Etiske retningslinjer for anskaffelser ved OsloMet

Formålet er å tydeliggjøre ledelsens forventninger og krav til etisk opptreden i forbindelse med innkjøp, bestillinger og leverandørkontakt.

Bruk av avtale

Der det foreligger en avtale skal den benyttes, dersom innkjøpsbehovet kan dekkes ved bruk av avtalen. Avtaler eller rammeavtaler som er inngått mellom OsloMet og eksterne leverandører, skal kun benyttes når det kan begrunnes i virksomhetens behov.

Gaver og andre ytelser

Ansatte skal ikke for seg selv eller andre motta gave, provisjon eller forretningsgoder der kan      påvirke eller gi inntrykk av å påvirke beslutninger i et innkjøp eller en anskaffelsesprosess på en urettmessig måte. Hvis det er tvil, skal den avslås.

Informasjon og kommunikasjon

Konfidensiell informasjon mottatt i forbindelse med levering av tjenester skal ikke brukes til personlig vinning. Informasjon mottatt om tilbud eller tjenester fra markedet skal behandles konfidensielt og skal ikke misbrukes mot konkurrerende tilbydere. OsloMet-ansatte skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, ha høy forretningsetisk standard og sikre likebehandling av leverandører.

Forretningsomfang, sosialt samvær og reise

Moderat gjestfrihet og enkelt sosialt samvær kan i noen tilfeller være en naturlig del av profesjonell samhandling med leverandører og/eller i en anskaffelsesprosess. Graden av slik oppmerksomhet må imidlertid ikke utvikles slik at den påvirker beslutningsprosessen, eller kan gi andre grunn til å tro det.

Når leverandører tilbyr besøk i private bedrifter, reiser til utstillinger o.l. er det en forutsetning at OsloMet dekker utgiftene til reise og opphold selv.

Varslingsplikt

Alle arbeidstakere har både rett og plikt til å varsle om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Dette omfatter brudd på lover, regler, virksomhetens etiske retningslinjer eller allment aksepterte etiske normer. Varsling skal som hovedregel rettes til nærmeste leder.  For mer informasjon se OsloMet sine nettsider om varslingsrutiner.    

Kravene er rettet til ansatte som leder og deltar i prosesser med å forberede, gjennomføre og følge opp inngåtte kontrakter.

Inhabilitet

Ansatte ved OsloMet som deltar i en anskaffelsesprosess, har ansvar for å vurdere sin egen habilitet ved oppstarten av prosessen. Habilitet innebærer at det ikke må være forhold som kan svekke tilliten til at vedkommende er upartisk i saken. Ved tvil om habilitet skal saken legges frem for nærmeste leder for vurdering.

Vurdering av risiko

Høyrisikolisten til Direktoratet for Forvaltning og Økonomi (DFØ) viser hvilke produktområder som er særlig utsatt for brudd på grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden. Ansatte ved OsloMet skal bruke deres veiledninger til å stille riktige krav og kriterier i sine anskaffelser. Avtaler med risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter skal følges opp og det skal rapporteres på avvik og tiltak for forbedring.

Korrupsjon

Korrupsjon defineres som misbruk av makt i betrodde stillinger for privat gevinst. Disse vises i form av bestikkelser av ulik grad og personlige goder. Vi skal verken tilby, motta, be om eller akseptere fordeler, enten direkte eller indirekte, for egen eller andres vinning. Korrupsjon og påvirkningshandel er straffbart i henhold til straffeloven.

Interessekonflikt og rettferdig konkurranse

Ansatte skal unngå interessekonflikter og sikre rettferdig konkurranse. Det innebærer å unngå situasjoner som gir opphav til konflikt mellom private interesser og OsloMets interesser, eller som på noen måte kan ha en negativ effekt på vår handlefrihet eller dømmekraft. 

