Forskningsansvarliges rolle og oppgaver

Rektor har det øverste administrative ansvaret for den forskningen som foregår ved OsloMet og anses som forskningsansvarlig. Det inne­bærer at rektor har et overordnet ansvar for å oppfylle den forsknings­ansvar­liges plikter, men kan delegere oppgaver til de ulike fakultet ved dekan eller senter ved senterleder.

Oppgaver rektor skal gjøre selv:

• Skal ha et overordnet ansvar for å oppfylle den forskningsansvarliges plikter.

• Skal ta initiativ til en prosess/opprette et prosjekt og avsette tilstrekkelig ressurser i form av personal og budsjett for å få på plass et felles internkontrollsystem på universitetet.

• Skal legge til rette for at universitetet på en forsvarlig måte får bidra til å spre og formidle resul­­­­tater fra forskning, f.eks. ved å tilby forskere publisering via et institusjonelt arkiv på inter­­nett.

• Skal godkjenne søknader om eksterne FoU-midler i de tilfeller hvor finansierende organ krever godkjenning av rektor.

• Skal signere kontrakter som gjelder EU-finansierte FoU-prosjekter.

• Er erstatningsansvarlig ved brudd på personvernlovgivningen.

Dekan/senterleder har det daglige forskningsansvaret på fakultet/senter. Person med daglig (operativt) forskningsansvar er dekanen på hvert fakultet og senterlederen på hvert senter. Noen oppgaver skal utføres av dekan/senterleder, andre kan delegeres i linjen. Dekan/senterleder avgjør hvordan FoU-administrasjonen skal organiseres.

Oppgaver dekan/senterleder skal gjøre selv:

• skal selv være kontaktperson for REK-søknader.

• skal selv sikre at det finnes tilstrekkelig forskningsstøtte til både organisering og infrastruktur; dvs. i økonomi/rapporteringsinfrastrukturen (opprettelse, basisdata, budsjett, rapportering) og ved avklaring av roller (myndighet, forpliktelser, tillatelser til personer som jobber i prosjektet).

• skal selv tilrettelegge, prioritere og allokere lokaler til forskning.

• skal selv utpeke en ansvarshavende til forskningsbiobanken (linjeleder/instituttleder eller en operativ leder/forskningsleder) i de forskningsprosjekter hvor det er nødvendig å opprette en forskningsbiobank.

• skal selv tilrettelegge lokaler og utstyr for forskningsbiobanker.

Oppgaver dekan/senterleder kan gjøre selv eller delegere:

• skal godkjenne både faglig og økonomisk søknader om ekstern finansiering av FoU-prosjekter som involverer flere enn ett institutt (oppgaven kan delegeres til fakultetsdirektør/prodekan FoU). Godkjenning av søknader som bare involverer ett institutt, kan delegeres til instituttleder.

• skal signere kontrakter som gjelder ekstern finansiering av FoU-prosjekter og som involverer flere enn ett institutt (oppgaven kan delegeres til fakultetsdirektør/prodekan FoU). Signering av kontrakter som kun involverer ett institutt, kan delegeres til instituttleder.

Fakultetsdirektør/prodekan FoU/senterleder skal utføre oppgaver delegert fra dekanen

• godkjenne søknader om ekstern finansiering av FoU-prosjekter og signere kontrakter som gjelder ekstern finansiering av FoU-prosjekter, dersom oppgaven er delegert fra dekan.

• Fakultetsdirektør/senterleder skal normalt (etter delegasjon fra dekan) være administrativt ansvarlig for søknader om ekstern finansiering av FoU - prosjekter (fakultetsdirektøren kan utpeke andre til å utføre arbeidet).

Instituttleder/senterleder med budsjett- og personalansvar for sin enhet kan delegere oppgavene videre i linjen, til bl.a. studieledere, og de står fritt til å benytte seg av tilbudt bistand fra FoU-administrasjonen for å få utført oppgaver. Se rutine for personvernkontakter FoU sin internkontroll.

• Skal vurdere alt som angår økonomi, herunder søknader om egenfinansiering og bruk av FoU-tid, samt søknader om ekstern finansiering av FoU-prosjekter.

• Skal godkjenne både faglig og økonomisk søknader om ekstern finansiering av FoU- prosjekter ved sitt institutt, dersom fullmakt til å godkjenne er delegert fra dekan.

• Skal signere kontrakter som gjelder ekstern finansiering av FoU-prosjekter ved sitt institutt, dersom fullmakt til å signere er delegert fra dekan.

• Skal vurdere et forskningsprosjekts faglige relevans og gjennomførbarhet.

• Skal vurdere prosjektleders kvalifikasjoner i forhold til aktuelt forskningsprosjekt.

• Skal føre (sørge for) en løpende oversikt over student- og forskningsprosjekter.

• Skal sørge for at det foreligger nødvendig forsikring av forskningsdeltakere i de tilfeller hvor OsloMet er behandlingsansvarlig. OsloMet regnes som den behandlingsansvarlige når et eller flere av følgende kriterier er oppfylt: forskningsprosjektet er initiert av universitetet eller en del av studien foregår ved universitetet, prosjektet er finansiert av universitetet, universitetet har inngått kontrakt med ekstern finansierer (Norsk forskningsråd o.l.)

• Skal tilrettelegge for behandling og lagring av forskningsdata og annen prosjekttilhørig dokumentasjon; dvs. bevilge/godkjenne budsjett der det er avsatt midler til innkjøp av nødvendig IKT-utstyr, brannsikre og låsbare skap, frysere o.l. som er nødvendig for sikker lagring av forskningsdata.

• Skal sørge for at prosjektleder får tilbud om opplæring i gjeldende lovverk, forskrifter og retningslinjer om personvern- og informasjonssikkerhet, etikk og medisinske og helsefaglige forhold.

• Skal sørge for at prosjektleder får et tilbud om opplæring i OsloMets kvalitetssystem – føring av internkontroll, slik at forskningen planlegges, organiseres, gjennomføres og avsluttes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av personopplysnings-  og helseforskningsloven.

• Skal avklare forskningsansvar ved prosjekter med flere samarbeidspartnere.

• Skal følge opp at prosjektleder følger personvernlovgivning, ivaretar etiske, medisinske, helsefaglige, vitenskapelige og informasjonssikkerhetsmessige forhold, samt annet som prosjektleder er ansvarlig for i et forskningsprosjekt.

Eksempler er:

• innhenting av nødvendige godkjennelser for elektronisk behandling av personopplysninger,

• inngåelse av nødvendige avtaler; f.eks. en databehandleravtale der prosjektet skal benytte seg av forskningsdata fra andre institusjoner,

• sørge for signering av taushetsplikts- og/eller overdragelseserklæringer der det er nødvendig,

• nødvendig opplæring av prosjektmedarbeidere i etikk, personvern, informasjonssikkerhet,

• riktig avslutning av prosjekter, f.eks. å sende sluttmelding til REK eller sørge for at NSD får kontakt med prosjektleder for avklaring av status i prosjekter etter at periode i meldeskjema er avsluttet og forskningsdata skal slettes/anonymiseres.