Retningslinjer for bruk av ikt-tjenester og utstyr | Utstyr og programvare | Brukerstøtte IT - Ansatt

Retningslinjer og rutiner for IKT-tjenester og -utstyr

Retningslinjer og rutiner for IKT-tjenester og -utstyr

På denne siden finner du informasjon og retningslinjer om IT-konto, bruk av IT-utstyr og mobiltelefoni.

Som ansatt plikter du å gjøre deg kjent med OsloMets sikkerhetsinstruks. Sikkerhetsinstruksen går alltid foran annen motstridende informasjon.

Kontakt sikkerhet@oslomet.no eller itservicedesk@oslomet.no dersom du har spørsmål.

  • Retningslinjer for anskaffelse av mobiltelefon / abonnement ved OsloMet

    Hvem kan få tildelt mobiltelefon/abonnement?

    Om arbeidsoppgaver og ansvar tilsier at en tilsatt må nås/har behov for telefon i tjenesten kan arbeidstakere ved OsloMet få innvilget dekning av kostnader til innkjøp av mobiltelefon og til påløpende brukskostnader for mobiltelefoni.

    Retningslinjer for tildeling og bruk av mobiltelefon/abonnement

    Følgende retningslinjene gjelder alle tilsatte ved OsloMet:

    Avtale - mobiltelefoni innenfor ordinær arbeidssituasjon

    Avtalen gjelder bestemmelser om dekning av kostnader for mobiltelefoni innenfor ordinær arbeidssituasjon.

    Avtale - mobiltelefoni utenom ordinær arbeidssituasjon

    Avtalen gjelder bestemmelser om dekning av kostnader for mobiltelefoni utenom ordinær arbeidssituasjon.

  • Retningslinjer for bestilling av IKT-utstyr og programvare

    Avklaring og IT-godkjenning av behov

    IT-servicedesk kvalitetssikrer og forhåndsgodkjenner alle bestillinger av IKT-utstyr og programvare.

    Innkjøp

    All bestilling av IKT-utstyr og programvare som skal benyttes i OsloMets nettverk skal kjøpes inn via Min bestilling og valg for IKT-utstyr.

    Nye behov

    Har du behov for å ta bruk eller anskaffe av ny applikasjon, programvare, nytt teknisk utstyr eller et IT-system må du klargjøre behovet, samt forhold rundt bruk og forvaltning før du går videre. 

    Godkjenning

    Fakultetene og administrasjonens utvalgte ledere foretar den endelige godkjenningen før varen settes i bestilling hos ekstern leverandør.

    Bestilling av egendefinerte og nye varer

    Bestillingssystemet inneholder en rekke forhåndsdefinerte standardvarer, men det er også mulig å legge inn egendefinerte varer.

    Vi anbefaler at bestiller kontakter IT-servicedesk (itservicedesk@oslomet.no) før egendefinerte varer legges inn i bestillingssystemet.

    Bestilling av AV-utstyr

    Projektorer, smartboard og annet audio- og videoutstyr skal ikke bestilles via IT-servicedesk.

    Kontakt Auditoriehjelpen eller Medieseksjonen i forbindelse med bestilling av dette.

    Bestilling av datarekvisita (tilleggsutstyr til PC etc.)

    Spesialtastatur, spesialmus og annet HMS-relatert tilleggsutstyr skal _ikke_ bestilles via IKT‑avdelingens bestillingssystem. Dette går under kontor-/datarekvisita og bestilles lokalt. Se utvalg av datarekvisita / tilleggsutstyr til PC etc.

    Kontakt ditt fakultet/enhet for spørsmål om ekstra utstyr. Bestill datarekvisita via Min bestilling.

    Utlevering og installasjon

    Bestiller mottar e-post når varen(e) kan hentes hos IT-servicedesk.

    Programvare

    Kun datamaskiner driftet og levert av OsloMet har adgang til å få installert lisenser betalt av OsloMet.

  • Rutine ved tap eller tyveri av IKT-utstyr

    Sensitiv informasjon

    Dersom du har sensitiv informasjon lagret på tapt utstyr er det viktig at IT-servicedesk også får beskjed om dette så raskt som mulig slik at vi eventuelt kan sette i gang skadebegrensende tiltak.

     

    Tap eller tyveri av IKT-utstyr

    Meld fra til IT-servicedesk ved tap eller tyveri av utstyr, slik at vi kan oppdatere utstyrsregisteret og korrigere finansielle forhold.

