Administrativ støtte

Administrativ støtte

Personalforvaltning / Rekruttering og ansettelse

Retningslinjer for leder - mottak av nyansatte

Det er leders ansvar å planlegge introduksjonsperioden. Leder bestemmer selv hvilke andre ressurspersoner som kan bistå i ulike praktiske gjøremål.

Sjekkliste før oppstart

  • I god tid før tiltredelse – telefon/mail til den nyansatte hvor man ønsker velkommen og avklare når/hvor vedkommende skal møte. Avklare eventuelle behov for å tilrettelegge arbeidsplassen.
  • HR registrerer nyansatt i BAS og sørger for at ny medarbeider registreres i rett enhet slik at personen får tilgang til riktig fellesområder og kommer med på riktige e-post lister.
  • Bestilles blomst/plante til den nyansatte (i BASWARE)
  • Utarbeide tilpasset opplæringsplan. Planen skal gi den nyansatte en introduksjon til arbeidsoppgaver, roller og gi en oversikt over møter for introduksjonsperioden.
  • Utpeke fadder og gi fadder ansvarsoppgaver til oppfølging.
  • Orientere om navn og tiltredelsesdato til kolleger
  • Gå gjennom OsloMet-akademiets kurstilbud: Noe ny medarbeider bør melde seg på den første tiden? Opplæring i systemer o.a.

Klargjøring av kontorplass

  • Tildele kontorplass
  • Sørge for navneskilt og posthylle
  • Rengjøring av kontorplass bestilles hos BiE via OTRS systemet.
  • Påse at kontorplassen er klargjort og inneholder nødvendig utstyr samt sjekke at tilganger er OK.
  • Send link til nyansatte med informasjon om IKT for nyansatte.

Ved bestilling av IT utstyr sjekk følgende

  • Leder må kontakte kandidat og avklare IKT behov i.e. stasjonær PC/dockingstasjon/laptop/ipad/mobil. Dette må bestilles hos BIT i forkant av oppstart og godkjennes av leder.
  • Avklar om eksisterende mobilnummer skal porteres eller om ny medarbeider skal ha et nytt mobilnummer.
  • Bestill installasjon og gjennomgang av utstyret minst 14 dager før tiltredelse på bestillingsrutiner for IKT-utstyr. Har ny medarbeider behov for programvare ut over standardprogrammer, bestill så fort som mulig via bestillingssystemet for IKT-utstyr og programvare.

Sjekkliste første arbeidsdag/uke 

  • Ta imot den nyansatte og ønske velkommen.
  • Velkomsthilsen med blomst settes på kontoret.
  • Introduserer fadder.
  • Sørge for nøkkel og adgangskort.
  • HMS-brannvern - gi informasjon om hvem som er etasjeansvarlig ved evakuering og vise rømningsveier.
  • Omvisning på avdelingen, praktisk info.
  • HMS-arbeid i egen enhet. Hilse på verneombudet i nyansattes enhet.
  • Utvidet hilserunde med andre enheter og aktuelle samarbeidspartnere
  • Leder eller HR orienterer om praktiske rutiner, eks. arbeidstid, ferie, permisjoner, sykefravær, SAP-portalen, velferdstilbud m.m.
  • Nyansatt gjennomfører e-læringskurs i brannvern
  • Mappe med sikkerhetsinformasjon skal legges på pulten. Brosjyre og sikkerhetskort på papir er tilgjengelig på rekvisita lager i P46 og hos HR-seksjonen på fakultet.
  • Informasjon på mail/kalenderinvitasjon til fellesmøter og arrangementer.

Etter 1 uke - og innen 2 og 6 måneder:

  • Oppfølgingssamtale med nærmere innføring i ansvarsområde og arbeidsoppgaver
  • Informere om muligheten for Erasmus-ansatt-utveksling
  • Oppfølgingssamtaler etter 2 måneder (prøvetidsregler), se samtaleskjema.
  • Oppfølgingssamtaler etter 5 måneder (prøvetidsregler), se samtaleskjema.

Sjekkliste - Fadder

  • Sørge for personlig kontakt hver dag, ta med den nyansatte til lunsj og aktuelle møter.
  • Orientere om sosiale aktiviteter for enheten og på OsloMet generelt. Blant annet bedriftsidrettslag/OsloMet BIL og OsloMets kulturtilbud.
  • Omvisning studiesteder/Campus (Kjeller, Pilestredet, Sandvika).

IT relatert:

  • Sjekk at passord og tilgang til PC fungerer. Ev. kontakte BIT.
  • Dersom ny medarbeider skal ha en laptop må denne hentes til avtalt tid (leder avtaler) på BIT-senteret. Husk og medbringe brukernavn og passord.
  • Kort gjennomgang av programvare.
  • Innføring i SAP portalen. Fraværs - og  tidsregistrering i SAP portalen (tidsregistrering kun for TA ansatte).
  • Innføring i Skype for Business (telefonisystem).
  • E-post – Outlook / møtebooking.
  • IT-support (BIT).
  • Kort gjennomgang av Nettarbeidsplassen (intranett/NAP).
  • Vis hvordan ny medarbeider utarbeider egen profilside på intranettet.
  • Oppfordre nyansatt til å sette opp OsloMet i sin LinkedIn-profil.

Sjekkliste ved oppstart i lederstillinger

Det er viktig at leder selv er med og legge løpet den første perioden, så ta en prat i forberedelsesperioden om behov og ønsker og hvordan best tilrettelegge.

  • Utpek fadder og eventuelt mentor.
  • Tenk gjennom: Hvem bør påtroppende leder introduseres for den første tiden?
  • Tilgang til dataprogrammer tilpasset ledere. Rettigheter og tilganger i relevante systemer.
  • Når BAS-registrering har funnet sted: Inviter til møter og arrangementer via kalenderen.
  • Klargjør kalender for å sikre tid til oppstartaktiviteter (de første 2-3 mnd.): Faste møter / booke møter med leder, medarbeidere, tillitsvalgte og andre interessenter / ledersamlinger / se OsloMet-akademiets kurstilbud, lederopplæring spesielt / sosiale tilstelninger og andre arrangementer.
  • Gå gjennom interessentanalyse og planlagte oppstartaktiviteter, møter og arrangementer: Trengs endringer? Møtes ny leders behov?
  • Oppstartsamtale, inkl. behov for kompetanseutvikling. Informasjon og påmelding OsloMet-akademiets kurstilbud, lederopplæring spesielt.
  • Hva bør ny leder få en raskt oversikt over ?  Gå gjennom introduksjonsdokumenter. For eksempel:
    • sentrale dokumenter. Statlig lov- og regelverk.
    • rapporter og orienteringsnotater om underliggende enheter.
    • større pågående prosjekter og prosesser o.l.
  • Innføringsmoduler innen administrative områder.
  • Sikre rask kjennskap til sentrale  administrative områder.
  • Tilleggsinformasjon om sikkerhet for ledere og UF-ansatte lastes ned her.

Spesielle oppfølgingspunkter ved oppstart for internasjonale ansatte

OsloMet Start, jmf. sjekklister som presentert over, er gjeldende for alle nyansatte, inkludert de internasjonale. Internasjonale ansatte kan imidlertid ha behov for ekstra tilrettelegging. Avdeling for HR har utarbeidet rutiner for rekruttering og mottak av internasjonale ansatte.

Disse finner du på ressurssidene for internasjonal rekruttering.

Publisert
Sist oppdatert