Små prosjekter - Ansatt

Små prosjekter

Små prosjekter

Små prosjekter som gjennomføres innenfor en enhet og som ikke påvirker studenter og/eller ansatte utenfor egen enhet, kan bruke en enkel prosjektmodell. Her får du beskrivelse av modellen og hjelp til gjennomføring.

                     Prosjektmodellen består av tre faser, to beslutningspunkter og styrende dokumenter.

​​​​​​Prosjektmodell for små prosjekter som viser tre faser; planlegge, gjennomføre og avslutte (beskrevet under).

  • Roller og ansvar

    Prosjektet bør ha en prosjekteier, en prosjektleder og prosjektdeltakere etter behov.

    Prosjekteier

    Prosjekteieren er overordnet ansvarlig for at prosjektet når sine mål. Prosjekteier skal:

    • følge opp prosjektets fremdrift og resultater
    • støtte prosjektleder og prosjektteamet i deres gjennomføring av prosjektet
    • sørge for nødvendige avklaringer og ressurser  
    • bidra til å sikre hensiktsmessig overføring av prosjektet til drift og forvaltning i linjeorganisasjonen 

    Ved behov kan prosjekteier knytte til seg et prosjektstyre som bidrar til oppgavene over. Prosjektstyre bør bestå av representant(er) for de som skal bruke resultatene fra prosjektet og de som skal levere prosjektet.

     

    Prosjektleder

    Prosjektlederen er prosjektets daglige leder og rapporterer til prosjekteier. Prosjektleder skal sørge for å gjennomføre prosjektet innenfor gitte rammer, som blant annet innebærer å:

    • planlegge 
    • delegere oppgaver til resten av prosjektteamet  
    • følge opp aktiviteter, fremdrift og usikkerhet 
    • styre alle aspekter av prosjektet 

    Prosjektlederen skal motivere alle involverte til å bidra til å oppnå prosjektets mål.

    Prosjektdeltaker

    En prosjektdeltaker skal sammen med de andre i prosjektteamet jobbe med definerte prosjektoppgaver.

  • Fase - Planlegge

    Hensikten med planleggingsfasen er å sikre gode rammer for arbeidet. Det inkluderer å sette tydelige mål, å få på plass prosjektorganiseringen og lage en plan for arbeidet. I denne fasen jobber man med å:

    • kartlegge og avklare behov og mål for prosjektet  
    • se på mulige løsninger  
    • estimere kostnader for prosjekt- og driftsfasen  
    • identifisere risiko og muligheter  
    • få på plass prosjekteier, prosjektleder og resten av prosjektteamet 
    • lage en plan for prosjektet  

    Arbeidet i konseptfasen skal oppsummeres i en Prosjektbeskrivelse som godkjennes av Prosjekteier før man går over i gjennomføringsfasen.

  • Fase - Gjennomføre

    I gjennomføringsfasen utvikler og ferdigstiller prosjektet sine leveranser. Samtidig starter arbeidet med å forberede de som skal ta imot og bruke leveransene gjennom opplæring og dokumentasjon. I denne fasen er de viktigste oppgavene:

    • å følge opp fremdrift og budsjett 
    • å følge opp endringer i risiko og muligheter 
    • å iverksette tiltak ved behov 

     

    Det er fornuftig at prosjektleder rapporterer status til prosjekteier ved faste tidspunkt og evt. i egne møter. Prosjekteier godkjenner alle leveranser før man går over i Avslutningsfasen.

  • Fase - Avslutte

    I avslutningsfasen overføres alle leveranser til linjen og prosjektet evalueres og oppsummeres i en sluttrapport. Nødvendige dokumenter arkiveres i P360 (se veiledning).

    Detaljerte rutiner for å avslutte prosjekt i Teams, Prosjektportalen og P360

    Forutsetninger:

    • Prosjektet ligger i Prosjektportalen
    • Det er opprettet en sak på prosjektet i P360
    • Det er opprettet et Team i teams for prosjektet

    Avslutte prosjekt i Teams

    •  Prosjektet ligger i Teams i minimum ett år etter siste aktivitet, og følger MS635 sin retention policy (Automatisk sletting av Teamet – melding går ut til teameiere i god tid før automatisk sletting av teamet)
    • Eier av teams: Systemforvalter inkluderes som eier i Teams. Hvis systemeier mangler, gi prosjekteier rollen som eier i Teams. Reduser antall eiere og gjør dem om til medlemmer
    • Prosjektleder er ikke eier av teams etter avslutning av prosjektet og går inn som ordinært medlem i teamet når prosjektet er ferdig
    • Rydde i medlemslisten ved behov – minimer antall medlemmer (støy å være medlem av avsluttet prosjekt-team)
    • Lage innlegg til alle medlemmer i teamet på kanalen «Generelt» hvor man varsler at prosjektet formelt avsluttes og at antall eiere og medlemmer reduseres
    • Hvis prosjektet også ligger i Prosjektportalen, men ikke er koblet mot teams, da må styringsdokumenter fra Teamet lastes opp i Prosjektportalen sitt dokumentbibliotek. (Det skal være et en-til-en forhold mellom et team i Teams og prosjektportalen)

    Eksempler på dokumenter:

    • Mandat
    • Prosjektbeskrivelse
    • Sluttrapport
    • Overleveringsdokument
    • Møtereferater
    • Leverandøravtaler
    • Designdokumenter og spesifikasjoner

     Når teamet er ryddet i henhold til punktene over, anbefales det at teamet arkiveres i Teams:

    •  Planner – hvis Planner er brukt i prosjektet må åpne oppgaver avsluttes
    • Hvis teamet bør lagres lengre enn et år – ny rutine kommer

    Avslutte prosjekter i prosjektportalen

    •  Lag en siste prosjektstatus i prosjektportalen
    • Gå gjennom fasesjekkpunkter for alle faser og sikre gjennomføring av relevante punkter
    • Oppdatere usikkerheter med status «Ikke lenger aktuell» hvis tiltak er gjennomført og risiko ikke er aktuell etter at prosjektet er ferdig
    • Oppdatert Prosjektleveranse settes til status «Levert» hvis det stemmer når prosjektet er ferdig
    • Oppdatere funksjoner som «Oppgaver», «Interessenter», «Kommunikasjonsplan», «Gevinster» og «Ressursallokering» hvis de er brukt i prosjektgjennomføring
    • Bytt fase til «Realisere»

    Avslutte prosjekt i P360

    Gjør alle dokumenter du skal arkivere om til pdf.  Her er liste over dokumentasjon på hva som skal arkiveres i P360 ved avslutning av prosjektet:

    • Mandat for konseptfasen
    • Prosjektbeskrivelse (ved overgang til planleggingsfase og ev. andre versjoner)
    • Sluttrapport
    • Referater og presentasjoner fra prosjektstyremøter
    • Formelle notater
    • ROS-analyser
    • Dokumenter knyttet til anskaffelser
    • Databehandleravtale
    • Andre kontrakter.

    Ta kontakt med SDI for å få veiledning i hvordan du linker sharepoint-området til prosjektet til saken i P360 og hvordan du lagrer filene i P360. Veiledning finner du her: https://hioa365.sharepoint.com/sites/informasjonsforvaltning/SitePages/Dokumentasjon-av-prosjekter-i-Public-360.aspx

  • Maler