Doctoral degree programmes (PhD)

Completion of your PhD

Completion of your PhD

When your thesis is ready for submission and the training component has been completed, you must submit an application requesting assessment of your thesis for the PhD degree. The application must be presented to the doctoral committee at the faculty/centre and submitted to the person with administrative responsibility for the PhD programme.

  1. Submission

    To avoid delays, it is important that the committee has been established by the submission date. The committee should be planned at an early stage and at least be under way a couple of months before the submission date. Formal requirements relating to the committee are regulated by Section 6-3 of the PhD Regulations, and the committee must be approved by the doctoral committee at the faculty/centre. The supervisor is responsible for proposing members for the committee in consultation with the PhD candidate. The impartiality requirements stated in the Public Administration Act Section 6 apply to committee members.

    The application for assessment of the thesis for the PhD degree must contain:

    • Information about where and when the work was carried out
    • The name of the principal supervisor and, if relevant, co-supervisor
    • Whether the work is being submitted for the first time and confirmation that the PhD work has not been submitted to another institution
    • For article-based theses, you must describe the status of the articles in brief: where and when they were published, accepted for publication, submitted etc.
    Enclosures to the application
    • Enclose a copy of the statement approving the training component
    • If you have co-authors on one or more of your articles, enclose a co-authorship declaration for these
    • Enclose a declaration that all necessary approvals and licenses have been obtained, and copies of necessary approvals, if applicable.
  2. The thesis

    1. When you send the application for assessment of your thesis, you must also send the thesis as an attachment to an email to the person with administrative responsibility for the PhD programme at your faculty/centre. A file must also be attached with an abstract of the thesis in Norwegian and English. The scientific abstract should not exceed 800 words. For some PhD programmes, the abstract is also used when preparing a press release in connection with the public defence.

      You will likely also want to include a preface. You can work on this when the thesis is under assessment. The preface will be included in the final print after approval.

      The person with administrative responsibility will forward the file for editing and printing to the person responsible for publications at the Learning Centre, Department of Research and Library. You will find more information about printing and publishing the thesis here (https://tilsatt.hioa.no/publisering-phd-avhandling ). It is important that you are available to approve the editing before the thesis is sent for printing. The first print run which is sent to the assessment committee is five (5) copies, one of which you will keep.

      OsloMet has a special template and layout for printing the thesis that takes the fact that it will be downscaled into account.

  3. Assessment

    After you have submitted your application for conferral of a doctoral degree, the faculty/centre will check that you meet the conditions for your thesis to be assessed. If you do, the faculty/centre will send the thesis on to the doctoral committee for evaluation. On the basis of Section 6-3 of the Regulations relating to the Degree of Philosophiae Doctor (PhD) at OsloMet – Oslo Metropolitan University, members of the assessment committee will be proposed at the same time. The doctoral committee will formally appoint the assessment committee.

    One of the members of the committee is appointed chair to ensure good progress. The chair is normally an academic member of staff at the faculty/centre and must ensure that the work is quickly set in motion and that the time frame for the committee’s work is complied with. The chair also ensures that a date is quickly set for the public defence. We recommend that the public defence is scheduled on working days. As a rule, the progress schedule entails that a PhD recommendation should be ready within three months of the committee receiving the thesis.

    You will receive notification as soon as the assessment committee sets a date for the public defence. The committee’s recommendation will normally be available five to six weeks before the planned date of the public defence.

    Please also read the Guidelines for Assessing the PhD Degree at OsloMet. Note in particular chapter 5, which describes potential assessment outcomes.

    http://www.hioa.no/Studier-og-kurs/Ph.d.-regelverk-for-programmer/Retningslinjer-for-vurdering-av-graden-ph.d.-ved-HiOA

     

    Once a recommendation has been made, you have up to 10 working days to submit written comments to the recommendation. If you do not wish to submit written comments, please give notice of this as quickly as possible. If the recommendation is positive and unanimous, there will rarely be cause to submit comments.

