Håndbok for periodiske evalueringer ved OsloMet - Ansatt

Håndbok for periodiske evalueringer ved OsloMet

template.back.to.overview Håndbok for periodiske evalueringer ved OsloMet

Formålet med denne håndboken er å gi støtte til det praktiske arbeidet med gjennomføring av de periodiske evalueringene.

Føringene for periodiske evalueringer ved OsloMet er nedfelt i retningslinjer for behandling av periodiske evalueringer ved OsloMet

Maler til bruk i arbeidet (sharepoint.com) er å finne på eget område.

Innmelding i Teamsgruppe for koordinatorer for periodiske evalueringer skjer ved henvendelse til Inger LangeggenKyrre Matias Goksøyr eller Michelle Storakeren.

  • Plan for evalueringer

    Fakultetet må ha en plan for periodiske evalueringer som innebærer at hvert studietilbud evalueres hvert 6. år. Hvert fakultet bør ha en ansvarlig for periodiske evalueringer, som sørger for at evalueringene igangsettes i henhold til planen, og påser at det er knyttet en koordinator til hver evaluering. 

  • Oppstart og arkivering av evalueringer

    Før oppstart opprettes en arbeidsordre i økonomisystemet (UBW). Følg vanlig prosedyre for dette.

    Det anbefales at administrator på fakultet, initierer et oppstartsmøte med koordinator og leder(e) for studietilbudet/ene som skal evalueres, for å gå gjennom regelverk, saksgang og oppgavefordeling, samt avklare forventninger.

    Arbeidet med å få på plass et evalueringspanel bør starte tidlig, gjerne cirka seks måneder før man ønsker at evalueringen skal starte.

    Det opprettes sak i 360 med navn på formen «Periodisk evaluering av … (navn på studietilbudet/ene)». Man skal kunne følge sakens gang i 360. Følgende skal derfor ligge på saken: 

    • Mandat

    • Selvevalueringen

    • Oppnevningsbrev til medlemmer av evalueringspanel

    • Rapport/tilbakmelding fra evalueringspanel

    • Kommentarer fra fagmiljøet og studenter/stipendiater

    • Saksfremlegg og vedlegg ved utvalgsbehandling

    • Vedtak/referat fra utvalgsbehandlingen

    • Oversendelse til utdanningsavdelingen

  • Selvevaluering

    Selvevaluering gjennomføres først. Malene for selvevaluering angir hva selvevalueringene skal inneholde. Formålet med selvevalueringen er primært å vurdere om utdanningen oppfyller studietilsynsforskriftens krav. 

  • Evalueringspanel

    Ved oppnevning av evalueringspanel kontakter institutt- eller programleder de ønskede medlemmene, og avklarer samtidig hvem av medlemmene som skal lede komiteens arbeid.

    Når panelets sammensetning er klar, foretas formell oppnevning, og koordinator sender oppnevningsbrev til panelmedlemmene. Oppnevningsbrevet er den formelle avtalen mellom panelmedlem og OsloMet. 

    Oppnevningsbrevet bør inneholde følgende opplysninger:

    • Mandat

    • Tidsramme for arbeidet

    • Antall timer som komiteen har til disposisjon

    • Informasjon om honorar

    • Informasjon om refusjon av eventuelle utlegg til transport, overnatting og mat

    • Informasjon om at reisetid ikke honoreres (hvis aktuelt)

    • Informasjon om skatteregler i brevet til det utenlandske medlemmet

    • Oversikt over alle panelmedlemmene og deres kontaktinformasjon, samt informasjon om hvem som er panelleder

    • Kontaktinformasjon til koordinator for komiteen

    Det bør avholdes et oppstartsmøte for evalueringspanelet der medlemmene får nødvendig informasjon fra koordinator og fakultet/institutt, samt planlegger arbeidet og fordeler arbeidsoppgaver. Det skriftlige grunnlagsmaterialet bør sendes ut i god tid før oppstartmøtet.

    Vi anbefaler at arbeidet med periodiske evalueringer gjennomføres digitalt.

  • Skriftlig grunnlagsmateriale

    Vi anbefaler at evalueringspanelet i stor grad baserer evalueringen på foreliggende skriftlig dokumentasjon. Dette kan være følgende:

    • Studietilbudets program/studie- og emneplaner.

    • Studietilbudets kvalitetsrapporter de siste år.

    • Instituttets og fakultetets kvalitetsrapporter.

    • Data fra studentundersøkelser, kandidatundersøkelser og arbeidsgiverundersøkelser.