    Følgende IKT-utstyr må du melde ved tap eller tyveri:

    • Mobiltelefon
    • Bærbar PC
    • Stasjonær PC
    • Nettbrett (iPad o.l.)
    • Eksterne lagringsenheter

    Kassering av eldre IKT-utstyr

    Meld fra til IT-servicedesk ved kassering av utstyr, slik at vi kan oppdatere utstyrsregisteret. Universitetet har avtale med ekstern leverandør som kasserer eldre utstyr. Forsvarlig sletting av pc-er og eventuell gjenbruk blir gjort i henhold til forpliktelser i avtalen.

    Følgende IKT-utstyr må du levere til kassering:

    • Mobiltelefon
    • Bærbar PC
    • Stasjonær PC
    • Nettbrett (iPad o.l.)
    • Eksterne lagringsenheter
     
  • Rutine for innlevering av ødelagt IKT-utstyr

    Ødelagt IT-utstyr

    Skadet eller ødelagt IT-utstyr leveres til IT-servicedesk på Kjeller eller i Pilestredet. Se kontaktboks for adresse.

    Eksempel på ødelagt IT-utstyr:

    • IT-utstyr som ikke vil skru seg på
    • Knust eller ødelagt skjerm på nettbrett, mobiltelefon eller PC
    • Vannskader på nettbrett, mobiltelefoner eller PC
    • Fallskader på PC, skjermer og annet IT-utstyr
     

    Ved ødelagt PC, nettbrett eller mobiltelefon:

    1. Last ned og fyll ut skjema: Innleveringsskjema for ødelagt utstyr (last ned PDF).
    2. Ferdig utfylt skjema leveres til IT-servicedesk sammen med ødelagt utstyr.

    Dersom utstyret ikke fysisk kan leveres til IT-servicedesk, skal den tilsatte informere IT-servicedesk om hvor det ødelagte utstyret befinner seg.

    Erstatningsansvar?

    Enheten til den tilsatte som har ødelagt eller mistet utstyr må selv dekke kostnadene til reparasjon eller nytt utstyr, dersom skadene ikke dekkes av garantien.

    Den tilsatte som har tapt eller ødelagt utstyret og den tilsattes nærmeste leder må i fellesskap bli enige om utstyret skal erstattes. Dersom leder og tilsatt blir enige om er å dekke reparasjon eller kjøpe nytt utstyr, skal IT-servicedesk involveres.

    Reparasjon av IT-utstyr?

    Reparasjon eller bestilling av nytt utstyr organiseres i de fleste tilfeller av IT-servicedesk, se oversikt over rutiner for bestilling av IKT-utstyr.

    Om garanti

    Det er vanligvis to års garanti på nettbrett og mobiltelefoner, og tre års garanti på OsloMets PC-er.

    Garantien dekker ikke følgende skader: Fysiske skader, fuktskader og andre selvpåførte skader på utstyret dekkes som regel ikke av garanti. Denne typen skader må repareres eller erstattes av nytt utstyr.

    Utstyr som plutselig slutter å virke uten noen god forklaring, kan være dekket av garanti, kontakt IT-servicedesk for nærmere avklaring og videre håndtering av utstyret.

    Hvordan håndterer  IT-servicedesk erstatning av IT-utstyr som ikke dekkes av garanti?

     IT-servicedesk vurderer hvorvidt ødelagt utstyr skal repareres, kasseres eller erstattes.  IT-servicedesk forespør alltid leverandør om prisoverslag for reparasjon. Vurderingen av om utstyret bør repareres eller byttes ut avgjøres deretter av  IT-servicedesk.

    Reparasjonskostnadene blir i hvert enkelt tilfelle vurdert opp mot utstyrets verdi og alder.  IT-servicedesk avgjør og informerer den tilsatte, og dens leder, om hva som er mest hensiktsmessig; å reparere eller å kjøpe nytt utstyr. I tvilstilfeller involverer  IT-servicedesk den tilsatte og dens leder.

    Hva skjer mens jeg venter på reparasjon eller nytt IT-utstyr?

     IT-servicedesk bistår med låneutstyr mens du venter på nytt bestilt IT-utstyr, eller eventuelt frem til leder har bestemt at utstyret som er ødelagt/tapt ikke skal erstattes.

    Lånetilbudet forutsetter at tilsvarende utstyr er tilgjengelig hos IT-servicedesk.

    Generelt om tyveri og hærverk

    Har du blitt utsatt for tyveri eller hærverk begått på OsloMet, skal det meldes til Avdeling for eiendom. Sikkerhetsansvarlig på OsloMet følger opp saken, og forholdet må også meldes til politiet.

