Ny arkivperiode i Public 360 fra 3. november – slik gjør du
Fra 30. oktober kl. 12.00 til 3. november kl. 12.00 er systemet Public360 stengt for bruk på grunn av overgangen til ny arkivperiode.
OsloMet gjennomfører denne høsten en periodisering av arkivet i Public360. Arkivperioden fra 2014 til og med oktober 2025 i Public360 lukkes, og en ny åpnes for bruk fra kl. 12 mandag 3. november.
Du finner nå oppdater informasjon på ansattsidene om:
-
Selve overgangen, torsdag 30. oktober 12.00 til mandag 3. november kl. 12.00.
-
Håndteringen av saker «under behandling» før og etter periodeovergangen.
-
Posthåndtering under nedetiden, torsdag 30. oktober 12.00 til mandag 3. november kl. 12.00.
-
Tilgang til dokumentasjonen i gammel periode etter periodeovergangen.
-
Hva som er nytt i den nye perioden.
Hva skjer med mine saker?
Rent praktisk innebærer periodeovergangen at alle saker og dokumenter i den gamle arkivperioden settes permanent til «kun lesetilgang».
For «alle» saker i status «under behandling» genereres en ny sak i den nye arkivperioden, som skal brukes for videre saksbehandling. NB: Saksbehandler må selv flytte dokumenter som skal redigeres videre fra gammel sak til ny sak.
Unntak
For disse gruppene opprettes det ikke ny sak, selv om sakene har status «under behandling»:
-
Saker med personnavn på ansatte/studenter i tittelen
-
Saker der siste aktivitet var 31.12.2022 eller tidligere
Flott innsats av OsloMets saksbehandlere
I slutten av august gikk det ut informasjon til hele organisasjonen om å kontrollere at status på alle fullførte saker var «avsluttet av saksbehandler» og ikke «under behandling».
Da arbeidet startet, var det 30 000 saker i status «under behandling». Takket være flott innsats fra hele organisasjonen er vi nå nede på 10 000 saker. Målet er at vi kun skal stå igjen med reelle saker «under behandling» mandag 27. oktober.
Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning (SDI) tror at antallet reelle saker under behandling er cirka 5000.
Kontakt:
Er du usikker på hvordan du avskriver, omfordeler eller ekspederer dokumenter, avslutter saker eller jobber med kontaktkort? Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning (SDI) vil gjerne hjelpe deg.
-
E-post: Send en henvendelse til dokhjelp@oslomet.no
-
Telefon: Telefonen for brukerstøtte er åpen mellom kl. 10.00 og 14.00, mandag, onsdag og fredag. Kontakt oss på 67235959, eller søk opp «Dokhjelp SDI» for Teamssamtale.
Les mer:
