30 000 saker «under behandling» – hvor mange er dine?

Les mer om hva du må gjøre og hvor du kan få hjelp her.

Når en arkivperiode lukkes skal en kopi sendes til Arkivverket. Arkivverket stiller krav til at visse kriterier er oppfylt for at de skal ta imot dokumentasjonen (Noark-standarden). OsloMet har en jobb å gjøre for å oppfylle kriteriene, og det er en jobb alle ansatte må bidra til å utføre.

Oppsummert handler det om at:

• 1000 dokumenter er ufordelt og må fordeles av ledere til den saksbehandler som skal følge opp henvendelsen.
• 7000 dokumenter er fordelt, men ikke besvart.
• 5000 innkommende brev og 2900 interne notater med oppfølging er ikke merket som «avskrevet». Det vil si at det ikke er angitt om brevet allerede er besvart eller ikke skal besvares.
• 1600 dokumenter er opprettet, men har ikke en status som tilsier at de er ferdigbehandlede (dvs. «sendt ut/ekspedert» eller «sendt til arkiv»)
• 30.000 saker med status «under behandling» og tilhørende dokumenter som må avsluttes av saksbehandlere. Noen av disse er fremdeles under arbeid, men et stort antall jobbes det ikke lenger med. Saksbehandler har bare glemt å oppdatere status til «avsluttet av saksbehandler».

Takk for at du tar ansvar for dine saker og dokumenter. Hvis alle gjør sin del av jobben er dette en rimelig og overkommelig oppgave.

Kontakt

Er du usikker på hvordan du avskriver, omfordeler eller ekspederer dokumenter, avslutter saker eller jobber med kontaktkort?  Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning (SDI) vil gjerne hjelpe deg.

• Opplæring: Se tidsplan for en oversikt over kurs og workshops høsten 2025.
• E-post: Send en henvendelse til dokhjelp@oslomet.no
• Telefon: Fra 1. september er telefonen for brukerstøtte åpen mellom kl. 10 og 14, mandag, onsdag og fredag. Kontakt oss på 67235959, eller søk opp «Dokhjelp SDI» for Teamssamtale.

Les mer: 

• Periodisering i Public 360 høsten 2025
• Bruk av Public 360 ved OsloMet