I god tid før tiltredelse – telefon/mail til den nyansatte hvor man ønsker velkommen og avklare når/hvor vedkommende skal møte. Avklare eventuelle behov for å tilrettelegge arbeidsplassen.
HR registrerer nyansatt i BAS og sørger for at ny medarbeider registreres i rett enhet slik at personen får tilgang til riktig fellesområder og kommer med på riktige e-post lister.
Bestilles blomst/plante til den nyansatte (i BASWARE)
Utarbeide tilpasset opplæringsplan. Planen skal gi den nyansatte en introduksjon til arbeidsoppgaver, roller og gi en oversikt over møter for introduksjonsperioden.
Utpeke fadder og gi fadder ansvarsoppgaver til oppfølging.
Orientere om navn og tiltredelsesdato til kolleger
Gå gjennom OsloMet-akademiets kurstilbud: Noe ny medarbeider bør melde seg på den første tiden? Opplæring i systemer o.a.
Leder må kontakte kandidat og avklare IKT behov i.e. stasjonær PC/dockingstasjon/laptop/ipad/mobil. Dette må bestilles hos BIT i forkant av oppstart og godkjennes av leder.
Avklar om eksisterende mobilnummer skal porteres eller om ny medarbeider skal ha et nytt mobilnummer.
Det er viktig at leder selv er med og legge løpet den første perioden, så ta en prat i forberedelsesperioden om behov og ønsker og hvordan best tilrettelegge.
Utpek fadder og eventuelt mentor.
Tenk gjennom: Hvem bør påtroppende leder introduseres for den første tiden?
Tilgang til dataprogrammer tilpasset ledere. Rettigheter og tilganger i relevante systemer.
Når BAS-registrering har funnet sted: Inviter til møter og arrangementer via kalenderen.
Klargjør kalender for å sikre tid til oppstartaktiviteter (de første 2-3 mnd.): Faste møter / booke møter med leder, medarbeidere, tillitsvalgte og andre interessenter / ledersamlinger / se OsloMet-akademiets kurstilbud, lederopplæring spesielt / sosiale tilstelninger og andre arrangementer.
Gå gjennom interessentanalyse og planlagte oppstartaktiviteter, møter og arrangementer: Trengs endringer? Møtes ny leders behov?
Oppstartsamtale, inkl. behov for kompetanseutvikling. Informasjon og påmelding OsloMet-akademiets kurstilbud, lederopplæring spesielt.
Hva bør ny leder få en raskt oversikt over ? Gå gjennom introduksjonsdokumenter. For eksempel:
sentrale dokumenter. Statlig lov- og regelverk.
rapporter og orienteringsnotater om underliggende enheter.
større pågående prosjekter og prosesser o.l.
Innføringsmoduler innen administrative områder.
Sikre rask kjennskap til sentrale administrative områder.
Spesielle oppfølgingspunkter ved oppstart for internasjonale ansatte
OsloMet Start, jmf. sjekklister som presentert over, er gjeldende for alle nyansatte, inkludert de internasjonale. Internasjonale ansatte kan imidlertid ha behov for ekstra tilrettelegging. Avdeling for HR har utarbeidet rutiner for rekruttering og mottak av internasjonale ansatte.