  4. Errata list

    You can apply to make minor corrections of a formal nature (layout, print errors, deletions etc.) before more examples of the thesis are printed, but no changes of a substantial nature. To correct formal errors, you must submit a complete list of the errors (errata) that you wish to correct to the faculty/centre to which the thesis was submitted. The application must have been received no later than four weeks before the expected recommendation from the committee has been finalised. The errata list must be approved by the faculty/centre before the errors can be corrected. Corrections can only be made once. The errata list will be included in the final print of the thesis.

  5. Final printing of the thesis

    The final printing of the thesis with a preface and, if applicable, an errata list will be conducted when the recommendation has been finalised and the faculty/centre has made the formal approval. It is also important that you are available at this time to approve the final version of your thesis before it is printed.

    The thesis will be printed in 70 copies. The PhD candidate will receive five of these, the faculty/centre will receive ten and approx. 50 will be handed out at the public defence.

    A copy of the errata and a new copy of the thesis will be sent as quickly as possible to the committee.

    You can find more information about publication of the thesis after the public defence and publication rights here: https://tilsatt.hioa.no/publisering-phd-avhandling

  6. Trial lecture and public defence of the thesis

    The trial lecture and public defence of the thesis are normally held on the same day. The public defence chair will normally be the dean or vice dean/head of centre .

    Trial lecture
    The assessment committee will specify the topic for the trial lecture, and you will be informed of the topic ten (10) working days beforehand by the faculty/centre.

    The public defence chair will also chair the trial lecture.

    The trial lecture itself should take 45 minutes. The purpose is to allow you to document your ability to impart research-based knowledge. The lecture should be structured in such a way that it can be followed by an audience with prior knowledge equivalent to what could be expected of advanced students of the subject area. When assessing the trial lecture, emphasis should be placed on both academic content and the candidate's ability to impart knowledge.

    The committee's assessment of the trial lecture is announced prior to the public defence.

    Public defence
    The defence chair will be responsible for ensuring that the allotted time is effectively used in terms of conducting the different parts of the proceedings within the given time frame.

    The two opponents will decide how their tasks should be delegated. The maximum time allotted for the public defence, including a fifteen-minute interval between the two opponents, should be three hours. The second opponent normally uses less time than the first opponent.

    The candidate or the first opponent will initially describe the results of the scientific thesis and place the thesis in a greater academic perspective. Practice varies somewhat between the PhD programmes in this context, so check the practice that applies to your programme.

    The first opponent then begins the opposition and raises specific points of discussion or objection in the thesis to which you are expected to respond. The public defence should be an academic discussion between the opponents and you on the formulation of research questions, methodology, empirical and theoretical bases, documentation, and form of presentation. Particular emphasis is placed on testing the validity of the main conclusions of your thesis.

    The questions the opponents choose to pursue are not necessarily limited to those mentioned in the committee’s recommendation. The opponents should seek to give the discussion a form that allows those unfamiliar with the content of the thesis or the subject area to follow the discussion.

    The defence chair may invite other people present at the defence to take part in the discussion ex auditorio once the ordinary opponents have concluded their opposition. The defence chair will conclude the public defence and declare the public defence closed. The committee’s evaluation of the public defence will be given as a separate report form.

     

  7. Guidelines for conducting digital public defences at OsloMet when coronavirus measures prevent physical presence

    The guidelines were approved by the Vice Rector on 31 March 2020 and apply from the same date.

    The guidelines shall be regarded as recommendations if the faculty/centre has already established its own guidelines for the purpose described in this document.
    Instructions on how the coronavirus outbreak shall be handled change from day to day. Stay posted for up-to-date information from OsloMet.
  8. Guidelines for extending postdoctoral/research fellowships in the event of coronavirus-related delays at OsloMet

    Guidelines for extending postdoctoral/research fellowships in the event of coronavirus-related delays at OsloMet.

