Mentorordning ved OsloMet

Gjennomføringsfasen

1. Rekruttering av mentorer

   Nå er du klar til å skrive en stillingsutlysning for rekruttering av mentorer. Stillingsutlysningen bør inneholde

   • stillingstittel
   • kort beskrivelse av mentorordningen
   • beskrivelse av arbeidsoppgaver
   • ønsker og krav til kvalifikasjoner
   • hva dere tilbyr mentorene (eksempelvis opplæring, oppfølging og lønnsnivå)
   • søknadsfrist
   • kontaktperson

   Husk å involvere HR ved din enhet for kvalitetssikring og korrekt utlysning til din mentorordning.

2. Hvordan få søkere

   Når utlysningen er godkjent og publisert i samarbeid med HR er det opp til deg å dele og spre informasjon til studentene som kan søke. Her følger en huskeliste:

   • Husk at målgruppen er studenter. Bruk et lett og ledig språk med korte setninger og muntlig tone for å nå frem med budskapet
   • Publiser i aktuelle Canvas-rom som kunngjøringer osv.
   • Send gjerne e-post til aktuelle søkere (eksempelvis andre- og tredjeårsstudenter)
   • Sjekk ut tips og triks for studentkommunikasjon her (ansatt.oslomet.no) 
   • Bruk student.oslomet.no. Kontakt kommunikasjonsansvarlig på din enhet for tips og triks som fungerer hos dere
   • Kontakt studenttillitsvalgte på studiet som kan dele i aktuelle grupper på sosiale medier, fortelle om mentorordningen i klassens time med mer.
   • Bruk kreativiteten i markedsføringen av ordningen: små videosnutter (maks 30sek), bilder og lignende treffer ofte bedre enn lange tekster. Det formelle er ivaretatt i selve utlysningen

   Andre kommunikasjonskanaler

   • Studentenes fakultetsråd (SFR) (studentparlamentet.no) bør gjøres kjent med mentorordningen (fakultetsnivå)
   • Studentrådet (SR) kan dele informasjon om mentorordningen (instituttnivå)
   • Studenttillitsvalgte forteller om ordningen i klassens time (klassenivå)
   • Lærere og undervisere gjøres kjent med ordningen og kan formidle informasjon

3. Beregne god tid

   Sett av rikelig med tid til rekrutteringsprosessen, og regn deg gjerne bakover. Vet du at mentorene skal følge opp nye studenter som begynner i august, bør rekrutteringen starte tidlig i vårsemesteret. Her følger noen punkter som krever tid og koordinering:

   • skrive utlysning og få den kvalitetssjekket av HR
   • publisering av utlysning
   • deling av utlysning og tid for studentene til å søke
   • vurdering av søkere - husk at motivasjon og begrunnelse for søknad ofte er viktigere enn karakternivå. 

   • studentens skikkethet og rolleforståelse kan være viktig å vurdere for mer faglige mentorordninger. 

   • intervju av kandidater dersom det er ønskelig - bør utføres av ansvarlige for mentorordningen
   • valg av mentorer - mentorene bør ha god kjønnsbalanse og representere flere nasjonaliteter så langt det lar seg gjøre
   • kontakte søkere med beskjed om de har fått tilbud eller ikke
   • skrive kontrakter
   • invitere til opplæring

4. Ressurser rekruttering
   • Mal for utlysninger (ansatt.oslomet.no)
   • Intervjuguide (ansatt.oslomet.no)
   • Mentorveileder (beskrivelse av roller og ansvar)

5. Opplæring av mentorer

   Solid og tilstrekkelig opplæring av mentorene er et suksesskriterium. Den som skal følge opp mentorene bør delta eller stå ansvarlig for opplæringen.

   Det har stor verdi å samle mentorene så snart de er ansatt. Intensjonen med en slik samling er både å gi informasjon, avklare forventninger og forberede mentorene på oppdraget. Møtet gir også mentorene som skal arbeide sammen mulighet til å bli kjent.

   Tema det kan være aktuelt å ta opp er eksempelvis:

   • bli kjent-øvelser eller i alle fall en presentasjon av de tilstedeværende
   • forventninger til jobben og hvordan deltakerne oppfatter rollen «mentor»
   • tidspunkt for fremtidige møter, obligatoriske aktiviteter med mer
   • rettigheter og plikter mentorene har som ansatt ved OsloMet
   • (taushetsplikt, utfylling av DFØ-appen m.m.)