Prinsippene beskriver hvordan OsloMet jobber systematisk og risikobasert for å stanse, forebygge og redusere negativ påvirkning på mennesker, samfunn og miljø. De tydeliggjør hvilke krav OsloMet stiller til våre avtaleleverandører for å sikre en bærekraftig forretningspraksis.

Der det er høy risiko for brudd på menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter, benyttes kontraktsvilkår for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter. Disse særskilte kontraktsvilkårene er utarbeidet av Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) og Etisk handel Norge.

1. Krav til egen virksomhet

• Aktsomhetsvurderinger

OsloMet er forpliktet til å jobbe aktivt med aktsomhetsvurderinger gjennom medlemskapet i Etisk handel Norge. Aktsomhetsvurderinger er en risikobasert tilnærming til å respektere og ivareta mennesker, samfunn og miljø i virksomheten og i hele leverandørkjeden. Det vil si: gjøre egne risikokartlegginger av negativ påvirkning på mennesker, samfunn og miljø, og å stanse, forebygge og redusere slik påvirkning. Tiltakene overvåkes og vurderes effekten av, og kommuniseres til de berørte.  

Der OsloMets aktiviteter forårsaker eller medvirker til negativ påvirkning på mennesker, samfunn eller miljø, skal aktiviteten stanses, og skaden rettes opp av OsloMet. Der leverandøren er ansvarlig for den negative påvirkningen/skaden er leverandøren også ansvarlig for at skaden rettes opp. OsloMet forventer at leverandører og samarbeidspartnere følger samme tilnærming.

OsloMet skal tilpasse sin innkjøpspraksis slik at vi styrker, og ikke undergraver, leverandørers mulighet til å levere på kravene vi stiller for å sikre for å forbedre forhold for mennesker, dyr, samfunn og miljø i leverandørkjeden.

OsloMet skal tilrettelegge for samarbeid med sine avtaleleverandører. I dialog med leverandører vil OsloMet ved behov vurdere å bidra med relevant kompetanseheving som setter våre avtaleleverandører i stand til å etterleve OsloMets krav til forhold i leverandørkjeden.

OsloMet utarbeider årlig en rapport til Etisk handel Norge der aktiviteter, oppnådde resultater og fremtidige planer knyttet forpliktelsene beskrives. Rapporten gjøres offentlig tilgjengelig.  

• Etiske, sosiale og miljømessige risikoer

Som medlem i Etisk handel Norge gir OsloMet sin tilslutning til Etisk handel Norges vedtekter og prinsipperklæring. Disse inneholder prinsipper for bærekraftig forretningspraksis som er basert på FN- og ILO konvensjoner og internasjonale standarder som dekker områdene menneskerettigheter, anstendig arbeid, miljø/klima, anti-korrupsjon og dyrevelferd.

OsloMet erkjenner at universitetets forretningspraksis kan ha negativ påvirkning på mennesker, samfunn og miljø. OsloMet handler varer og tjenester i mange ulike markeder. Nedenfor vises typiske etiske, sosiale og miljømessige risikoer innkjøpene kan medføre, som må vurderes i hvert enkelt tilfelle. Grad av risiko avgjør hvilke krav som skal stilles i den enkelte anskaffelse. 

1. Menneskerettigheter

Ved innkjøp fra globale leverandørkjeder stiller OsloMet etiske kontraktsvilkår for å fremme anstendige arbeidsforhold og overholdelse av arbeidstidsbestemmelser. Lønn skal alltid være tilstrekkelig til å dekke grunnleggende behov, inkludert noe sparing. OsloMet skal i tillegg støtte retten til fri fagorganisering og andre former for demokratisk valgt
arbeidstakerrepresentasjon.

OsloMet skal ikke kjøpe varer eller tjenester fra leverandører som har aktiviteter i land som er pålagt sanksjoner av de forente nasjoner (FN) og/eller norske myndigheter. OsloMet skal unngå handel med leverandører som gjennom sin virksomhet har svært høy risiko for å medvirke til alvorlige krenkelser av individers rettigheter i krig eller konfliktsituasjoner, slik det følger av Genève-konvensjonene og FN-resolusjoner.