    Meld fra om innbrudd, hærverk og tyveri (sikersiden.no)

    Meld tap av utstyr

    Meld fra om tap av IKT-utstyr til: itservicedesk@oslomet.no

  • Retningslinjer for e-post, e-postadresser og kalender

    Overordnede retningslinjer for e-post

    Sikker deling via e-post

    Gjør deg kjent med hvordan kryptere filer og informasjon for sikker deling via e-post.

    Kalenderavtaler

    • Private avtaler: Avtaler kan legges inn og merkes Privat, et ikon med hengelås i Outlook. Avtalen vil da få navn Privat, og ingen detaljer vil vises i kalenderen.

    Om innsyn og logging

    All innkommende og utkommende e-post som kommer inn/ut av Exchange logges.

    I loggene kan vi se avsender, mottaker, emnefelt, når e-post ble sendt og statusrapport som sier om e-post har kommet eller feilet underveis i prosessen.

    Loggene brukes til feilsøking og lagres i 365 dager.

    • IT-avdelingen har mulighet til å åpne brukerens postkasse og lese e-post. Det gjøres bare i enkelttilfeller og bare om brukeren tillater det.
    • Det er mulig å søke etter enkel e-post eller flere i brukerens postkasse. Det gjøres også etter avtale med brukeren.
    • Det er mulig å søke etter en spesiell e-post på en eller alle postkasser i organisasjonen og slette den. Dette gjøres ikke uten avtale med brukeren og må avklares av ledelsen.

    E-postlister og e-postgrupper

    E-postlister og e-postgrupper i Office 365.

    E-postadresser

    1. Fakulteter, institutt og andre enheter skal følge gjeldende retningslinje: funksjon-fakultet@oslomet.no.

    Eksempel på e-postadresser:

    • eksamen-lui@oslomet.no
    • postmottak-tkd@oslomet.no
    • studenteks-jbi-sam@oslomet.no
    • studentforening-[foreningsnavn]@oslomet.no

    2. Sentrale funksjoner og funksjoner på tvers av studiesteder skal følge gjeldende retningslinjer.

    Eksempel på e-postadresser:

    • lsb@oslomet.no
    • eller der man har geografiske tjenester: lsb-kjeller@oslomet.no
    • postmottak@oslomet.no

    Les mer om e-postlister.

    Standard signatur

    Følgende mal skal gjelde som standard signatur for e-post.

    Norsk signatur:

    Kari Nordmann
    [Stillingstittel]
    [Enhet]
    OsloMet – storbyuniversitetet
    Tlf: +47 99 99 99 99/ 999 99 999
    www.oslomet.no - Ny viten, ny praksis

    Engelsk signatur:

    Kari Nordman
    [Title]
    [Unit]
    OsloMet – Oslo Metropolitan University
    Tlf: +47 99 99 99 99/ 999 99 999
    www.oslomet.no/eng - New knowledge, new practice

  • Om sikkerhetstiltak på IKT-utstyr

    Mobile Device Management

    Alle mobiltelefoner kjøpt inn via OsloMet skal ha programmet Intelligent Hub MDM installert. Følg veiledning og installer programmet dersom du oppdager at det ikke er installert på din mobiltelefon, eller kontakt IT-servicedesk.

    Låsekode for e-post

    Alle enheter som er satt opp med e-post fra OsloMet skal beskyttes med passord eller låsekode.

    Du må godkjenne sikkerhetspolicy som universitetet krever for oppsett av e-post og kalender på din mobile enhet. Dette forutsetter at enhetene har en låsing for å hindre misbruk og for å tilfredsstille sikkerhetskrav.

    Kryptering og lagring

    Du skal kryptere lagringsmedier som inneholder tilgangsbegrenset informasjon, for eksempel minnepinne eller ekstern harddisk, slik at ingen uvedkommende kan få tilgang til dine data på den.

    Slett data før du kaster lagringsmedier

    Skal du kaste eller slutte å bruke en minnepenn eller ekstern harddisk må du forsikre deg om at alt innhold er fullstendig slettet.

      Bærbare PC-er ved OsloMet

      Tilgang til filer utenfor OsloMet-nettverket

      For å få tilgang til hjemmeområdet og fellesområder kan du koble opp ved hjelp av eksternt skrivebord eller VPN-klienten Viscosity.