6. Tips til oppgaver / ressurser for opplæring

   “Think-pair-share"

   1. La mentorene skrive ned noen forventninger de har til mentorrollen, noen utfordringer de ser og hva de tror de kan bidra med.
   2. Deretter går de to-og-to sammen og diskuterer.
   3. Oppsummering i plenum hvor mentorene presenterer hverandre i stedet for å presentere seg selv. 

   Refleksjonsoppgaver

   Oppgave 1:

   1. Mentorene skriver ned flest mulige scenarioer på hva de tror studentene kan komme til å spørre om
   2. Oppsummering og diskusjon i plenum

   Oppgave 2:

   1. Skriv ned så mange tips til nye studenter som du klarer.
   2. Oppsummering og diskusjon i plenum

   Refleksjonsoppgaver rundt rolleforståelse

   • Reflektere over forskjellen på profesjonell, personlig og privat
   • Identifisere maktfaktorer i relasjoner og reflektere rundt forskjells- og likebehandling
   • Reflektere rundt fordommer og egne styrker og utfordringer som mentor
   • Reflektere rundt kommunikasjon og praktisere støttende lytting/åpne og lukkede spørsmål

   Opplæring for sosiale mentorordninger

   2-3 timers møte hvor følgende tematikk bør gjennomgås:

   • Rolleforståelse i tråd med programmets hensikt
   • Forventningsavklaringer
   • Beskrivelse og avgrensning av mentors oppgaver
   • Taushetserklæring
   • Ansvar og omfang
   • Når skal mentor henvise videre og ikke løse utfordringer selv
   • Hvor skal mentor henvende seg, hvem er primær kontaktperson
   • Gjennomgang av mentorguide

7. Oppfølging av mentorer generelt

   Det bør være en faglig og en administrativ kontaktperson for mentorene uavhengig om ordningen er mer faglig eller mer sosialt rettet. Den faglige kontaktpersonen kan følge opp faglige spørsmål og utfordringer som spørsmål knyttet til eksamen, praksis, prosedyrer osv. Den administrative kan følge opp canvasmeldinger, e-poster, lønn, kontrakter og henvisninger til andre instanser der det er nødvendig. Det bør avtales faste (månedlige) møtepunkter for mentorene der både faglig og administrativ kontaktperson er til stede.

   Det er viktig å tilby mentorene arenaer for å dele erfaringer og diskutere utfordringer med andre mentorer. Slike møter trenger ikke ha et stramt program, men kan for eksempel være organisert som en samtale rundt bordet der mentorkoordinator eller andre har forberedt relevante spørsmål, eksempelvis: Hvordan har opplæringen fungert, hva har mentorene hatt nytte av, og er det noe de savner å vite eller å kunne? Hvordan er oppmøtet i de ulike gruppene, og hva gjør mentorene om studenter uteblir?

   I tillegg til dette kan mentorene oppfordres til selv å organisere hyppigere møteplasser for å løse felles problemstillinger. Slike møteplasser kan være:

   • Facebook-grupper eller felles chat
   • Jevnlige fysiske eller digitale møter
   • Mentorgrupper (kollokviegrupper for mentorer)
   • Supermentorer (erfarne mentorer) som tar initiativ til dialog en gang imellom eller på fast jevnlig basis

8. Attest som mentor

   Alle mentorer bør få en attest for sitt bidrag. Attesten bør inneholde en generell del med kort beskrivelse av mentorordningen, beskrivelse av mentorrollen og ansvarsoppgavene i tillegg til noen setninger om enheten ved OsloMet som har organisert mentorordningen.

   Hvis man har kjennskap til om mentoren har utmerket seg spesielt på noen måte kan man legge til et avsnitt eller noen setninger som sier noe konkret om mentors innsats og personlige ferdigheter, men dette skal man ikke gjøre med mindre man er helt sikker på innholdet.

9. Ressurser
   • Refleksjonslogger fra mentorer (.doc)
   • Eksempel på attest (.doc)
   • Taushetserklæring (.doc)
   • Mentorveileder