2. Miljø og natur

OsloMet skal ta hensyn til miljø og natur i anskaffelser. Dette innebærer å redusere klimagassutslipp fra produksjon og ved bruk av varer og tjenester, samt å minimere naturinngrep og å sikre bærekraftig forvaltning av naturressurser. OsloMet stiller krav til miljøsertifisering, miljømerking og bærekraftige produkter og tjenester i kontrakter og tildelingskriterier med miljøhensyn.

3. Sirkulær økonomi

OsloMet jobber for å bruke en sirkulærøkonomisk tankegang, inkludert å benytte et livssyklusperspektiv og å fremme ressurseffektivitet, gjenbruk og resirkulering. 

4. Dyrevelferd

Der det finnes merkeordninger for dyrevelferd, skal OsloMet vurdere om det er hensiktsmessig å stille krav til merkeordning – for eksempel økologisk sertifisert eller dyrevernmerket. Dette gjelder mat, men også såper, vaskemidler og ull. Dyrevelferdskrav som inntas i offentlige anskaffelser har stor betydning for utviklingen på dyrevelferdsområdet og resulterer i velferdsforbedringer for svært mange dyr.   

5. Korrupsjon

Risiko for arbeidslivskriminalitet og korrupsjon skal alltid vurderes når det gjennomføres anskaffelser

6. Innovasjon

OsloMet skal vurdere om den enkelte anskaffelsen kan bidra til innovasjon eller verdiskaping. Der det er hensiktsmessig brukes markedsdialog som arena for deling av kunnskap med leverandører. Markedsdialog er et viktig verktøy for å utvikle framtidsnyttige og bærekraftige varer og tjenester. 

2. Krav til OsloMets avtaleleverandører

OsloMet forventer at våre avtaleleverandører viser vilje og evne til kontinuerlig forbedring for mennesker, samfunn og miljø gjennom samarbeid. OsloMet forventer at våre leverandører arbeider målrettet og systematisk for å etterleve Etisk handel Norges prinsipper for bærekraftig forretningspraksis (Code of Conduct), ref. kapittel 3, i egen virksomhet og i leverandørkjeden.

I tillegg forventer vi at våre avtaleleverandører arbeider aktivt med aktsomhetsvurderinger, det vil si: gjøre egne risikokartlegginger for negativ påvirkning på mennesker, samfunn og miljø, og stanse, forebygge og redusere slik påvirkning. Tiltakene må overvåkes og vurderes effekten av, og kommuniseres til de berørte. Der leverandøren er ansvarlig for den negative påvirkningen/skaden er leverandøren også ansvarlig for å rette opp skaden.    

OsloMets avtaleleverandører skal unngå handelspartnere som har aktiviteter i land som er pålagt sanksjoner av de forente nasjoner (FN) og/eller norske myndigheter.  Videre skal OsloMets avtaleleverandører følge norske myndigheters råd om å unngå handel og næringsvirksomhet som bidrar til å opprettholde ulovlig okkupasjon eller på annen måte bidrar til brudd på folkeretten.

3. Etisk handel Norges prinsipper for bærekraftig forretningspraksis (Code of Conduct)

Disse prinsippene for bærekraftig forretningspraksis (Code of Conduct) er basert på FN- og ILO-konvensjoner og angir minimums- og ikke maksimumsstandarder. Lovgivningen på produksjonsstedet skal respekteres. Der hvor nasjonale lover og reguleringer dekker samme tema som disse retningslinjene, skal den høyeste standarden gjelde.

Prinsippene forplikter både Etisk handel Norges medlemmer og deres leverandører.

1. Tvangsarbeid/slavearbeid (ILO konvensjon nr. 29 og 105)

• Det skal ikke forekomme noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid.
• Arbeidere skal ikke måtte levere depositum eller identitetspapirer til arbeidsgiver og skal fritt kunne avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid.

