Roller og oppgaver knyttet til gjennomføringene av digitale disputaser ved OsloMet

Dette er et supplement til retningslinjene for gjennomføring av digitale disputaser.

• Teknisk løsning: Zoom.
• Lokale tilpasninger til denne rutinen kan gjøres etter behov.

Testmøte i Zoom

•  Avholdes i forkant av disputasen hvor kandidaten, komiteleder, første og andre opponent og disputasleder skal delta. Tekniker (Auditoriehjelpen) innkalles også.
• Det settes av en halvtime
• Ph.d.-koordinator fra fakultetet innkaller, men dette kan variere avhengig fakultet/senter.

Ansvarsfordeling for de forskjellige rollene

For kandidaten

Viktig informasjon og forberedelser for ph.d-kandidaten. Ditt ansvar:

• En administrativ fra fakultetet vil være vert (host) for Zoom-møtet som er din disputas. Disputaslederen vil være co-host. Under disputasen må du huske å dele skjerm for å vise slides og annet digitalt materiale.
• Før disputasen må du gjøre deg kjent med Zoom som verktøy, hvis du ikke allerede er vant til å bruke det. Test at mikrofon og video fungerer bra, og at du har en stabil nettilgang.
• Før disputasen må du gå gjennom et testmøte i Zoom med tekniker, disputasleder, komiteleder og opponentene.
• Mens disputasen foregår anbefaler vi at du skrur av andre programmer du har kjørende på egen maskin sånn at det eneste som kjører er Zoom, en digital kopi av avhandlingen din og slides som skal presenteres. Dersom du bruker eduVPN må den avkobles (disconnect).
• Alle som ønsker å delta på din disputas kan gjøre dette ved å bli med i Zoom-møtet ved å følge link fra disputasannonseringen. En digital kopi av din avhandling vil bli gjort tilgjengelig i forbindelse med disputasen.
• Hvis det skulle oppstå tekniske problemer som ikke lar seg løse med én gang vil disputasleder pause disputasen til problemet er løst. Dersom problemet ikke lar seg løse vil disputasen måtte avlyses, og du vil få en ny sjanse til å gjennomføre selve disputasen ved en senere anledning.
• Hvis du har spørsmål angående disputasen, ta kontakt med fakultet. 

For opponenter

Opponentenes ansvar spesifikt knytte til digital disputas.

I tillegg til det opponentene har ansvar for i forkant av og under en vanlig disputas, er det noen flere aspekter dere må passe på under en digital disputas. Før disputasen bør du gjøre deg kjent med Zoom, som er verktøyet som brukes for kommunikasjon under hele disputasen.

• Du må enten ha Zoom installert på egen maskin eller kjøre Zoom i nettleser. OBS: Vær oppmerksom på at å kjøre Zoom fra Remote Desktop ikke fungerer.
• Du trenger ikke en egen Zoom-lisens for å delta på et Zoom-møte. Du kan bruke linken som du får tilsendt fra den som er host for Zoom-disputasen.
• Pass på at mikrofon og kamera fungerer, og at du har en stabil nettilkobling.
• Før disputasen må du være med på et testmøte i Zoom med tekniker, kandidat, disputasleder, komiteleder og opponentene.
• Under prøveforelesningen/disputasen bør din mikrofon være slått av ("Mute") når du ikke snakker, for å redusere bakgrunnsstøy. Når du skal si noe, husk å slå mikrofonen på igjen. 
• Under din del av eksamineringen kan du velge å dele skjermen din om du har materiale du ønsker å vise frem, for eksempel slides eller spesifikke deler av avhandlingen. For å gjøre dette så enkelt som mulig i Zoom anbefaler vi at du begrenser deg til så få kilder som mulig, og heller limer aktuelle deler av avhandlingen inn i en presentasjon, fremfor å hoppe mellom slides og digital kopi av avhandling. 
• Etter at den formelle utspørringen er over, får publikum har muligheten til å stille spørsmål til ph.d.-kandidaten ex auditorio.
• Dersom det skulle oppstå tekniske problemer som ikke tar seg løse umiddelbart vil disputasleder pause disputasen til problemet er løst. Hvis problemet ikke lar seg løse må disputasen avlyses, og kandidaten vil få et nytt forsøk på et senere tidspunkt. 
• Dersom du har spørsmål, ta kontakt med komiteleder.

