​Tilgang til IT-systemer og ressurser

Som ansatt trenger du en IT-brukerkonto ved OsloMet for å få tilgang til de aller fleste tjenester vi tilbyr:

• Oppstartsdato i arbeidsavtalen er styrende for alle tilganger som tildeles - dette gjelder uten unntak.
• Ingen får tilgang før oppstartsdato og privat epost-adresse, privat mobilnummer med landkode er registrert hos oss. Det er leders ansvar å avtale oppstartsdato og formidle dette til HR.
• Alle ansatte får tilsendt en arbeidsavtale for ansettelsesforholdet sitt. Når du som ansatt er registrert, vil det automatisk bli opprettet en brukerkonto til deg. Registreringen i SAP forutsetter at arbeidsavtalen din er signert av deg og mottatt av Seksjon for lønn.

Som ny bruker (nyansatt) får du en e-post til den private e-postadressen din når brukerkonto er klar til å bli aktivert:

• Du mottar e-posten én dag før første arbeidsdag.
• Du må selv aktivere kontoen.
• Når du har fått en brukerkonto ved OsloMet vil du få et brukernavn og et tilhørende passord. Dette bruker du til å logge inn i OsloMets systemer.

Se mer informasjon og veiledning for hvordan du tar i bruk din IT-konto og setter passord. 

Ansatte blir varslet automatisk når kontrakten nærmer seg utløp. Første gang når det gjenstår en måned, deretter en uke og en dag før tilgangene forsvinner. 

• Tilgangene avsluttes samme dag som arbeids-/oppdragsforhold utløper.
• Tilgangene blir ikke videreført uten ny/forlenget arbeids-/oppdragsavtale med oppstartsdato. 
• Dersom du mangler tilgang, sjekk med HR om arbeidskontrakt er utstedt og signert.
• Hvis kontrakt er signert og returnert til OsloMet, og oppstartsdato er passert, kontakt Seksjon for lønn.
• Hvis du får ny arbeidsavtale innen 180 dager vil du beholde ditt brukernavn og epostadresse. 

Viktig: Ønsker du å ta vare på data som du har lagret på din OsloMet-bruker, må du overføre dataene til din egen lagringsenhet før tilgangen utløper!

Du mottar e-post med informasjon om aktivering av IT-kontoen din i ukene før studiestart. Hvis du ikke har fått dette første studiedag, må du ta kontakt med ditt fakultet (student.oslomet.no).

Aktiver kontoen med ID-porten (tilgang.sikt.no/oslomet). Opprett eget passord, aktivér tofaktorautentisering og lag deg en PIN-kode.
Senest 24 timer etter at du har aktivert brukerkontoen din kan du logge inn på OsloMets tjenester. Som student får du tilgang til:

• Microsoft 365 Copilot med e-post og skylagring
• Trådløst nettverk,
• Universitetets datamaskiner
• Læringsplattformen Canvas. Du har først tilgang til emnene dine i Canvas når du har semesterregistrert deg.

Se veiledning for aktivering av IT-konto (student.oslomet.no).

Studenter blir varslet automatisk når tilgangen nærmer seg utløp. Første gang når det gjenstår en måned, deretter en uke og en dag før tilgangene forsvinner. 

Tilgangene avsluttes en måned etter at man er ferdig som student. 

Viktig: Ønsker du å ta vare på data som du har lagret på din OsloMet-bruker, må du overføre dataene til din egen lagringsenhet før tilgangen utløper. 

Brukerkontoen din styres automatisk av din tilknytning til universitetet. Du kan ha en eller flere tilknytninger. 

Som ansatt stipendiat hos oss får du:

• Full tilgang til Office 365 (ansatt-lisens)
• Tilgang til Canvas, Inspera og nødvendige forskningsdatabaser
• Synlighet på OsloMets nettsider som stipendiat
• Tilgang til organisatoriske teams som ansatt

Som student på ph.d.-program (ikke ansatt) får du:

• Full tilgang til Office 365 (student-lisens)
• Tilgang til Canvas, Inspera og nødvendige forskningsdatabaser
• Synlighet på OsloMets nettsider som stipendiat

Alle stipendiater får print-kvote og adgangskort som ansatt.

Når stipendiatperioden er over, blir tilgangene dine som ansatt avsluttet. Dette med unntak for permisjon, sykdom eller lignende. Når perioden som ansatt, opphører, vil du fortsatt ha tilgangene som følger med studentrollen (se over). Opphør av tilganger følger sluttdato for ansettelsesforhold og studentforhold. I praksis vil det si at stipendiater blir stående som studenter inntil de har disputert + 30 dager ekstra. 

Kontakt IT-servicedesk ved manglende tilganger.

Viktig: Ønsker du å ta vare på data som du har lagret på din OsloMet-bruker, må du overføre dataene til din egen lagringsenhet før tilgangen utløper. 

Den tidligere brukerkontoen man har som ansatt stenges samme dag som ansettelsesforholdet avsluttes. Sluttdato blir registrert , og du vil motta et varsel om at brukerkontoen stenges. Seks måneder etter at brukerkontoen blir stengt, slettes dataene som er lagret.

