Sjekkliste arrangementer

Oppstart av arrangement

1. Hva er formålet?

   Før du setter i gang med planlegging, tenk gjennom formålet med arrangementet:

   • Hvem er målgruppen?
   • Hvilke ressurser kreves for gjennomføring?
   • Er arrangementet i tråd med universitetets strategi (oslomet.no)?

   Bruk gjerne oppstartsdokumentet som utgangspunkt for vurdering. 

2. Hjelp av andre?
   • Kurs- og konferansesenterer (KK-senteret) kan bistå ved arrangementer, og gi råd og veiledning. Informer dem uansett om arrangementet du planlegger. 
   • Be kolleger dele erfaringer fra tidligere arrangementer.
   • Sjekk kalenderen for å se om det skal være andre arrangementer i samme tidsrom. Kontakt eventuelt andre arrangører for mulig samkjøring av markedsføring, bestilling av bevertning eller gjenbruk av materiell.
   • OsloMet har rammeavtale med Berg-Hansen (tendsign.com, må være på studiested for å åpne) ved behov for ekstern bistand til konferanser. E-post: kundeservice@berg-hansen.no

3. Dato og lokaler
   • Sjekk kommende arrangementer på OsloMet, og hør med KK-senteret hva som er planlagt fremover.
   • Sjekk tilgjengeligheten til nøkkelpersoner (innledere, gjester) før du fastsetter dato. 
   • Er det ikke egnet lokale tilgjengelig ved din enhet, kontakt kurs- og konferansesenteret (KK-senteret). KK-senteret anbefaler å legge arrangementer utenom studiestart og de mest undervisningsintense periodene.
   • Dersom det ikke store nok lokaler ledig, kan du be om en vurdering om arrangementet er så strategisk viktig for OsloMet at undervisning bør flyttes for å frigjøre lokaler. Søknad sendes KK-senteret med frist 1. september for vårsemesteret og 1. februar for høstsemesteret.
   • Dersom man får frigjort lokaler, vil det påløpe en kostnad på ca. 20.000,- for leie av nytt undervisningslokale. 
   • Blir ikke søknaden innfridd, får man tildelt lokale etter at all undervisning er lagt (mot slutten av semesteret).

4. Fordel oppgaver

   Arrangementsgruppen bør fordele oppgaver i forkant. Typiske ansvarsområder er:

   • leder og arrangementsansvarlig
   • markedsføring og mediehåndtering
   • IT- og AV-utstyr
   • lokaler, fasiliteter, materiell, mat og drikke
   • kontaktperson for bidragsytere til arrangementet
   • kontaktperson for deltakere på arrangementet
   • sikkerhet

   Vurder også:

   • Er det ansvarsområder som er spesielle for dette arrangementet?
   • Er dere mange nok til å dekke oppgavene, eller trengs det hjelp av for eksempel studentmedarbeidere? Sjekk med din leder om hvem som eventuelt kan kontaktes.   

   Bruk gjerne en aktivitetsliste til å holde oversikt over oppgaver og ansvar.  

5. Sett opp budsjett
   • Sett opp utkast til budsjett med sikre kostnader, for å få oversikt over arrangementets behov og størrelse. Se eksempel på budsjettmal.
   • Vurder om det er behov for deltakeravgift. 
   • Ved behov for å søke om pengestøtte, gjør det så tidlig som mulig.