    Retningslinjene er en presisering av gjeldende regelverk, og legger vekt på individuell behandling etter søknad. Søknadene skal fremmes og behandles etter normale rutiner ved fakultetene/senter.

    Videre legges det opp til at søknadene sendes inn når stipendiaten og postdoktor har den fulle oversikten over forsinkelsene, samtidig som at det åpnes opp for at søknader kan sendes dersom det haster, f. eks. dersom stipendiaten eller postdoktoren nærmer seg avslutning av ansettelsesperioden eller det foreligger andre tungtveiende grunner.

     

    Mens stipendiaten, i samarbeid med veileder, må dokumenterer hvilke tiltak som er iverksatt eller planlagt for å, i størst mulig grad, forhindre forsinkelse. For postdoktorer gjelder det samme. På den annen side oppfordres fakultetene/senter til å vise fleksibilitet når søknadene behandles.

  9. Roller og oppgaver knyttet til gjennomføringene av digitale disputaser ved OsloMet

    Generelt

    Testmøte i Zoom

    •  Avholdes i forkant av disputasen hvor kandidaten, komiteleder, første og andre opponent og disputasleder skal delta. Tekniker (Auditoriehjelpen) innkalles også.
    • Det settes av en halvtime
    • Ph.d.-koordinator fra fakultetet innkaller, men dette kan variere avhengig fakultet/senter.

     Ansvarsfordeling for de forskjellige rollene

    For kandidaten

    Viktig informasjon og forberedelser for ph.d-kandidaten. Ditt ansvar:

    • En administrativ fra fakultetet vil være vert (host) for Zoom-møtet som er din disputas. Disputaslederen vil være co-host. Under disputasen må du huske å dele skjerm for å vise slides og annet digitalt materiale.
    • Før disputasen må du gjøre deg kjent med Zoom som verktøy, hvis du ikke allerede er vant til å bruke det. Test at mikrofon og video fungerer bra, og at du har en stabil nettilgang.
    • Før disputasen må du gå gjennom et testmøte i Zoom med tekniker, disputasleder, komiteleder og opponentene.
    • Mens disputasen foregår anbefaler vi at du skrur av andre programmer du har kjørende på egen maskin sånn at det eneste som kjører er Zoom, en digital kopi av avhandlingen din og slides som skal presenteres. Dersom du bruker eduVPN må den avkobles (disconnect).
    • Alle som ønsker å delta på din disputas kan gjøre dette ved å bli med i Zoom-møtet ved å følge link fra disputasannonseringen. En digital kopi av din avhandling vil bli gjort tilgjengelig i forbindelse med disputasen.
    • Hvis det skulle oppstå tekniske problemer som ikke lar seg løse med én gang vil disputasleder pause disputasen til problemet er løst. Dersom problemet ikke lar seg løse vil disputasen måtte avlyses, og du vil få en ny sjanse til å gjennomføre selve disputasen ved en senere anledning.
    • Hvis du har spørsmål angående disputasen, ta kontakt med fakultet. 
    For opponenter

    Opponentenes ansvar spesifikt knytte til digital disputas.

    I tillegg til det opponentene har ansvar for i forkant av og under en vanlig disputas, er det noen flere aspekter dere må passe på under en digital disputas. Før disputasen bør du gjøre deg kjent med Zoom, som er verktøyet som brukes for kommunikasjon under hele disputasen.