Dersom du fortsatt ønsker å ha en tilknytning til OsloMet som pensjonist/emeriti og vil bidra aktivt som senior, ta kontakt med senterleder Per Arne Olsen. Les deg opp på kriterier for tildeling av plass ved Fagsenter for seniorer. Søknadsskjema får du av Per Arne Olsen. 

Ansattkontoen din blir stengt og deretter åpnet igjen som en gjestekonto med tilknytning til fagsenteret, dersom søknaden er godkjent og du har fått plass på Fagsenteret. Varigheten for gjestekonto er ett år.

Dersom du får en timeavtale vil tilgangen automatisk avsluttes på sluttdatoen til timekontrakten. 

Viktig: Ønsker du å ta vare på data som du har lagret på din OsloMet-bruker, må du overføre dataene til din egen lagringsenhet før tilgangen utløper. 

Har du kun behov for å tilgang til Internett, kobler du deg til her: OsloMets gjestenett (OsloMet Guest). 

Skal du være gjesteforsker eller kursholder for en lengre periode, kan kontaktpersonen din bestille gjestekonto for deg. 

Gjestekonto gir tilgang til innlogging på OsloMets PC-er, bruk av trådløst nett og et hjemmeområde.

Les mer om gjestekonto.

Viktig: Ønsker du å ta vare på data som du har lagret på din OsloMet-bruker, må du overføre dataene til din egen lagringsenhet før tilgangen utløper. 

Når du har mottatt og signert kontrakt og er registrert hos oss, vil din brukerkonto ved OsloMet bli opprettet.

Du vil motta en e-post med lenke hvor du blir bedt om å aktivere brukerkontoen (tilgang.sikt.no). Kontoen kan aktiveres samme dag som oppstartsdato dersom kontrakten er ferdig behandlet og signert innen denne datoen. 

NB! Tilgangene avsluttes samme dag som arbeids-/oppdragsforhold utløper. Tilgangene kan ikke forlenges uten forlenget arbeids-/oppdragsavtale.

Du kan lese mer om kontrakter for timelønn og oppdrag på egne nettsider. 

Viktig: Ønsker du å ta vare på data som du har lagret på din OsloMet-bruker, må du overføre dataene til din egen lagringsenhet før tilgangen utløper. 

Leder ved den enkelte enhet har ansvaret for alle ansatte, studenter og gjester tilknyttet sin enhet.

Så snart en person er registrert i lønns- og personalsystemet SAP eller Felles studentsystem (FS), vil brukerkontoen bli opprettet automatisk. Brukerkontoen til nyansatte vil være synlig for leder 7 dager før første arbeidsdag/ tiltredelsesdato, slik at leder kan bestille utstyr og planlegge onboarding for den nyansatte på en god måte. Men nye studenter og ansatte må selv aktivere brukerkontoen sin. Man skal benytte ID-porten for å aktivere IT-brukerkonto; forutsetter at man har et norsk fødselsnummer (11 siffer). Se veiledning for aktivering av brukerkonto (student.oslomet.no).

Studenter, gjester og ansatte får automatisk generert en e-post der de blir bedt om å aktivere brukerkontoen. Denne prosessen gjennomfører brukeren selv.

Gjestekontoer

En gjest er en person som trenger tilgang og/eller adgang hos oss i en begrenset periode, og som ikke mottar utbetalinger fra OsloMet. Leder godkjenner eller avviser forespørsler om gjestekonto. 

Viktig: Husk å minne den ansatte på at dersom den ønsker å ta vare på data som er lagret på OsloMet-brukeren, må dataene overføres til sin egen lagringsenhet før tilgangen utløper. 

Ansvar og myndighet

Det er Avdeling HR som er tjenesteeier for tilgangsstyringen ved OsloMet. Det innebærer at Avdeling HR har det overordnede ansvaret og myndighet for hele tilgangssystemet. Dersom du har spørsmål om tilgang, oppdager feil eller mangler, retter du en henvendelse til IT-servicedesk. 

Permisjoner

I prinsippet vil alle permisjoner av lengre varighet enn tre måneder medføre at ansatte ikke beholder tilganger. Unntaket er lovbestemte permisjoner som

• Foreldrepermisjon
• Velferdspermisjon
• Omsorg for nære pårørende

E-postadresser

E-postadresser skal i prinsippet være leselig og gjenkjennbare. Identiteten basert på folkeregistrert navn skal vises automatisk for mottakere av e-posten som ansatte sender. Utgangspunktet er fornavn, mellomnavn og etternavn. Dette gjelder for faste ansatte, midlertidig ansatte, ansatte på åremål og stipendiater. Timelønnede er ikke inkludert. 

Ansatte kan be om endring i e-postadresser under Min profil på ansatt-nettsidene.

Synlighet på nettsidene

Alle faste ansatte skal i prinsippet ha egne ansattprofil-sider på nett.