2. Fagorganisering og kollektive forhandlinger (ILO konvensjon nr. 87, 98, 135 og 154)

• Arbeidere skal uten unntak ha rett til å slutte seg til eller etablere fagforeninger etter eget ønske, og til å forhandle kollektivt. Arbeidsgiver skal ikke blande seg inn i, hindre eller motarbeide fagorganisering eller kollektive forhandlinger.
• Fagforeningsrepresentanter skal ikke diskrimineres eller hindres i å utføre sitt fagforeningsarbeid.
• Dersom retten til fri organisering og/eller kollektive forhandlinger er begrenset ved lov, skal arbeidsgiveren legge til rette for, og ikke hindre alternative mekanismer for fri og uavhengig organisering og forhandling.

3. Barnearbeid (FNs konvensjon om barnets rettigheter, ILO konvensjon nr. 138, 182 og 79, ILO anbefaling nr. 146)

• Minstealder for arbeidere skal ikke være mindre enn 15 år og i tråd med nasjonal minstealder for ansettelse, eller; minstealder for obligatorisk skolegang, med høyeste alder som gjeldende. Dersom lokal minstealder er satt til 14 år i tråd med unntaket i ILO konvensjon 138, kan dette aksepteres.
• Nyrekruttering av barnearbeidere i strid med ovennevnte minstealder skal ikke finne sted.
• Barn under 18 år skal ikke utføre arbeid som er til skade for deres helse, sikkerhet eller moral, inkludert nattarbeid.
• Det skal etableres handlingsplaner for snarlig utfasing av barnearbeid som er i strid med ILO-konvensjonene 138 og 182. Handlingsplanene skal dokumenteres og kommuniseres til relevant personale og andre interessenter. Det skal legges til rette for støtteordninger hvor barn gis mulighet til utdanning inntil barnet ikke lenger er i skolepliktig alder.

4. Diskriminering (ILO konvensjon nr. 100 og 111 og FNs Kvinnediskrimineringskonvensjon)

• Det skal ikke forekomme diskriminering når det gjelder ansettelse, avlønning, opplæring, forfremmelse, oppsigelse eller pensjonering basert på etnisk tilhørighet, kaste, religion, alder, uførhet, kjønn, sivil status, seksuell legning, fagforeningsarbeid eller politisk tilhørighet.
• Det skal etableres vern mot seksuelt påtrengende, truende, fornærmende eller utnyttende adferd, og mot diskriminering eller oppsigelse på usaklig grunnlag, f. eks ekteskap, graviditet, foreldrestand eller status som HIV-smittet.

5. Brutal behandling (Menneskerettighetserklæringen/UDHR)

Fysisk mishandling eller avstraffelse, eller trussel om fysisk mishandling er forbudt. Det samme gjelder seksuelt eller annet misbruk og andre former for ydmykelser.

6. Helse, miljø og sikkerhet (ILO konvensjon nr. 155 og anbefaling nr. 164)

• Det skal arbeides for å sikre arbeidere et sikkert og sunt arbeidsmiljø. Farlige kjemikalier og andre stoffer skal håndteres forsvarlig. Nødvendige tiltak skal iverksettes for å forhindre og minimere ulykker og helseskader som resultat av, eller relatert til, forhold på arbeidsplassen.
• Arbeidere skal ha jevnlig og dokumentert opplæring i helse og sikkerhet. Helse- og sikkerhetsopplæring skal gjentas for nyansatte og omplasserte arbeidere.
• Arbeidere skal ha tilgang til rene sanitærfasiliteter og rent drikkevann. Hvis relevant, skal arbeidsgiver også besørge tilgang til fasiliteter for trygg oppbevaring av mat.
• Hvis arbeidsgiver tilbyr losji, skal dette være rent, sikkert, tilstrekkelig ventilert og med tilgang til rene sanitærfasiliteter og rent drikkevann.

