Orienteringsmøte ved dødsfall

Orientering om dødsfall hos medstudent eller ansatt skal gis så raskt som praktisk mulig. Innkalling kan skje via SMS. Det finnes muligheter for å sende SMS til studenter fra FS, og til ansatte via en SMS-tjeneste administrert av IT-servicedesk.

Omstendighetene rundt dødsfallet, og relasjonen til lærestedet, vil måtte avgjøre formen på orienteringen.

Det må i hvert enkelt tilfelle vurderes hvem som skal innkalles til orienteringsmøte. Lokal HR-enhet, studieadministrasjonen eller ressurspersoner for dødsfall kan bistå.

Om mulig bør studenter informeres samlet i forbindelse med undervisning. Her bør man påse at lokalene er egnet, og at det legges inn en tilstrekkelig pause før neste undervisningsøkt. Det bør avsettes noe tid til samtale og spørsmål – ved behov kan undervisningen utgå. Alternativt inviteres medstudenter til ekstraordinært orienteringsmøte i egnet lokale.

Universitet må alltid sørge for å få bekreftet innmeldte dødsfall hos politiet før vi går ut offentlig med informasjon til medstudenter og ansatte.

All orientering som gis må være avklart med pårørende, og være i henhold til hva de pårørende ønsker skal bli sagt. Orienteringen må ikke føre til ytterligere spekulasjoner.

All orientering må gis i verdige former.  Et dødsfall vil berøre et studie- og/eller et arbeidsmiljø, uansett om den enkelte medstudent eller kollega kjente den eller de som er rammet godt eller ikke. Vær oppmerksom på at et dødsfall setter i gang ulike reaksjoner.

Om følgende er kjent, og i tråd med pårørendes ønsker, gis orientering om:

• Begravelses- eller bisettelsestidspunkt
• Kondolanseprotokoll
• Minnesamling – opplys om kontaktperson dersom noen ønsker å være med å arrangere.
• Kontaktinformasjon om noen har behov for noen å snakke med.

Det anbefales å ha HR og studentprest til stede. De kan om ønskelig si noe generelt om reaksjoner som kan komme etter denne type orientering – uavhengig av relasjonen til den avdøde.