Behandling av opplysninger av deg som tilsatt | Helse, miljø og sikkerhet - Ansatt

Kontakt

Kontakt

Ingrid S. Jacobsen

Telefon :
67 23 55 34
E-post :
Url :
Ingrid S. Jacobsen

Rektors Stab: Emelie Høglund

Telefon :
67 23 55 93
E-post :

Avd. Utdanning: Marius Stene Fuglum

Telefon :
67 23 53 81
E-post :

Avd. Utdanning: Royne Kreutz

Telefon :
67 23 58 90
E-post :

Avd. FoU Morten Bjørnskau Johannesen

Telefon :
67 23 86 14
E-post :

HR: Malin Smit

Telefon :
67 23 83 72
E-post :

ØK: Gisle Mossige

Telefon :
67 23 58 85
E-post :

SDI: Olga Pakhomova

Telefon :
67 23 57 64
E-post :

Avdeling Eiendom: Kjersti Weston

Telefon :
67 23 84 34
E-post :

Avdeling IKT: Stig Muren

Telefon :
67 23 58 40
E-post :

Universitetsbiblioteket: Sissel Gram Mikus

Telefon :
67 23 58 55
E-post :

Avd. SK: Hallvard Lavoll

Telefon :
67 23 51 09
E-post :

Fakultet HV: Claudia Steidl Talgo

Telefon :
67 23 61 97
E-post :

Fakultet HV: Berit Nygård

Telefon :
63 23 80 90
E-post :

HV: FoU Eirik Dåstøl Langeland

Telefon :
67 23 54 65
E-post :

Fakultet LUI: Jorunn Wiig Strømberg

Telefon :
67 23 71 08
E-post :

LUI: FoU Nina Hestnes

Telefon :
67 23 70 76
E-post :

Fakultet SAM: Mette Sandberg

Telefon :
67 23 73 58
E-post :

SAM: FoU Inger Johanne Flatland

Telefon :
67 23 60 87
E-post :

Fakultet TKD: Sigrun Vedø

Telefon :
67 23 69 05
E-post :

Fakultet TKD: FOU og Adm./underv. Cecilia Roberts

Telefon :
67 23 85 56
E-post :

SPS: Jon Anstein Olsen

Telefon :
67 23 67 80
E-post :

SVA: Elsbet Vestvatn

Telefon :
992 88 396
E-post :

SVA FoU: Silvia Alfreider

Telefon :
988 91 994
E-post :

Behandling av opplysninger om deg som ansatt

Behandling av opplysninger om deg som ansatt

Redegjørelse for hvordan OsloMet behandler personopplysningene om deg som ansatt.

Hjemmelsgrunnlaget for behandlingen av personopplysningene om tilsatte er Personvernforordningen (GDPR) art. 6 nr. 1 bokstav a, b, c  (jf. nr. 3 bokstav b, jf. arbeidsmiljøloven §13-4 ) eller f, samt art. 9 nr. 2 bokstav a eller b (jf. arbeidsmiljøloven § 9-3). Personvernforordningen er EUs nye lovgivning på personvernområdet, og gjelder for hele EU/EØS.

Personopplysningene brukes til  lønns- og personaladministrative formål, som for eksempel å beregne lønn, ha oversikt over arbeidstid, fravær, ferie og permisjoner.

Informasjon som behandles om deg som ansatt er for eksempel navn, fødselsnummer, kontaktinformasjon (adresse og telefonnummer). I tillegg registreres stillings- og lønnsopplysninger, utdanning og tjenesteansiennitet, samt navn og alder på barn under 12 år og navn og kontaktinformasjon til nærmeste pårørende.

Informasjonen innhentes fra deg som jobbsøker eller ansatt og fra andre instanser, som skattemyndigheter, Nav og tidligere arbeidsgiver.

Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområde regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på universitetets Internettsider. Portrettbilde av deg som tilsatt publiseres med mindre du reserverer deg mot en slik publisering.

Informasjon om utlevering av opplysninger finner du under generelt om utlevering av personopplysninger og pressens og allmenhetens innsyn etter offentlighetsloven.

