Risikovurdering og verdivurdering | FoU-håndbok - Tilsatt

Risikovurdering (ROS) og verdivurdering

Risikovurdering (ROS) og verdivurdering

Ved oppstart av prosjektet skal prosjektleder gjennomføre en risikovurdering og etablere rutiner for hvordan personopplysninger skal behandles etter vurdering av NSD/REK.

For å etablere gode og hensiktsmessige rutiner for prosjektet er det viktig at prosjektleder har gjort en verdivurdering og risikovurdering av personopplysningene i prosjektet.

  • Verdivurdering

    I en verdivurdering skal du vurdere tre forhold: konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet  (KIT). Verdivurdering er omtalt under universitetets nettsider om informasjonssikkerhet. Se også sikresiden.no om "Sikre informasjon".

    • Forskningsdata som ikke er publisert har i utgangspunktet en høy grad av konfidensialitet; det vil si at dataene ikke må komme på avveie eller bli gjort kjent for uvedkommende. En måte å sikre konfidensialitet på vil være å anonymisere dataene, men det kan gjøre det vanskeligere å oppnå prosjektets overordnede formål.
    • Forskningsdataene skal ha en høy grad av integritet; det vil si at dataene ikke skal bli endret av uvedkommende. Det vil være nødvendig med gode tekniske løsninger for sikker lagring (liten mulighet for uautorisert tilgang og kopiering) av data og god opplæring og tilgangsstyring i prosjektgruppen for å ivareta ovennevnte verdier.
    • Forskningsdataene skal være så tilgjengelige at gjennomføringen av forskningsprosjektet ikke blir for vanskelig. Tekniske løsninger må derfor ikke være så kompliserte at de hindrer gjennomføringen. Forskningsgruppens medlemmer, ikke bare prosjektleder, må ha tilstrekkelig tilgang på dataene for å kunne samle inn og analyserer dem.

    En risikovurdering vil være et redskap for å finne den rette balansen mellom de tre verdiene her.

  • Risikovurdering

    Prosjektleder er ansvarlig for å gjennomføre en risikovurdering, mens instituttleder/instituttdirektør er ansvarlig for å godkjenne denne og akseptere risikonivå.

    På bakgrunn av en risikovurdering etableres det tiltak som legger grunnlaget for hvilke rutiner som bør etableres på basis av en vurdering av de sårbarheter som finst og som kan oppstå. Det kan for eksempel oppstå sårbarheter ved  innsamling av rådata som inneholder personopplysninger og i håndtering av koblingsnøkkel og forskningsfil, se definisjonsliste. Sårbarheten  kan grovt sagt være mennesker (prosjektmedarbeider og/eller eksterne innenfor eller utenfor institusjonen) og systemer (institusjonens IKT-system og/eller eksterne systemer), og da gjerne en kombinasjon av disse.

    OsloMet har et eget skjema for ROS-analyse som bør benyttes for risikovurdering i forskning. Utfylt skjema skal lagres i ditt fakultets/institutt sin ROS-mappe i P360. Se veiledning for rett lagring direkte via skjema. Alternativt lagringsveiledning ved å gå inn i P360. (Får du ikke tilgang til P360, kontakt dokhjelp@oslomet.no). Hvis du får problemer med lagring er det en løsning å heller starte dokumenthåndteringen i P360.

    ROS-analyse skal gjennomføres av alle forsknings- og studentprosjekter som behandler personopplysninger. Etter tre år må det gjøres en ny ROS-vurdering.

    På basis av ovennevnte kan det identifiseres  konkrete hendelser som kan føre til at opplysningene blir

    • kjent for uvedkommende (konfidensialitet)
    • endret av uvedkommende (integritet)
    • ikke er tilgjengelige en periode eller er borte for godt (tilgjengelighet)
    • ikke er oppdaterte og riktige (kvalitet)

    Videre kan du vurdere sannsynligheten for at en  hendelse inntreffer og for eksempel score høy, middels og lav. Du kan også vurdere skadevirkningene av en hendelse og score den stor, middels eller lav.

     
    Case
    Sannsynlighet
    Konsekvens
    Eksempler på risikovurdering
     Rådata
     Rådata lagret på minnepinne på avveie

     middels

     stor

     Forskningsfil
     Uvedkommende kan kjenne igjen opplysninger i filen, da den ikke er tilstrekkelig avidentifisert

     middels

     stor

     Koblingsnøkkel
     Tilsatte ved IKT-avdelingen får se koblingsnøkkelen

     middels

     stor

    Både villede handlinger (hacking, virus etc.) og statiske hendelser (teknisk og menneskelige feil) må tas med i vurderingen.

    Etter at risikovurderinger er gjennomført skal prosjektleder etablere rutiner og iverksette tiltak som er nødvendige for å forebygge hendelser med uakseptabel høy risiko. Ovennevnte tabell er et enkelt eksempel på hvordan en risikovurdering kan gjennomføres.

    Kritiske hendelser og avvik skal prosjektleder sørge for blir behandlet fortløpende og meldt inn til, fortrinnsvis, riktig sted, se Når noe skjer. Avvik bør løses på det nivået i organisasjonen hvor det oppstår. Dersom avviket har medført uautorisert utlevering med betydning for konfidensialiteten skal Datatilsynet varsles. Prosjektleder skal sørge for at alle avvik og sikkerhetsbrudd blir lukket, herunder be om assistanse fra IKT- eller Eiendomsavdelingen ved håndtering av tekniske eller fysiske sikkerhetsbrudd dersom det er nødvendig.

  • Faktorer av betydning for risikovurdering

    • Om materialet er sensitivt eller ikke og grad av sensitivitet. For mer informasjon, se Klassifisering av data.
    • Grad av personidentifiserende faktorer i materialet, direkte eller indirekte. Direkte personidentifiserende faktorer er navn, personnummer eller andre personentydige kjennetegn. Indirekte personidentifiserende faktorer vil være bakgrunnsvariabler. For mer informasjon se Klassifisering av data.
    • Personopplysningene er anonymiserte, dersom de personidentifiserende faktorene er fjernet, slik at opplysningene ikke lenger på noen måte  kan knyttes til en enkelt person. Den fremtidige utviklingen skal tas med i vurderingen. Anses opplysningene å være tilstrekkelig anonyme gjelder ikke personvernlovgivningen.
    • Prosjektets størrelse, herunder antall deltakere.
    • Prosjektets varighet.
    • I hvor stor grad institusjonen har  tekniske løsninger/ innhenter tjenester for sikker lagring av forskningsdata. OsloMet benytter Tjenester for sensitive data (TSD 2.0), en forskningsplattform utarbeidet i regi av UiO som flere norske offentlige forskningsinstitusjoner bruker. TSD oppfyller lovens strenge krav til behandling og lagring av sensitive forskningsdata. TSD utvikles og driftes av USIT ved UiO, og inngår i NorStore, den nasjonale infrastrukturen for håndtering og lagring av vitenskapelige data. Se også interne nettsider om lagring.
  • Skjemaer og veiledningsinformasjon

Kontakt

Kontakt