneombud skal involveres i planlegging og gjennomføring, herunder også behandling i AMU/LAMU.
- hvordan studentene skal bli hørt i prosessen
- Risikovurderinger – gjennomføring av risiko-/konsekvensvurdering av
- arbeidsmiljømessige-/psykososiale forhold,
- organisatoriske-/administrative forhold
- økonomiske forhold.
- Fremdriftsplan
- Informasjonsplan
Hvor omfattende de ulike elementene i planen vil være, avhenger av endringen(e)s omfang.