Retningslinjer for søknadsskriving ved TKD - Ansatt

Retningslinjer for søknadsskriving ved TKD

Retningslinjer for søknadsskriving ved TKD

Dagens finansieringsmodell av norske universiteter baserer seg i økende grad på at midler for forskning innhentes gjennom konkurranse istedenfor å være del av universitetenes faste tildelinger over statsbudsjettet. Ikke-vitenskapelige krav knyttet til samfunnsmessige effekter og virkning, formidling og gjennomføring i forskningsutlysninger har tilsvarende økt.

Når vi deltar i eksternfinansiert forskning har OsloMet som institusjon også et juridisk og økonomisk ansvar som skal forvaltes. Dette ansvaret begynner ved innsending av en søknad og fordrer et samarbeid mellom forskningsansvarlige, forskere og rådgivere i planleggingen av et prosjekt.

For å hjelpe dem som søker slike midler har fakultetet egne forskningsrådgivere og prosjektøkonomer som bistår i søknadsfasen og i gjennomføringsfasen.  På sentralt nivå har OsloMet også forskningsrådgivere som bistår de som vil søke midler gjennom EU eller nasjonale storsatsninger, eller vil delta i talentutviklingsprogram. 

  • Hva kan du få støtte til når du skal søke om eksterne midler?

    Du trenger ikke gjøre alt selv når du skal søke eksternfinansiering. Når du jobber med teknisk krevende deler av søknaden, som budsjettering og gjennomføringsplaner, kan du få støtte fra økonomi- og FoU rådgivere. 

    Fakultetet har egne prosjektøkonomer som bistår i budsjettering av ressurser som skal inn i prosjekter og som sørger for at budsjettet er korrekt satt opp i tråd med institusjonelle normer og regelverk, samt at det er i henhold til kravene fra den eksterne finansiør. Budsjettet skal settes opp i samråd med instituttleder. Prosjektøkonomen kan også bistå partnerne i prosjektet med å forstå hvordan de skal sette opp sine budsjetter i henhold til utlysningen. 

    Forskningsrådgiverne ved fakultetet bistår med spørsmål knyttet til utlysningstekst, prosjektdesign, implementering og gjennomlesing av prosjektskisser opp mot utlysningers evalueringskriterier, inkludert etikk og samfunnsansvar.  Forskningsrådgiverne kan videre bistå med partnersøk, finne riktige samarbeidsformer for prosjektet, og dialog med finansiører. 

    For at vi skal kunne gi dere best mulig hjelp i søknadsprosessen er det viktig at dere involverer instituttledelsen og rådgiverne i FoU- og økonomiseksjonene på fakultetet så tidlig som mulig. Instituttleder kan kreve at dere involverer FoU- og økonomirådgivere i søknadsarbeidet. Ved store utlysninger vil vi sende ut e-post med viktige frister. Dersom dere ønsker vår støtte, ber vi om at disse fristene overholdes. 

  • Annen støtte

    Forskningskollegaer er en verdifull ressurs når det gjelder faglig bistand, særlig i utforming av større prosjekter. Vi oppfordrer til å hjelpe hverandre med å lese søknadsutkast og gi konstruktive tilbakemeldinger, og deltar gjerne på forskerinitierte workshops og konsortiemøter. 

    Dersom det trengs ytterligere støtte enn fakultetets rådgivere kan gi, vil FoU-seksjonen bistå med kontakt med fellesadministrasjonens rådgiverteam og juridisk gruppe.  

  • Når starter søknadsarbeidet?

    Når du begynner å tenke på å søke eksternfinansiering er første steg å sørge for at planen er forankret hos instituttleder, som er forskningsansvarlig. Denne forankringen er en forutsetning for å kunne sende inn søknader som ansatt ved OsloMet. Større prosjekter skal også forankres hos fakultetsledelsen og i enkelte tilfeller i rektoratet. Se nettside om forskningsansvarliges roller og oppgaver ved OsloMet.

    Dersom du skal søke midler lønner det seg å ha en solid strategi for hvordan prosjektet du søker finansiering til vil bringe merverdi til din forskergjerning, og hvilke finansieringstyper og samarbeid som passer din forskningsagenda. Forskningsrådgiverne kan bistå i å finne og tolke relevante utlysninger og tilrettelegge for gode partnerskap og forskningssamarbeid i et prosjekt. 