    • Du må enten ha Zoom installert på egen maskin eller kjøre Zoom i nettleser. OBS: Vær oppmerksom på at å kjøre Zoom fra Remote Desktop ikke fungerer.
    • Du trenger ikke en egen Zoom-lisens for å delta på et Zoom-møte. Du kan bruke linken som du får tilsendt fra den som er host for Zoom-disputasen.
    • Pass på at mikrofon og kamera fungerer, og at du har en stabil nettilkobling.
    • Før disputasen må du være med på et testmøte i Zoom med tekniker, kandidat, disputasleder, komiteleder og opponentene.
    • Under prøveforelesningen/disputasen bør din mikrofon være slått av ("Mute") når du ikke snakker, for å redusere bakgrunnsstøy. Når du skal si noe, husk å slå mikrofonen på igjen. 
    • Under din del av eksamineringen kan du velge å dele skjermen din om du har materiale du ønsker å vise frem, for eksempel slides eller spesifikke deler av avhandlingen. For å gjøre dette så enkelt som mulig i Zoom anbefaler vi at du begrenser deg til så få kilder som mulig, og heller limer aktuelle deler av avhandlingen inn i en presentasjon, fremfor å hoppe mellom slides og digital kopi av avhandling. 
    • Etter at den formelle utspørringen er over, får publikum har muligheten til å stille spørsmål til ph.d.-kandidaten ex auditorio.
    • Dersom det skulle oppstå tekniske problemer som ikke tar seg løse umiddelbart vil disputasleder pause disputasen til problemet er løst. Hvis problemet ikke lar seg løse må disputasen avlyses, og kandidaten vil få et nytt forsøk på et senere tidspunkt. 
    • Dersom du har spørsmål, ta kontakt med komiteleder.
    For disputasleder

    Disputasen vil fortsatt følge vanlig prosedyre så langt det tar seg gjøre. I tillegg til dine vanlige oppgaver under en disputas er det noen ekstra ting du må passe på spesifikt under en digital disputas.

    • Du skal fortsatt lede disputasen, men det vil også være en fra adminstrasjonen til stede som vil være vert/host for Zoom-møtet.
    • Før disputasen må du delta på et øvelsesmøte i Zoom, sammen med kandidaten, komiteen, og tekniker fra Auditoriehjelpen om mulig. Administrasjonen vil sette opp dette Zoom-møtet.
    • Du må enten ha Zoom installert på din egen maskin eller kjøre Zoom i nettleser. Vær oppmerksom på at Zoom ikke fungerer dersom du kjører det i Remote Desktop.
    • Pass på at mikrofonen og kameraet ditt virker, og at du har stabil nettilgang. 
    • Du vil bli gjort til co-host under disputasen. Du vil kunne dele din skjerm om du skulle trenge det.
    • Under disputasen bør din mikrofon være av ("Mute") når du ikke snakker, for å redusere bakgrunnsstøy. Når du trenger å si noe må du huske å slå mikrofonen på igjen.
    • Husk å minne kandidat og opponenter på at de bør slå av egen mikrofon når de ikke snakker selv.
    • Kandidat og komite bør ha på kamera under disputasen, men du bør be alle som ikke skal delta aktivt i disputasen om å slå av kameraet sitt.
    • Vær oppmerksom på om det er noen som ønsker å stille spørsmål ex auditorio, og be dem enten stille spørsmålet skriftlig i chatten eller slå på mikrofonen deres så de kan stille spørsmålet muntlig.
    • Når du spør om det er noen i publikum som ønsker å stille spørsmål (ex auditorio), må de som vil stille spørsmål, signalisere dette i chatten. De kan velge om de vil stille spørsmålet skriftlig i chatten eller om de vil stille det muntlig
    • Når disputasen er ferdig vil komiteen bli sendt ut i et breakout-rom, der komiteen skal få diskutere og komme frem til endelig resultat. Verten (host) vil sette opp breakout-rommet og sende komiteen ut. Når komiteen har blitt enige må de vende tilbake til hovedrommet, ved å trykke på "Leave Breakout Room" nederst i høyre hjørne. Når komiteen er tilbake i hovedrommet, sender komiteleder en privat melding til deg, og du kan annonsere om kandidaten har bestått eller ikke. Alternativt kan komiteleder annonsere resultatet.
    • Hvis kandidaten skal gjennomføre sin prøveforelesning som en videokonferanse med opponentene i forkant av disputasen må du også delta på dette. 
    • Dersom det skulle oppstå tekniske problemer som ikke tar seg løse umiddelbart må du pause disputasen til problemet er løst. Hvis problemet ikke lar seg løse må disputasen utsettes, og kandidaten vil få et nytt forsøk på et senere tidspunkt. 
    • Dersom du har spørsmål, kontakt fakultetsadministrasjonen din.

