Retningslinjer for organisasjonsendring

Saksgang ved lokal beslutningsmyndighet

1. Ved endringer

   Ved endringer ved fakultet, senter eller enhet i fellesadministrasjonen som kan besluttes av leder på nivå 2, fremmer enheten begrunnet forslag til dekan. Saksflyten skal skje i Public360.

   Ved endringer i sentrale administrative enheter og ved sentra frammes forslag via den aktuelle fagavdeling eller det aktuelle senter.

   Fakultetet, senteret eller fagavdelingen utarbeider selv beslutningsgrunnlaget etter samme mal som ved vedtakssaker som fremmes for styret.

   Ved omfattende endringer må Avd. HR informeres tidlig slik at det kan planlegges for nødvendige systemendringer.

2. Medvirkning
   • Både studentene og de ansatte skal bli hørt i organisasjonsendringsprosesser (UH-loven § 9-2 (4) (lovdata.no).
   • Ansatte må sikres mulighet til å medvirke (aml § 4-2) (lovdata.no).

   Saker skal forberedes på en slik måte at alle ansatte som berøres av en planlagt endring orienteres, ivaretas og gis mulighet til å medvirke og gi innspill både underveis i prosessen og i god tid før beslutning fattes. Tilsvarende skal også studenter gis mulighet til å medvirke og gi innspill.

3. Risikovurderinger

   Den enheten som setter i gang en endringsprosess er også ansvarlig for at nødvendige risikovurderinger gjennomføres.

   Risiko-/konsekvensvurdering – økonomiske og organisatorisk/administrative forhold

   Det må gjennomføres en risiko-/konsekvensvurdering av økonomiske og organisatoriske/ administrative forhold.

   Vurderingen skal følge saken.

   Risikovurdering - arbeidsmiljø

   Før det fattes beslutning om organisasjonsendringer som kan medføre vesentlig endring i ansattes arbeidsmiljø, skal det gjennomføres vurderinger av konsekvenser for arbeidsmiljøet. Risikovurderingen må dimensjoneres i forhold til omfanget av endringen.  

   Risikovurderingen skal følge saken.

   Se egen informasjon om risikovurderinger.

4. Medbestemmelse

   Tillitsvalgte skal informeres om den planlagte organisasjonsendringer så tidlig som mulig, og de skal gis anledning til å komme med innspill.

   Før dekan, prorektor, senterleder eller direktør på nivå 2 fatter beslutning skal organisasjonsendringer forhandles i de lokale medbestemmelsesorgan. I henhold til til HA § 28, jf. aml. § 7–2(2), skal lokalt hovedverneombud delta i møtene. Ombudet er ikke part, men har tale- og forslagsrett og kan kreve sine standpunkter tatt inn i protokollen og referatet. Det skal føres protokoll fra forhandlingene. Protokollen skal følge saken.

5. Behandling i Lokalt arbeidsmiljøutvalg (LAMU)

   Ved organisasjonsendringer som kan ha vesentlig betydning for arbeidsmiljøet, skal LAMU forelegges

   • gjennomført risikoanalyse av arbeidsmiljøet.
   • de ansattes medvirkning.

   Saksbehandlende enhet er ansvarlig for å melde saken opp for LAMU. Mer informasjon finnes på AMUs sider.

6. Beslutningsgrunnlag - saksframlegg

   Saken settes opp etter mal for styresaker – vedtakssaker.  Saken skal inneholde

   • Forslag til vedtak:
     • Hva endringen omfatter
     • Forslag til enhetens (nye) organisasjonsenhetsbetegnelse, inkludert formell forkortelse.
     • Forslag til enhetens (nye) engelsk organisasjonsenhetsbetegnelse
     • Økonomisk inndekning
     • Virkningsdato
   • Saksframstilling
     • Kort oppsummering av sakens innhold, formål, prosess, omfang av endringen, lokalt håndtering, medvirkning, medbestemmelse, risikovurdering og økonomiske-, arbeidsmiljømessige- og organisatoriske/administrative konsekvenser.
   • Vedlegg
     • Nummerert oversikt over alle vedlegg til saken – de følgende skal følge saken
       • alle rapporter, utredninger, høringssvar
       • rapport fra risikovurdering
       • rapport fra konsekvens/risikovurdering av økonomiske og organisatoriske/administrative forhold,
       • eventuelle tidligere drøftingsreferat

   Ved enighet mellom partene er saken ferdigbehandlet.

7. Tvisteløsning

   Ved lokal uenighet

   Hvis det ikke oppnås enighet i første behandling i lokalt IDF, skal saken forberedes på nytt av den lokale administrasjonen, og settes opp til ny behandling i lokalt IDF.

   Hvis det fortsatt ikke oppnås enighet lokalt kan administrasjonen lokalt framme saken til sentralt IDF, eventuelt trekke saken.

   Hvis det ikke oppnås enighet i sentralt IDF, har administrasjonen sentralt to muligheter:

   • Fremme saken til styret for endelig behandling (uten tvisteløsning).
   • Sende saken tilbake til lokal enhet for ny vurdering.