Personopplysninger om tilsatte behandles hovedsakelig i OsloMets lønn- og personalsystemer (SAP og Agresso). I OsloMets dokumenthåndteringssystem finnes det en personalmappe for deg med opplysninger om for eksempel: 

  • søknad på stilling(er) (kun stillingssøknader fra vedkommende som blir tilsatt i en stilling, blir journalført og arkivert)
  • attester for utdanning/arbeidspraksis
  • kompetansegivende kurs og opplæring
  • ansettelsesbrev
  • arbeidsavtale
  • taushetserklæringer
  • dokumenter om pensjonsforhold og lønnsplassering
  • særskilte avtaler i arbeidsforholdet
  • permisjoner
  • eventuell korrespondanse mellom deg og arbeidsgiver, samt om fratredelsen og gjenpart av sluttattest

Personalmappe

Når du slutter på universitetet blir personalmappen din gjennomgått og unødvendig informasjon slettes. Universitetet vil fortsatt lagre opplysninger, for eksempel om hvem som har jobbet i virksomheten, hvor lenge og hva de gjorde. Se nettside om personvernerklæring for dokumenthåndteringssystemet.

Påmelding til obligatoriske og frivillige møter

Når du melder deg på møter, arrangementer og seminarer ber vi deg registrere personopplysninger. For nærmere informasjon om hvilke personopplysninger dette er og hvordan vi behandler personopplysningene dine, se personvernerklæring for påmelding til obligatoriske og frivillige møter.

Bruk av Zoom

Zoom er OsloMets foretrukne tjeneste for videostrømming. Når ansatte logger seg på med FEIDE-bruker, sendes for- og etternavn og OsloMet-postadresse til Uninett AS, som leverer Zoom til OsloMet.

Ved bruk av Zoom til undervisning, møte- og konferansevirksomhet må man som regel delta ved bruk av bilde og/eller lyd under strømmingen. Dette styres av den ansatte med innstillinger ved tilkobling til undervinsingsstrømmen. Dette kan også når som helst endres av den ansatte så lenge strømmingen foregår. Denne behandlingen er nødvendig for oppfyllelse av arbeidsavtalen, jf. (GDPR)  art. 6 nr. 1 b) "avtale".

I tillegg samles det inn analysedata om bruk av Zoom, slik som vertskap, deltagere, tidspunkt, maskinvare og IP-adresse. Dataene er strengt tilgangsbegrenset og tjener OsloMets interesse i å optimalisere, feilrette, produsere statistikk for å forbedre tjenesten, jf. (GDPR) art. 6 nr.1 f) "berettiget interesse".

Berg-Hansen Reisebureau AS

Universitetet har inngått avtale med Berg-Hansen Reisebureau AS. Her kan du selv bestille flyreiser ol., enten du bare bestiller til deg selv eller flere. Kontaktopplysninger som fullt navn, telefonnummer, epostadresse og VISA/kredittkortnummer legges inn i reiseportalen. Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen (GDPR) art. 6 nr. 1 b) "avtale" og f) "berettiget interesse". For nærmere informasjon om Berg-Hansen sin behandling av dine personopplysninger, se Berg-Hansen sin personvernerklæring.

Aon - forsikrings og pensjonsløsninger

Universitetet samarbeider med Aon for å gi deg best mulig forsikrings- og pensjonsløsninger. I forbindelse med samarbeidet kan Aon behandle navn, stilling, adresse, telefonnummer, epost, fødselsdato, personnummer, lønn og andre godtgjørelser, familierelasjoner, finansielle forhold, bilnummer og reiseinformasjon og stilling. Disse opplysningene blir samlet inn via universitetet, forsikringsselskapet/pensjonsleverandøren eller fra deg. Behandlingsgrunnlaget er samtykke (ved behandling av sensitive personopplysninger), Aon sin legitime interesse i å oppfylle avtalen med universitetet og forpliktelser i henhold til lover og regler, se Aon sin personvernerklæring (engelsk).

Personvernerklæringer for ulike systemer:

Personer i HR har kun tilgang til personopplysninger om ansatte som er nødvendig for å ivareta deres arbeidsoppgaver. Sensitiv informasjon beskyttes med tilgangskode i dokumentforvaltningssystemet.

Prorektor, viserektor, direktører og avdelingsledere i fellesadministrasjonen er delegert det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger om ansatte ved sin enhet.

Dekan/senterleder er delegert det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger om ansatte ved fakultet/senter.

Ansvaret innebærer blant annet å sørge for at det er utarbeidet nødvendige rutiner for å sikre konfidensialitet og kvalitet og at opplysningene ikke lagres lengre enn nødvendig.

HR-direktør er ansvarlig for at det tilbys nødvendig opplæring i bruk av it-systemer og for gjeldende rutiner.

Det er enhver leders ansvar at egne ansatte har fått tilstrekkelig opplæring og at dokumenthåndtering og saksbehandling innen eget ansvarsområde skjer i samsvarer med OsloMets rutiner.