     

     For administrasjonen
    • Administrasjonen fungerer som vert/host for disputasen, og er ansvarlig for å håndtere og bistå de andre deltakerne under hele disputasen. Tekniker fra Auditoriehjelpen fungerer som co-host.
    • Ditt ansvar som vert
    • Gjennomføre et testmøte i Zoom sammen med kandidat, disputasleder, komiteleder og opponenter før disputasen.
    • Som vert må du sette opp disputasen i Zoom, og passe på at de nødvendige deltakerne er invitert. De som må være til stede i tillegg til deg selv, er kandidaten, disputasleder og komiteen (komiteleder, første og andre opponent). Lenke til Zoom-møtet skal også legges ut på kandidatens disputasannonsering.
    • Du er vert, men du må gjøre kandidat, disputasleder, 1. opponent og 2. opponent til co-host. Alle andre vil være vanlige deltakere.
    • Alle kommer inn lydløs (muted) i Zoom. Sørg for å mute (skru av mikrofonen) for de som ikke har den avskrudd. men sørg for at alle er lydløse (muted)
    • Kun host og co-host bør være i stand til å dele skjermen sin. Dette hindrer uønsket deling fra andre deltakere. 
    • Selv om Zoom åpner for at man skal kunne la mer enn en person kan dele skjermen sin samtidig, anbefaler vi å unngå å bruke den funksjonen ettersom den ikke fungerer optimalt. Vi anbefaler heller å bare la en person dele skjerm av gangen og heller bytte mellom kandidat og opponenter når det er nødvendig. 
    • Dersom det oppstår tekniske problemer som ikke kan løses umiddelbart, vil disputasleder pause disputasen til problemet er løst. Hvis ikke problemet ikke kan løses vil disputasen måtte utsettes og kandidaten vil få en ny sjanse.
    Testmøte i Zoom

    ·        Du er ansvarlig for å sette opp testmøtet i Zoom. Dette burde settes opp på samme måte som disputasen.

    ·        Under testmøtet bør du følge innledende innstillinger for en ekte disputas, og gjøre kandidat, disputasleder, 1. opponent og 2. opponent til co-host.

    ·        Alle aktive deltakere bør få sjansen til å dele skjerm.

    ·        Vis funksjonalitet som finnes under "Participants", endring av "View options", chat-funksjonen, etc. Minn alle på at chat-funksjonen ikke skal brukes unødvendig under selve disputasen.

    ·        Be gjerne disputasleder om å fortelle litt om rutiner knyttet til en vanlig disputas, og hva opponentene trenger å være oppmerksomme på når det kommer til prosedyren ved OsloMet.

    Før selve disputasen starter
    • Zoom-møtet bør begynne 30 minutter før selve disputasen starter, for å gi folk tid til å koble seg på, teste mikrofoner og kamera, og finner frem i Zoom.
    • Venteromsfunksjonen bør benyttes (watingroom), begynn med å bare slippe inn disputasleder, kandidat og komiteen fra venterommet, og gjør dem til co-host. Det er din oppgave å slippe inn deltagere, eventuelt ved hjelp av audietoriehjelpen..
    • Gi opponenter, komiteleder, kandidat og disputasleder nye navn ved å legge til tittel foran navnet deres, så det blir lettere å se dem i deltakerlisten, og det er tydelig hvem de er til enhver tid.
    • Under "Advanced sharing options", velg at kun verter/hosts kan dele skjerm.
    • Slå av chat-funksjonen. Dette er for å begrense forstyrrelser. Husk å slå den på igjen for spørsmål fra salen.
    • Dersom venteromsfunksjonen benyttes: Slipp inn resten av publikum fra venterommet når alt er satt opp riktig.
    Generell prosedyre under en disputas
    • Prøveforelesning: Kandidaten skal gjennomføre prøveforelesningen som videokonferanse med opponenter og disputasleder, og du må være vert for dette også. Prøveforelesningen gjennomføres før selve disputasen.
    • Disputas:
      • Disputasleder vil starte med å introdusere kandidaten.
      • Kandidaten presenterer oppgaven
      • Diskusjon mellom første opponent og kandidaten
      • Pause. Spørsmål ex auditorio må varsles i denne pausen.
      • Diskusjon mellom andre opponent og kandidaten
      • Eventuelle spørsmål ex auditorio
      • Disputasleder avslutter disputasen
    For andre tilhørere

