Retningslinjer for leder - mottak av nyansatte

• I god tid før tiltredelse – telefon/mail til den nyansatte hvor man ønsker velkommen og avklare når/hvor vedkommende skal møte. Avklare eventuelle behov for å tilrettelegge arbeidsplassen.
• Har du en nyansatt fra et annet land, sender du en epost til mottakskontoret omiss@oslomet.no med navn, tittel, tilhørighet, kontaktinfo og nasjonalitet slik at de kan få bistand i on-boarding prosessen.
• HR registrerer nyansatt i BAS og sørger for at ny medarbeider registreres i rett enhet slik at personen får tilgang til riktig fellesområder og kommer med på riktige e-post lister.
• Sørge for at de har lest og forstått sikkerhetsinstruksen.
• Bestilles blomst/plante til den nyansatte (i BASWARE)
• Utarbeide tilpasset opplæringsplan. Planen skal gi den nyansatte en introduksjon til arbeidsoppgaver, roller og gi en oversikt over møter for introduksjonsperioden.
• Utpeke fadder og gi fadder ansvarsoppgaver til oppfølging.
• Orientere om navn og tiltredelsesdato til kolleger

• Sjekk kurs i regi av OsloMet Akademiet på Hva skjer-kalenderen. Det anbefales at nyansatte meldes på systemkurs og lignende. Nyansatte fra andre land skal meldes på norsk kurs.

Klargjøring av kontorplass

• Tildele kontorplass
• Sørge for navneskilt og posthylle
• Rengjøring av kontorplass bestilles hos BiE.
• Påse at kontorplassen er klargjort og inneholder nødvendig utstyr samt sjekke at tilganger er OK.
• Send link til nyansatte med informasjon om IKT for nyansatte.

Ved bestilling av IT utstyr sjekk følgende

• Avklar om utstyret (laptop/dockingstasjon/skjerm/nettbrett/mobil) skal bestilles nytt, eller om det er utstyr som kan gjenbrukes, f.eks. fra ansatte som har sluttet. 
• Avklar om eksisterende mobilnummer skal overføres eller om ny medarbeider skal ha et nytt mobilnummer. Avklar hvem som er juridisk eier av abonnementet per dags dato hvis nummeret skal overføres.

• To-faktorautentisering er et krav for ansatte ved OsloMet. Bruker autentiseres via mobilappen MS-Authenticator. For ansatte som ikke kan benytte mobiltelefon finnes alternativ løsning. I tilfelle hvor dette er aktuelt, kontakt IT-Servicedesk.

• IT-utstyret må bestilles minst 14 dager før tiltredelse på bestillingsrutiner for IKT-utstyr. Har ny medarbeider behov for programvare ut over standardprogrammer, bestill så fort som mulig via bestillingssystemet for IKT-utstyr og programvare 

• Ta imot den nyansatte og ønske velkommen.
• Velkomsthilsen med blomst settes på kontoret.
• Introduserer fadder.
• Sørge for nøkkel og adgangskort.
• HMS-brannvern - gi informasjon om hvem som er etasjeansvarlig ved evakuering og vise rømningsveier.
• Omvisning på avdelingen, praktisk info.
• HMS-arbeid i egen enhet. Hilse på verneombudet i nyansattes enhet.
• Utvidet hilserunde med andre enheter og aktuelle samarbeidspartnere
• Leder eller HR orienterer om praktiske rutiner, eks. arbeidstid, ferie, permisjoner, sykefravær, SAP-portalen, velferdstilbud m.m.
• Nyansatt gjennomfører e-læringskurs i brannvern
• Henvis den nyansatte til OsloMets sikkerhetsinformasjon og www.sikresiden.no, som er mobiltilpasset og kan legges på startskjerm på mobilen.
• Opplæring i eksportkontroll forskriften (regjeringen.no)
• Opplæring i personvern og GDPR (unit.no) 
• Informasjon på mail/kalenderinvitasjon til fellesmøter og arrangementer.
• Nyansatte fra andre land skal inviteres til engelsk velkomstdag

Etter 1 uke - og innen 2 og 6 måneder

• Oppfølgingssamtale med nærmere innføring i ansvarsområde og arbeidsoppgaver
• Informere om muligheten for Erasmus-ansatt-utveksling
• Oppfølgingssamtaler etter to og fem måneder (prøvetidsregler), se samtaleskjema (.doc).