  • Prosessen når du søker eksterne forskningsmidler som prosjektkoordinator

    1. Ta kontakt med instituttleder, prosjektøkonom og forskningsrådgiver så tidlig i prosessen som mulig. En god tommelfingerregel er 1 måned før søknadsfrist (mer for EU-prosjekter og store satsninger som SFF/Fellesløft o.l.).
    2. I forkant av NFRs frist for forskerprosjekt koordinerer FoU-seksjonen en egen prosess. Meld gjerne inn selv om planen bare er tentativ – det forplikter ikke å lufte en idé.
    3. Utlysninger som krever koordinering og/eller godkjenning på rektornivå, vil også få egne prosesser på fakultetsnivå i forkant (for eksempel INTPART, Fellesløft, SFF, Infrastruktur).
    4. Så fort instituttleder skriftlig har godkjent arbeid med en søknad, kaller forskningsrådgiver og prosjektøkonom inn til et kort informasjonsmøte for å diskutere utlysningskrav, planlegging av prosjektets ressurser og eventuelle intellektuelle rettigheter (IPR) med tanke på partnersammensetning og utlysningskrav. Her avtales også videre oppfølgning basert på identifisert behov.
    5. Budsjett for deltakelse fra OsloMet. Sett gjerne opp budsjett for din egen oversikt, men husk at det budsjett som sendes inn skal være utformet av prosjektøkonom. Dette fordi budsjettet er et juridisk bindende løfte om disponering av ressurser på vegne av OsloMet. Prosjektøkonom trenger derfor å vite hvem som skal delta i prosjektet fra OsloMet sin side, i hvilken grad de skal delta, fordeling egeninnsats/prosjekttilskudd, totalsum for andre direkte kostnader som reise og utstyr eller bruk av underleverandører. Prosjektøkonom behøver også vite prosjektets planlagte start og sluttdato.
    6. Partneres budsjett. Som prosjekteier eller innsendende institusjon har vi ansvar for å generere søknadens totale budsjett. Likevel, siden den enkelte partner er ansvarlig for sin egen tildeling av budsjettet, må partnere selv budsjettere sin innsats basert på sin organisasjonstype, egne finansielle forhold, og hva som er mulig å finansiere i utlysningen. Prosjektleder innhenter budsjett fra sine partnere. Prosjektøkonomen bistår prosjektleder ved spørsmål fra partnere og med mal for partnerbudsjett. Når alles budsjett er innsendt, setter prosjektøkonom opp søknadens totale budsjett som skal sendes inn.
  • Prosessen når du søker eksterne forskningsmidler som partner

    1. Ta kontakt med instituttleder, prosjektøkonom og forskningsrådgiver så tidlig i prosessen som mulig. En god tommelfingerregel er å melde fra så snart du har definert deltakelsen med prosjektleder/koordinator.
    2. Så fort instituttleder skriftlig har godkjent arbeid med en søknad, tar forskningsrådgiver og prosjektøkonom kontakt for å diskutere planer i forhold til din deltakelse som partner, budsjettandel og ressursbehov samt IPR i forhold til partnersammensetning og utlysning. Her avtales også videre oppfølgning basert på identifisert behov.
    3. Budsjett for deltakelse fra OsloMet. Sett gjerne opp budsjett for din egen oversikt, men husk at det budsjett som sendes inn til prosjektleder/koordinator skal være utformet av prosjektøkonom. Dette fordi budsjettet er et juridisk bindende løfte om disponering av ressurser på vegne av OsloMet. Prosjektøkonom trenger derfor å vite hvem som skal delta i prosjektet fra OsloMet sin side, i hvilken grad de skal delta, fordeling egeninnsats/prosjekttilskudd, totalsum for andre direkte kostnader som reise og utstyr eller bruk av underleverandører. Prosjektøkonom behøver også å vite prosjektets planlagte start og sluttdato.
       
  • Instituttleders rolle i prosessen

    Det er instituttleder som er forskningsansvarlig i søknader som sendes fra ansatte på instituttet. Det innebærer ansvar for arbeidstid, budsjett og juridiske forhold knyttet til prosjektet. Instituttleder har også det overordnete ansvaret for instituttets strategi og faglige profil. Derfor skal instituttleder alltid være informert om søknader som planlegges og sendes inn. Det er også instituttleder som signerer på samarbeidsavtaler i prosjektet. Unntaket er prosjekter som omfatter flere institutter/fakultet. Disse signeres av dekan. 

  • Lenker til ressurser