     Informasjon for alle som ønsker å være publikum på en digital disputas.

    Som publikum på en digital disputas ber vi deg om å følge noen retningslinjer:

    • Gjør deg kjent med Zoom i forkant av disputasen. Dette er verktøyet som blir brukt for kommunikasjon. 
    • En digital kopi av avhandlingen vil bli gjort tilgjengelig i forbindelse med disputasen.
    • Verten ("Host") for Zoom-møtet vil slå av din mikrofon automatisk når du slippes inn i møtet.
    • Vi anbefaler at du slår av din egen video under disputasen, da det kan være forstyrrende for de som skal snakke. 
    • Du vil ikke få muligheten til å ta opp disputasen selv om det er en opptaks-knapp i Zoom. Du be må samtykke fra alle deltagerne for å kunne ta screenshot under disputasen.
    • Dersom du ønsker å stille spørsmål ex auditorio, vennligst gjør dette når disputasleder inviterer til det. Dette skjer først etter at begge opponentene er ferdig med å stille sine spørsmål. Indiker at du ønsker å stille spørsmål ved å skrive spørsmålet i chatten, eller muntlig ved å oppgi ditt navn i chatten.. Om du tar det muntlig må du skru på mikrofonen din når disputasleder ber deg fremme spørsmålet.

     

  10. Doctoral dinner

    If you would like to end your public defence day with a doctoral dinner, the following tips may be of use.

    Who should be invited to the dinner and what are their roles?
    The doctoral dinner is your event. It is up to you to invite the defence chair, members of the committee and supervisor to the dinner. It is also natural to invite colleagues and people who have helped you with work on the thesis.

    As regards table placements, you are relatively free to choose, but you should ensure that you and your partner, the members of the assessment committee, the defence chair and the principal supervisor are given central positions at the table.

    Speeches

    The defence chair, the third member of the assessment committee and the supervisor will normally give speeches. The toastmaster must be notified that the defence chair is the first to give a speech during the doctoral dinner. It is also a tradition that you give a speech and thank the university, the committee, the research environment, your family etc.

    Can the costs of the dinner be covered?

    You must cover all costs relating to the doctoral dinner yourself. You can deduct a certain amount on your tax return for the doctoral dinner. See the Norwegian Tax Administration’s website on deductions. Deductions for costs relating to doctoral degrees. The condition for tax deductions is that the doctoral dinner is an official event with participation in line with the description above.

    https://www.skatteetaten.no/en/person/taxes/get-the-taxes-right/employment-benefits-and-pensions/education/deduction-for-phd-expenses/

  11. PhD conferral

    PhD conferral is the highest formal approval of your PhD work and when you are conferred (awarded) the degree of Philosophiae Doctor.

    The PhD conferral ceremony is a formal ceremony for everyone who has attained a PhD after completing their researcher education at OsloMet. The ceremony is arranged once a year, preferably in the spring at the beginning of June.

    The rector leads the ceremony and a main speech is given to the new doctors. He/she will give a short presentation of your thesis and you will receive your PhD diploma. 


    The university will send you an invitation to the PhD conferral ceremony and you are welcome to invite your closest family and friends to the event.

     

    If you cannot attend, your diploma will be sent to your private address after the conferral ceremony.  

Useful links

Useful links