template.back.to.overview Prosjektverktøy

Prosjektportalen er OsloMets verktøy for prosjekt og porteføljestyring (sharepoint.com). Alle porteføljestyrte prosjekter får et eget prosjektområde i portalen. Store prosjekter med flere delprosjekter og programmer med flere prosjekter, kan benytte Programmodulen.

Prosjektportalen er et viktig styringsverktøy for OsloMet. Det lages rapporter til ledelsen med grunnlag i dataene lagt inn i Prosjektportalen.

Teams er et Microsoft365-verktøy for samhandling og intern kommunikasjon ved OsloMet og egner seg godt for samhandling i et prosjektteam. Her kan du ha dialog med prosjektteamet, dele filer og samle andre relevante verktøy (Planner, OneNote, Prosjektportalen mm).

Planner er en Microsoft365-applikasjon som kan brukes i Teams (microsoft.com). Her kan oppgaver tildeles Teams-medlemmene, og det kan legges til en tidsfrist for når oppgaven skal være fullført. Når oppgaven er fullført “hukes den av” og teamet får en oversikt over hvilke oppgaver som er fullført og hvilke som gjenstår.

Oppgavene kan også organiseres etter tema slik at teamet lettere får oversikt ulike typer oppgaver. I tillegg kan man lenke opp til relevante dokumenter.

De som får tildelt oppgaver blir varslet når de blir tildelt en oppgave og når fristen for fullføring nærmer seg.

OneNote er en Microsoft365-applikasjon som kan brukes i Teams (microsoft.com). OneNote er nyttig for å samle informasjon, notater, møtereferater etc. OneNote notater kan også flettes inn i møtereferater i Decisions.

Project for the web er en Microsoft365-applikasjon for prosjektstyring og planlegging (microsoft.com). Applikasjonen kan enkelt lenkes opp til Teams. Project for the Web minner om Planner, men har noe ekstra funksjonalitet. Du kan for eksempel vise hierarkier og hvordan oppgaver er avhengige av hverandre i Gantt-diagram eller «Roadmaps».

Alle faste ansatte har lesetilgang til Project for the Web med Microsoft 365-lisensen, men skrivetilgang er lisensbelagt. Innleide konsulenter må ha lisens både for å lese og skrive.

Lisens bestilles i IT-bestillingssystemet. Under «Hva er navnet på programvaren» skriver du «Project Plan 5». Bestillingen må godkjennes av leder og kostnaden for lisensen tilfaller enheten.

Decisions er et møtestyringsverktøy som kan brukes sammen med Teams, SharePoint og OneNote og Planner. Det egnes seg primært for regelmessige møteserier som prosjekt-, styringsgruppe- og referansegruppemøter i større prosjekter. 

Her kan du innkalle til møte, forberede agenda, lage møtebok, lage notater, tildele oppgaver, skrive beslutninger, lage møtereferat og følge opp oppgaver i etterkant. 

Decisions er lisensbelagt, og det kreves en lisens for hver møteserie. Lisens bestilles av møtearrangøren i IT-bestillingssystemet. Bestillingen må godkjennes av leder og kostnaden for lisensen tilfaller enheten.

Det finnes et eget ressurs-teams for bruk av Decisions på OsloMet.

Se opplæringsvideo om Decisions (youtube.com).

Med Mentimeter lager du enkle presentasjoner som integrerer avstemninger og/eller spørsmål. Mentimeter fungerer bra til samhandling i workshops og gruppeoppgaver, og kan være nyttig for å skape engasjement og dialog rundt problemstillinger i prosjektet. OsloMet tilbyr fullversjon-lisens på Mentimeter for alle ansatte. Hos DIGIN får du mer informasjon og mulighet til å aktivere lisensen.

Med Padlet kan man samarbeide om å lage tankekart, poste spørsmål, notater eller bilder, og få svar fra for eksempel prosjektleder eller prosjektdeltagere. Dette kan være nyttig for å skape engasjement og dialog rundt oppgaver og problemstillinger i prosjektet. Ta kontakt med DIGIN for å få tilgang og mer informasjon.