Små prosjekter - Ansatt

Små prosjekter

Små prosjekter

Små prosjekter som gjennomføres innenfor en enhet og som ikke påvirker studenter og/eller ansatte utenfor egen enhet, kan bruke en enkel prosjektmodell. Her får du beskrivelse av modellen og hjelp til gjennomføring.

                     Prosjektmodellen består av tre faser, to beslutningspunkter og styrende dokumenter.

​​​​​​Prosjektmodell for små prosjekter som viser tre faser; planlegge, gjennomføre og avslutte (beskrevet under).

  • Roller og ansvar

    Prosjektet bør ha en prosjekteier, en prosjektleder og prosjektdeltakere etter behov.

    Prosjekteier

    Prosjekteieren er overordnet ansvarlig for at prosjektet når sine mål. Prosjekteier skal:

    • følge opp prosjektets fremdrift og resultater
    • støtte prosjektleder og prosjektteamet i deres gjennomføring av prosjektet
    • sørge for nødvendige avklaringer og ressurser  
    • bidra til å sikre hensiktsmessig overføring av prosjektet til drift og forvaltning i linjeorganisasjonen 

    Ved behov kan prosjekteier knytte til seg et prosjektstyre som bidrar til oppgavene over. Prosjektstyre bør bestå av representant(er) for de som skal bruke resultatene fra prosjektet og de som skal levere prosjektet.

     

    Prosjektleder

    Prosjektlederen er prosjektets daglige leder og rapporterer til prosjekteier. Prosjektleder skal sørge for å gjennomføre prosjektet innenfor gitte rammer, som blant annet innebærer å:

    • planlegge 
    • delegere oppgaver til resten av prosjektteamet  
    • følge opp aktiviteter, fremdrift og usikkerhet 
    • styre alle aspekter av prosjektet 

    Prosjektlederen skal motivere alle involverte til å bidra til å oppnå prosjektets mål.

    Prosjektdeltaker

    En prosjektdeltaker skal sammen med de andre i prosjektteamet jobbe med definerte prosjektoppgaver.

  • Fase - Planlegge

    Hensikten med planleggingsfasen er å sikre gode rammer for arbeidet. Det inkluderer å sette tydelige mål, å få på plass prosjektorganiseringen og lage en plan for arbeidet. I denne fasen jobber man med å:

    • kartlegge og avklare behov og mål for prosjektet  
    • se på mulige løsninger  
    • estimere kostnader for prosjekt- og driftsfasen  
    • identifisere risiko og muligheter  
    • få på plass prosjekteier, prosjektleder og resten av prosjektteamet 
    • lage en plan for prosjektet  

    Arbeidet i konseptfasen skal oppsummeres i en Prosjektbeskrivelse som godkjennes av Prosjekteier før man går over i gjennomføringsfasen.

  • Fase - Gjennomføre

    I gjennomføringsfasen utvikler og ferdigstiller prosjektet sine leveranser. Samtidig starter arbeidet med å forberede de som skal ta imot og bruke leveransene gjennom opplæring og dokumentasjon. I denne fasen er de viktigste oppgavene:

    • å følge opp fremdrift og budsjett 
    • å følge opp endringer i risiko og muligheter 
    • å iverksette tiltak ved behov 

     

    Det er fornuftig at prosjektleder rapporterer status til prosjekteier ved faste tidspunkt og evt. i egne møter. Prosjekteier godkjenner alle leveranser før man går over i Avslutningsfasen.

  • Fase - Avslutte

    I avslutningsfasen overføres alle leveranser til linjen og prosjektet evalueres og oppsummeres i en sluttrapport. Nødvendige dokumenter arkiveres i P360 (se veiledning).

  • Maler