7. Lønn (ILO konvensjon nr. 131)

• Lønn til arbeidere for en normal arbeidsuke skal minst være i tråd med nasjonale minstelønnsbestemmelser eller bransjestandard, den høyeste gjelder. Lønn skal alltid være tilstrekkelig til å dekke grunnleggende behov, inkludert noe sparing.
• Lønnsforhold og utbetaling av lønn skal være skriftlig avtalefestet før arbeidet påbegynnes. Avtalen skal være forståelig for arbeideren.
• Fratrekk i lønn som disiplinærreaksjon tillates ikke.

8. Arbeidstid (ILO konvensjon nr. 1 og 14)

• Arbeidstiden skal være i tråd med nasjonale lover eller bransjestandard, og ikke overstige arbeidstid i samsvar med gjeldende internasjonale konvensjoner. Normal arbeidstid per uke skal vanligvis ikke overstige 48 timer.
• Arbeidere skal ha minst én fridag per 7 dager.
• Overtid skal være begrenset og frivillig. Anbefalt maksimum overtid er 12 timer per uke, dvs. samlet arbeidstid på 60 timer per uke. Unntak fra dette kan aksepteres dersom det er regulert av en kollektiv avtale eller nasjonal lov.
• Arbeidere skal alltid ha overtidstillegg ved arbeidstidstid over normal arbeidstid (se punkt 8.1 over), minimum i tråd med gjeldende lover.

9. Regulære ansettelser

• Forpliktelser overfor arbeidere, i tråd med internasjonale konvensjoner, nasjonale lover og regler om regulære ansettelser skal ikke omgås gjennom bruk av korttidsengasjementer (som bruk av kontraktsarbeidere, løsarbeidere og dagarbeidere), underkontraktører eller andre arbeidsrelasjoner.
• Alle arbeidere har krav på arbeidskontrakt på et språk de forstår.
• Lærlingeprogram skal være klart definert med hensyn til varighet og innhold.

10. Marginaliserte befolkningsgrupper

• Produksjon og bruk av naturressurser skal ikke bidra til å ødelegge ressurs- og inntektsgrunnlag for urfolk eller andre marginaliserte befolkningsgrupper, for eksempel ved å beslaglegge store landarealer, uforsvarlig bruk av vann eller andre naturressurser som befolkningsgruppene er avhengig av.

11. Miljø

• Negativ miljøpåvirkning skal reduseres i hele verdikjeden. I tråd med føre var-prinsippet skal det gjennomføres tiltak for kontinuerlig å minimere utslipp av klimagasser og lokal forurensing, bruk av skadelige kjemikalier, sprøytemidler og for å sikre bærekraftig ressursuttak og forvaltning av vann, hav, skog og land, og bevaring av biologisk mangfold.
• Nasjonal og internasjonal miljølovgivning og -reguleringer skal overholdes og relevante utslippstillatelser skal innhentes.

12. Korrupsjon

• Alle former for bestikkelser er uakseptabelt, så som bruken av alternative kanaler for å sikre illegitime private eller arbeidsrelaterte fordeler til kunder, agenter, kontraktører, leverandører eller deres tilsatte samt offentlige tjenestemenn/-kvinner.

13. Dyrevelferd

• Dyrevelferd skal respekteres. Tiltak bør iverksettes for å minimere negativ påvirkning på produksjonsdyrs og arbeidsdyrs velferd.
• Nasjonal og internasjonal dyrevelferdslovgivning og -reguleringer skal overholdes.

• Etisk handel Norge
• OECDs retningslinjer for ansvarlig næringsliv
• Anskaffelsesloven
• Anskaffelsesforskriften
• Statsansatteloven §39
• Arbeidsmiljøloven kapittel 2A
• Genèvekonvensjonene
• ILO (International Labour Organization)

Ikrafttredelsesdato 01.01.2026.

Dokumentet skal oppdateres etter behov slik at innholdet i dokumentet til enhver tid er gjeldende. Som minimum skal dokumentet revideres en gang i året.