• Sørge for personlig kontakt hver dag, ta med den nyansatte til lunsj og aktuelle møter.
• Orientere om sosiale aktiviteter for enheten og på OsloMet generelt. Blant annet OsloMets kulturtilbud og inkluderingsarrangementer fra OsloMet International Staff Services for nyansatte fra andre land.
• Omvisning studiesteder/Campus (Kjeller, Pilestredet).

IT-relatert

• IT-servicedesk gir brukerstøtte og support til utstyr og programvare. 
• Sjekk at passord og tilgang til PC fungerer. Kontakt IT-servicedesk ved problemer.
• Dersom ny medarbeider skal ha en laptop må det avtales utlevering av utstyret med IT-servicedesk. Husk å medbringe brukernavn og passord.
• Gjør en kort gjennomgang av programvare. Vis at programvare kan bestilles gjennom IT-servicedesk
• Sett den ansatte inn i lagringsrutinene og reglene for klassifisering ved OsloMet.
• Innføring i SAP portalen/appen. Fraværs - og  tidsregistrering i SAP portalen (tidsregistrering kun for TA ansatte).
• Innføring i Teams
• E-post – Outlook / møtebooking.
• Vis hvordan ny medarbeider utarbeider egen profilside på ansattesidene.
• Oppfordre nyansatt til å sette opp OsloMet i sin LinkedIn-profil (linkedin.com)

Det er viktig at leder selv er med og legge løpet den første perioden, så ta en prat i forberedelsesperioden om behov og ønsker og hvordan best tilrettelegge.

• Utpek fadder og eventuelt mentor.
• Tenk gjennom: Hvem bør påtroppende leder introduseres for den første tiden?
• Tilgang til dataprogrammer tilpasset ledere. Rettigheter og tilganger i relevante systemer.
• Når BAS-registrering har funnet sted: Inviter til møter og arrangementer via kalenderen.
• Klargjør kalender for å sikre tid til oppstartaktiviteter (de første 2-3 mnd.): Faste møter / booke møter med leder, medarbeidere, tillitsvalgte og andre interessenter / ledersamlinger / se OsloMet-akademiets kurstilbud lederopplæring spesielt / sosiale tilstelninger og andre arrangementer.
• Gå gjennom interessentanalyse og planlagte oppstartaktiviteter, møter og arrangementer: Trengs endringer? Møtes ny leders behov?
• Oppstartsamtale, inkl. behov for kompetanseutvikling. Informasjon og påmelding OsloMet-akademiets kurstilbud , lederopplæring spesielt.
• Hva bør ny leder få en raskt oversikt over ?  Gå gjennom introduksjonsdokumenter. For eksempel:
  • sentrale dokumenter. Statlig lov- og regelverk.
  • rapporter og orienteringsnotater om underliggende enheter.
  • større pågående prosjekter og prosesser o.l.
• Innføringsmoduler innen administrative områder.
• Sikre rask kjennskap til sentrale  administrative områder.

OsloMet Start, jf. sjekklister som presentert over, er gjeldende for alle nyansatte, inkludert de internasjonale ansatte og forskere som kan ha behov for ekstra tilrettelegging. Avdeling for HR har utarbeidet rutiner for rekruttering og mottak av internasjonale ansatte. En internasjonal ansatt som skal være i Norge over 3 måneder må ha oppholdstillatelse og kan ikke starte sitt arbeid på OsloMet før etter registrering hos politiet. Har du ansatt en nyansatt fra en annen kultur kontakt OsloMet International Staff Services (OMISS) for kursing eller informasjon for godt mottak og inkludering i arbeidsmiljøet. For at den den nyansatte skal få god, praktisk oppfølging i oppstarten, kontakt omiss@oslomet.no

Disse finner du på ressurssidene for internasjonal rekruttering og mottak

• Oppstartsplan for nyansatte
• Sjekkliste med avhukingspunkter til utskrift - hjelpeliste for ledere 
• Informasjonsside for nyansatte
• IKT for nyansatte
• Sjekkliste oppstartssamtale