For disputasleder

Disputasen vil fortsatt følge vanlig prosedyre så langt det tar seg gjøre. I tillegg til dine vanlige oppgaver under en disputas er det noen ekstra ting du må passe på spesifikt under en digital disputas.

• Du skal fortsatt lede disputasen, men det vil også være en fra administrasjonen til stede som vil være vert/host for Zoom-møtet.
• Før disputasen må du delta på et øvelsesmøte i Zoom, sammen med kandidaten, komiteen, og tekniker fra Auditoriehjelpen om mulig. Administrasjonen vil sette opp dette Zoom-møtet.
• Du må enten ha Zoom installert på din egen maskin eller kjøre Zoom i nettleser. Vær oppmerksom på at Zoom ikke fungerer dersom du kjører det i Remote Desktop.
• Pass på at mikrofonen og kameraet ditt virker, og at du har stabil nettilgang. 
• Du vil bli gjort til co-host under disputasen. Du vil kunne dele din skjerm om du skulle trenge det.
• Under disputasen bør din mikrofon være av ("Mute") når du ikke snakker, for å redusere bakgrunnsstøy. Når du trenger å si noe må du huske å slå mikrofonen på igjen.
• Husk å minne kandidat og opponenter på at de bør slå av egen mikrofon når de ikke snakker selv.
• Kandidat og komite bør ha på kamera under disputasen, men du bør be alle som ikke skal delta aktivt i disputasen om å slå av kameraet sitt.
• Vær oppmerksom på om det er noen som ønsker å stille spørsmål ex auditorio, og be dem enten stille spørsmålet skriftlig i chatten eller slå på mikrofonen deres så de kan stille spørsmålet muntlig.
• Når du spør om det er noen i publikum som ønsker å stille spørsmål (ex auditorio), må de som vil stille spørsmål, signalisere dette i chatten. De kan velge om de vil stille spørsmålet skriftlig i chatten eller om de vil stille det muntlig
• Når disputasen er ferdig vil komiteen bli sendt ut i et breakout-rom, der komiteen skal få diskutere og komme frem til endelig resultat. Verten (host) vil sette opp breakout-rommet og sende komiteen ut. Når komiteen har blitt enige må de vende tilbake til hovedrommet, ved å trykke på "Leave Breakout Room" nederst i høyre hjørne. Når komiteen er tilbake i hovedrommet, sender komiteleder en privat melding til deg, og du kan annonsere om kandidaten har bestått eller ikke. Alternativt kan komiteleder annonsere resultatet.
• Hvis kandidaten skal gjennomføre sin prøveforelesning som en videokonferanse med opponentene i forkant av disputasen må du også delta på dette. 
• Dersom det skulle oppstå tekniske problemer som ikke tar seg løse umiddelbart må du pause disputasen til problemet er løst. Hvis problemet ikke lar seg løse må disputasen utsettes, og kandidaten vil få et nytt forsøk på et senere tidspunkt. 
• Dersom du har spørsmål, kontakt fakultetsadministrasjonen din.

For administrasjonen

• Administrasjonen fungerer som vert/host for disputasen, og er ansvarlig for å håndtere og bistå de andre deltakerne under hele disputasen. Tekniker fra Auditoriehjelpen fungerer som co-host.

Ditt ansvar som vert

• Gjennomføre et testmøte i Zoom sammen med kandidat, disputasleder, komiteleder og opponenter før disputasen.
• Som vert må du sette opp disputasen i Zoom, og passe på at de nødvendige deltakerne er invitert. De som må være til stede i tillegg til deg selv, er kandidaten, disputasleder og komiteen (komiteleder, første og andre opponent). Lenke til Zoom-møtet skal også legges ut på kandidatens disputasannonsering.
• Du er vert, men du må gjøre kandidat, disputasleder, 1. opponent og 2. opponent til co-host. Alle andre vil være vanlige deltakere.
• Alle kommer inn lydløs (muted) i Zoom. Sørg for å mute (skru av mikrofonen) for de som ikke har den avskrudd. men sørg for at alle er lydløse (muted)
• Kun host og co-host bør være i stand til å dele skjermen sin. Dette hindrer uønsket deling fra andre deltakere. 
• Selv om Zoom åpner for at man skal kunne la mer enn en person kan dele skjermen sin samtidig, anbefaler vi å unngå å bruke den funksjonen ettersom den ikke fungerer optimalt. Vi anbefaler heller å bare la en person dele skjerm av gangen og heller bytte mellom kandidat og opponenter når det er nødvendig. 
• Dersom det oppstår tekniske problemer som ikke kan løses umiddelbart, vil disputasleder pause disputasen til problemet er løst. Hvis ikke problemet ikke kan løses vil disputasen måtte utsettes og kandidaten vil få en ny sjanse.