    • Nøkkeltall (opptakstall, frafall, antall kandidater, ansattes førstestillingskompetanse m.m.).

  • Intervjuer

    Dersom evalueringspanelet ønsker å bruke intervjuer i sin evaluering skal fakultetet legge til rette for en god prosess. Grupper som er aktuelle å intervjue er:

    • programansvarlig og ledere på ulike nivåer

    • studenter/stipendiater

    • vitenskapelig ansatte

    • representanter for yrkesfeltet (avtagere/praksissteder)

    • administrativt ansatte

  • Tidsplan og økonomi

    Hele gjennomføringen av den eksterne evalueringen, fra oppstart av evalueringspanelets arbeid til ferdig behandling av panelets tilbakemeldinger, skal maksimum ha en varighet på ett år.

  • Honorering av panelmedlemmer

    Medlemmer i evalueringspanelet honoreres i henhold til avtalt arbeidsomfang, og satser definert i Statens personalhåndbok pkt 10.14.2 (lovdata.no). For eventuelle panelmedlemmer som er ansatt ved OsloMet må det tegnes internavtale med fakultetet/senteret er ansatt ved, som også har ansvaret for avlønning. Dersom vedkommende ikke har disponibel tid i sin arbeidsplan, må det gis overtidskompensasjon.

    Medlemmene av evalueringspanel er oppdragstagere (ikke timelønnskontrakt). Beskrivelse av rutiner for kontrakter og utbetalinger.

    Honorar utbetales når oppdraget er gjennomført.

  • Utgifter til transport, overnatting og mat

    Eventuelle utlegg som panelmedlemmene har til transport, overnatting og mat føres i refusjonsskjema. Billetter og originalkvitteringer legges ved refusjonsskjemaet og sendes til koordinator for evalueringspanelet. Ved bestilling av reiser eller hotell gjennom Berg-Hansens reisebyrå, oppgis prosjektnummer for den aktuelle evalueringen som referansenummer.

    Medlemmer med utenlandsk statsborgerskap

    Norske myndigheter krever at alle utenlandske mottakere av lønn/honorar har et D-nummer eller et norsk skattekort. For utenlandske medlemmer som utfører alt arbeid i hjemlandet (digitalt) faller imidlertid behovet for D-nummer og skattekort bort. Det må framgå i kontraktbestillingen at arbeidet er utført i utlandet, og at det derfor ikke skal trekkes skatt.

    Et D-nummer består av elleve siffer og tilsvarer norsk fødselsnummer. Begge deler utstedes av Skatteetaten i Norge. OsloMet må ha medlemmets D-nummer før lønn/honorar kan utbetales.

    OsloMet er pålagt å foreta forskuddstrekk på den delen av vurderingsjobben som er utført i Norge. Norske myndigheter vil eventuelt senere betale tilbake skatten, ettersom utenlandske medlemmer sannsynligvis ikke vil bli regnet som skattepliktige til Norge.

    Om medlemmet ikke har D-nummer eller norsk skattekort, bør OsloMet bistå medlemmet med dette. Til det trengs følgende:

    For å få utbetalt honorar må utenlandske medlemmer levere følgende (til koordinator for komiteen):

    • Kopi av førstesiden av passet

    • Bankinformasjon: SWIFT-nummer, IBAN-opplysninger og bankens adresse

    Koordinator må sikre at medlemmet får tilstrekkelig informasjon om det regelverket som gjelder.

  • Overlevering av vurderingene

    Fakultetet/instituttet må selv vurdere om det er mest hensiktsmessig å motta evalueringspanelets vurderinger bare som en rapport, eller om det også skal være en form av dialog rundt vurderingene. Det kan være fruktbart å kunne drøfte vurderingene i fellesskap, men det krever også mer koordinering og at man tar hensyn til dette i budsjettet for evalueringen.

    Om man velger å gjennomføre en dialog må man uansett sikre at de sentrale delene av vurderingene er dokumentert i en rapport, men det kan være mulig å forenkle innholdet i rapporten om man også kan diskutere vurderingene direkte med evalueringspanelet. Når dialogen fører til videre oppfølging, må dette enkelt dokumenteres, for eksempel som en protokoll eller en liste med hovedpoenger/tiltak som er drøftet.

  • Spørsmål eller innspill?

    Kontakt seksjon for analyse og kvalitetsutvikling (oslomet.no) dersom du har spørsmål eller innspill til håndboken.