Innkjøpsstrategi 2024

I. OsloMet har god styring og kontroll på innkjøpsområdet

• Ledere tar eierskap til innkjøpsstrategien og iverksetter tiltak som sikrer godt samarbeid om innkjøp, samt ivaretagelse av de økonomiske-, miljømessige- og sosiale prinsippene

• Ledere tilegner seg nødvendig kompetanse om regelverket for offentlige anskaffelser og bærekrafts prinsippene

• Ledere innarbeider rutiner for å følge opp at medarbeidere etterlever regelverk og retningslinjer

• Analyser av innkjøpsområdet og rapportering på måloppnåelse, brukes systematisk for å sikre en bærekraftig utvikling

• Verdien og effekten av innkjøp dokumenteres og kommuniseres til relevante interessenter

II. OsloMet kjøper bærekraftige varer og tjenester og jobber strategisk med innkjøpsprosessene

• I anbudene etterspørres det innovative og bærekraftige løsninger, miljømerkede produkter foretrekkes, og miljøkriterier blir vektlagt der det gir effekt

• I konkurransegrunnlaget settes det krav om at leverandørene har et miljøstyringssystem

• Avtaleforvalterne følger systematisk opp kravene som er stilt i konkurransen og i kontrakten. Oppfølgingen bidrar til å realisere mulige besparelser, motvirke arbeidslivskriminalitet og sørger for at alle parter holder det de har lovet  

• Kompetanse bygges systematisk og gjennom deltagelse på innkjøpforum, i prosjektet «Kjøp bærekraftig» i regi av AFI og andre samhandlingsarena. Læring videreføres inn i fremtidige anskaffelser

• Kategoristrategi utarbeides på relevante produktområder for å hente ut synergier

• Rutiner utarbeides og iverksettes for å sikre riktig kompetanse og involvering i anskaffelsesprosessene, god avtaledekning, oppfølging av etterlevelse og avvik samt god oversikt over samlet behov og innkjøp

III. OsloMet bruker ressursene effektivt og er ledende i UH sektoren på bruk av digitale verktøy

• Alle som har en rolle inn i en innkjøpsprosess vurderer kompetansetiltak for å sikre god ivaretagelse av sine oppgaver og sitt ansvar

• Alle bestillinger foretas gjennom innkjøpssystemet og e-handelsandelen måles til 85%

• Alle anskaffelsesprosesser (kontraktsinngåelser) over 100 000, gjennomføres elektronisk ved bruk av konkurransegjennomføringsverktøy

• Alle kontrakter følges aktivt opp av avtaleforvalter og forvaltes gjennom kontraktsforvaltningsverktøyet

• Det jobbes kontinuerlig med å forbedre verktøyene og bruken av verktøyene. Funksjonalitet som bidrar til bedre styring, forenkling av prosesser eller reduserer ressursbruk, tas i bruk.

Alle ansatte

• Følger disse hovedprinsipper, interne retningslinjer og bidrar til at anskaffelsesprosesser gjennomføres iht. lov og forskrift om offentlige anskaffelser

• Viser lojalitet mot rammeavtalene og melder inn sitt behov gjennom portalen Min bestilling

• Bidrar til utviklende samarbeid med leverandørene ved å følge opp misnøye og gi leverandørene mulighet til å forbedre seg

Alle ledere med personal- og budsjettansvar

• Sikrer felles måloppnåelse på innkjøpsområdet ved å sette innkjøp på agendaen

• Planlegger anskaffelser og melder inn behovet for bistand fra seksjon innkjøp i god tid før forberedelsene av anskaffelsen må igangsettes og behovet dekkes

• Følger opp at medarbeidere etterlever interne føringer og relevant regelverk

Alle i rollen som innkjøpere, anskaffelsesledere og spesifikasjonsansvarlige

• Bidrar til god oversikt over behovet gjennom god involvering av brukere og fagansvarlige

• Utarbeider konkurransegrunnlag og spesifikasjoner som åpner for innovasjon, vektlegger miljø og produktets levetid

• Sikrer god konkurranse og åpner for at små og mellomstore leverandører får mulighet til å delta i konkurransen

• Ivaretar så langt som mulig samfunns-, etikk- og miljøansvar i alle anskaffelser

Alle i rollen som bestillere

• Legger til rette for og påser at alle bestillingene blir bestilt elektronisk gjennom innkjøpssystemet

• Bidrar til kontinuerlig effektivisering av bestillingsprosessen gjennom å melde inn behov og ønsker om forbedring av verktøy og rutiner

Alle i rollen som avtaleforvaltere

• Bidrar til god kvalitet på avtalen gjennom hele avtaleperioden gjennom å systematisk følge opp krav og forpliktelser

• Følger retningslinjen for avtaleforvaltning for å sikre profesjonell utførelse av oppgaven

• Benytter kontraktsoppfølgingsverktøyet slik at det er mulig å spore oppfølgingsarbeidet og rapportere på oppfølging av tiltak som skal redusere arbeidslivskriminalitet og redusere miljøbelastning.