Testmøte i Zoom

• Du er ansvarlig for å sette opp testmøtet i Zoom. Dette burde settes opp på samme måte som disputasen.
• Du er ansvarlig for å sette opp testmøtet i Zoom. Dette burde settes opp på samme måte som disputasen. Under testmøtet bør du følge innledende innstillinger for en ekte disputas, og gjøre kandidat, disputasleder, 1. opponent og 2. opponent til co-host.
• Alle aktive deltakere bør få sjansen til å dele skjerm.
• Vis funksjonalitet som finnes under "Participants", endring av "View options", chat-funksjonen, etc. Minn alle på at chat-funksjonen ikke skal brukes unødvendig under selve disputasen.
• Be gjerne disputasleder om å fortelle litt om rutiner knyttet til en vanlig disputas, og hva opponentene trenger å være oppmerksomme på når det kommer til prosedyren ved OsloMet.

Før selve disputasen starter

• Zoom-møtet bør begynne 30 minutter før selve disputasen starter, for å gi folk tid til å koble seg på, teste mikrofoner og kamera, og finner frem i Zoom.
• Venteromsfunksjonen bør benyttes (waitingroom), begynn med å bare slippe inn disputasleder, kandidat og komiteen fra venterommet, og gjør dem til co-host. Det er din oppgave å slippe inn deltagere, eventuelt ved hjelp av auditoriehjelpen.
• Gi opponenter, komiteleder, kandidat og disputasleder nye navn ved å legge til tittel foran navnet deres, så det blir lettere å se dem i deltakerlisten, og det er tydelig hvem de er til enhver tid.
• Under "Advanced sharing options", velg at kun verter/hosts kan dele skjerm.
• Slå av chat-funksjonen (zoom.us). Dette er for å begrense forstyrrelser. Husk å slå den på igjen for spørsmål fra salen.
• Dersom venteromsfunksjonen benyttes: Slipp inn resten av publikum fra venterommet når alt er satt opp riktig.

Generell prosedyre under en disputas

• Prøveforelesning: Kandidaten skal gjennomføre prøveforelesningen som videokonferanse med opponenter og disputasleder, og du må være vert for dette også. Prøveforelesningen gjennomføres før selve disputasen.
• Disputas:
  • Disputasleder vil starte med å introdusere kandidaten.
  • Kandidaten presenterer oppgaven
  • Diskusjon mellom første opponent og kandidaten
  • Pause. Spørsmål ex auditorio må varsles i denne pausen.
  • Diskusjon mellom andre opponent og kandidaten
  • Eventuelle spørsmål ex auditorio
  • Disputasleder avslutter disputasen

For andre tilhørere

Informasjon for alle som ønsker å være publikum på en digital disputas.

Som publikum på en digital disputas ber vi deg om å følge noen retningslinjer:

• Gjør deg kjent med Zoom i forkant av disputasen. Dette er verktøyet som blir brukt for kommunikasjon. 
• En digital kopi av avhandlingen vil bli gjort tilgjengelig i forbindelse med disputasen.
• Verten ("Host") for Zoom-møtet vil slå av din mikrofon automatisk når du slippes inn i møtet.
• Vi anbefaler at du slår av din egen video under disputasen, da det kan være forstyrrende for de som skal snakke. 
• Du vil ikke få muligheten til å ta opp disputasen selv om det er en opptaks-knapp i Zoom. Du be må samtykke fra alle deltagerne for å kunne ta screenshot under disputasen.
• Dersom du ønsker å stille spørsmål ex auditorio, vennligst gjør dette når disputasleder inviterer til det. Dette skjer først etter at begge opponentene er ferdig med å stille sine spørsmål. Indiker at du ønsker å stille spørsmål ved å skrive spørsmålet i chatten, eller muntlig ved å oppgi ditt navn i chatten.. Om du tar det muntlig må du skru på mikrofonen din når disputasleder ber deg fremme spørsmålet.