      • Eksternt skrivebord (remote desktop) gir sikker tilgang til alle filer og mapper og fullt skrivebordsmiljø og en rekke programmer.
      • Ved VPN-tilkobling vil du få tilgang til alle filer og mapper, skrivebordet ditt, og PC-en oppdateres når den er koblet til OsloMet-nettverket.

      Sikkerhet/kryptering av harddisken

      For å sikre at ikke uvedkommende får tilgang til data/filer m.m. lagret på den bærbare PC-en, leveres alle bærbare PC-er med krypterte disker.

      Kryptering er en metode for å øke sikkerheten for en fil ved å omkaste innholdet slik at det bare kan leses av noen som har den riktige krypteringsnøkkelen til å dekryptere det.

      Fjernhjelp

      Alle OsloMets bærbare PC-er har programvare som gjør det mulig for IT-servicedesk å gi fjernhjelp uansett hvor PC-en befinner seg, så sant den har nettilgang.

      Installasjon av programvare

      Det ligger en rekke programmer tilgjengelig for fri installasjon via Software Center.

      Dersom det er et stort behov for andre programmer kan du kontakte IT-servicedesk, slik at det aktuelle programmet gjøres tilgjengelig.

      Oppdatering av programvare

      Microsoft-programvare oppdateres automatisk når PC-en er tilkoblet Internett. All annen programvare installert av OsloMet oppdateres når PC-en er koblet opp mot OsloMet sitt nettverk, enten via dockingstasjon eller trådløst nett.

      Bruker du utstyr som ikke er eiet av OsloMet i jobbsammenheng skal både utstyr og programvare være oppdatert så langt det er praktisk mulig.

    • Om administrasjon av IT-konto

      Registrering av brukere

      For å få tilgang til OsloMets nettverk og fellestjenester, må ansatte være korrekt registrert i Brukeradministrativt system (BAS) - admin.hioa.no.

      Ta kontakt med lokal personalkonsulent/HR-ansvarlig dersom det gjelder registrering eller endring av informasjon om deg.

      Tildeling av brukernavn

      Brukernavn blir automatisk tildelt ved registrering i Brukeradministrativt system (BAS) av lokal personalkonsulent/HR. IT-servicedesk kan i spesielle tilfeller, som f.eks navneendring bytte brukernavn for deg.

      Krav om gyldig fødselsnummer

      Du må være registrert med gyldig norsk fødselsnummer eller D-nummer i Brukeradministrativ system (BAS) for å få brukernavn og passord til bruk på OsloMet.

      Registrere mobilnummer i Min profil

      Har du glemt passordet ditt eller ikke byttet det innen fristen, kan du få tilsendt midlertidig passord via SMS. For å kunne motta SMS, må ditt mobilnummer være registrert i Min profil.

      Feide Innsyn og tilgang til Feide-tjenester

      For å kunne få tilgang til fellestjenester, det vil si FEIDE-tjenester, som lønnsslipp, timeregistrering og reiseregning i SAP, må du være registrert med gyldig norsk fødselsnummer eller D-nummer.

      Kontakt HR ved feil og manglende tilganger

      Du må kontakte din nærmeste leder eller HR-ansvarlig dersom du ikke har tilgang til OsloMets nettverk eller FEIDE-tjenester. HR-ansvarlig vil sjekke om du er korrekt registrert i BAS.

      Reservasjon mot synlighet

      I Min profil kan du kun velge å reservere deg mot visning av mobilnummer, bilde og personprofil.

      Reservasjon av alle persondata *

      Dersom du reserverer deg mot visning av alle persondata, vil din profil som tilsatt ved OsloMet ikke vises i elektroniske søk på nettsidene www.oslomet.no.

      Bilde i nytt adgangskort?

      Vær klar over at ditt bilde er synlig på www.oslomet.no og Outlook e-postklient når du mottar nytt adgangskort. Du kan reservere deg mot synlighet på bitadmin.oslomet.no.

    Kontakt IT-servicedesk

    Kontakt IT-servicedesk

    Kontaktinformasjon

    Telefon :
    67235555
    E-post :
    Sted/Adresse :
    SG29 (1. etasje) / Kjeller (2. etasje)
    Tidspunkt/Åpningstid :
    Telefon og e-post: Hverdager 08-16:00 (fredag til 15:00)
    Skranke Kjeller:
    Hverdager 09:00-15:00
    Url :
    Digital kollegastøtte i Teams

    Grunnet smittesituasjonen anbefaler vi alle som har mulighet å kontakte oss via telefon eller e-post. Oppmøte i skrankene våre krever bruk av munnbind!