Retningslinjer for tilrettelegging og samarbeid mellom linjeleder og verneombud

OsloMet skal ha en godt organisert vernetjeneste, og retningslinjene skal sikre at verneombudenes rolle som bidragsyter i arbeidet med å ivareta og å medvirke til et godt arbeidsmiljø ivaretas.

Retningslinjene skal legge til rette for god samhandling mellom vernetjenesten og linjeorganisasjonen, og for at verneombudene er en integrert del av medvirkningsprosesser på sine verneområder. 

De skal sikre samarbeid og samhandling mellom ledere og verneombud i alle ledd i organisasjonen. 

De skal være et styringsverktøy for Lokalt arbeidsmiljøutvalg (LAMU), for enhetlig å kunne evaluere og følge opp vernetjenesten.

• Retningslinjene inngår i OsloMets HMS-retningslinjer, med utgangspunkt i HMS‐ lovgivingen.  
• Retningslinjene er forpliktende for samarbeidet mellom linjeledelsen og vernetjenesten, og er forankret hos rektor. 
• Retningslinjene er vedtatt og forvaltes av AMU.

Retningslinjen omfatter hele universitetet – alle nivå og enheter.  

Linjeledelse

Alle formelle ledere på alle nivå i organisasjonen er en del av linjeledelsen. Ledere kan ha ulike/flere roller knyttet til tilrettelegging og samarbeid*: 

• Den lederen i linjen som omfatter alle enheter i verneområdet.
• Personallederne for alle enhetene som inngår i verneområdet.
• Verneombudets personalleder.

På verneområder hvor flere ledere hører inn under samme verneombud, skal LAMU, med utgangspunkt i hva som vil være mest hensiktsmessig for verneområdet, avgjøre hvilken leder som er leder for verneområdet, og som har ansvaret for å følge opp punktene 7.1 og 7.2.1 i denne retningslinjen.

* Det skal utarbeides et vedlegg til retningslinjen med oversikt over verneorganisasjonen, hvor det framgår hvem som er leder/ledere i de ulike verneområdene, og hvilke leder og verneombud som har ansvar for de ulike enheter.

Verneombud

OsloMet har verneombud på tre nivå:

• Sentralt hovedverneombud (SHVO) – verneombud på virksomhetsnivå
  • Stedfortredende hovedverneombud – SHVOs stedfortreder ved SHVOs fravær

• Lokale hovedverneombud (LHVO) – hovedverneombud for driftsenhet (Driftsenhet er her ihh til Tilpasningsavtalen for OsloMet pkt. 4 (cp.compendia.no)) 
  LHVO har ansvar for saker som angår to eller flere verneområder i driftsenheten. 

  • For lokalt hovedverneombud for FA og SPS sitt verneområde ligger det til LAMU å definere hvilken leder som er leder på verneområdet De fellesadministrative avdelingene og SPS.
• Verneombud (VO) - verneombud for det enkelte verneområdet.

I noen av verneområdene er det også vara verneombud. 

Arbeidsmiljø 

Hvordan man organiserer, planlegger og gjennomfører arbeidet, og omfatter både fysisk og psykososialt arbeidsmiljø.

Medvirkning

Verneombudet skal virke for gjennomføringen av arbeidsmiljølovens målsettinger, og skal gis anledning til å vurdere og å avgi uttalelse om saker som er nevnt i arbeidsmiljøloven § 7-2 (2-4) Arbeidsmiljøutvalgets oppgaver (lovdata.no) innenfor sitt verneområde.

Det er leders ansvar å iverksette og å følge opp retningslinjen.

Arbeidsgiver har HMS-ansvaret, den enkelte leder har ansvaret for helsefremmende arbeidsmiljø i egen enhet. 

Verneombudet har en påseerrolle i arbeidsmiljø og HMS, og ombudet skal i henhold til arbeidsmiljølovens kapittel 6 (Iovdata.no) ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet og utføre de oppgavene som følger av lov og forskrift (lovdata.no).

Verneombudene skal være en samarbeidspartner med ledelsen i arbeidet med å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, og et bindeledd mellom arbeidsgiver og arbeidstaker for å skape en trygg arbeidsplass gjennom HMS-arbeidet. 

Verneombud på OsloMet skal gjennomføre den opplæring som er nødvendig for at de kan utføre sine verv på forsvarlig måte, i henhold til forskrift om organisering, ledelse og medvirkning §3-18 (lovdata.no) . Brukes kjemiske stoffer eller biologisk materiale i verneområdet, skal det gis opplæring om de helsefarer stoffene kan medføre - arbeidsmiljøloven § 4-5 (lovdata.no).

7.1. Organisering 

Linjeleder for verneområdet skal

• sørge for tilrettelegging og samarbeid mellom linjeleder og verneombud.
• tilrettelegge for godt samarbeid mellom lederne i verneområdet og verneombudet. 
• sørge for at verneombudet får den opplæring som er nødvendig for å fylle rollen som verneombud på en forsvarlig måte (se pkt. 6).
• sikre at verneombud gis tilstrekkelig tid til å utføre vervet i tråd med fastsatte tidsressurs, dette omfatter også kompetanseheving. 
• ta med verneombud på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet i verneområdet, deriblant det systematiske HMS-arbeidet. 
• Verneombudet skal tas med på et tidspunkt i prosessen der reell medvirkning er mulig. 
• påse at dokumentasjonskrav er oppfylt (lovdata.no). 

  Verneombud skal innenfor sitt verneområde skal

• være kjent med retningslinjen. 
• gjøre seg kjent med sitt verneområde.
• påse at arbeidsgiver ivaretar sitt ansvar etter myndighetskrav og universitetets interne regler.  
• delta i planlegging og gjennomføring av det systematiske HMS‐arbeidet. 

Verneombudet skal gjøre seg kjent med bestemmelsene om verneombudets taushetsplikt (liovdata.no).

7.2. Gjennomføring

7.2.1. Faste møter mellom leder for verneområdet og verneombud

Leder for verneområdet skal sikre og legge til rette for at det gjennomføres faste møter med verneombud. Møter skal gjennomføres minimum to ganger per semester.  Møtene skal legge til rette for en god dialog og informasjonsutveksling om arbeidsmiljøsituasjonen i verneområdet, og de ulike enhetene. Møtene skal brukes til å diskutere tema knyttet til både det fysiske og det psykososiale arbeidsmiljøet - mulige temaer vil være:

• Systematisk HMS-arbeid
  • Vernerunder og oppfølging av påfølgende tiltak.
  • Risikoanalyser og oppfølging av påfølgende tiltak. 
  • HMS-avvik og forhold som har medført personskader, ulykker eller helsefare. 
  • Behov for HMS-opplæring innenfor de ansattes arbeidsoppgaver og arbeidsområder. 
    Verneombudet bør ha kjennskap til instrukser/pålegg gitt av Arbeidstilsynet eller ledelsen.
• Psykososialt arbeidsmiljø
  • Forebygge sykefravær.
  • Helsefremmende arbeidsmiljøtiltak.
  • Oppfølging av tiltak knyttet til medarbeiderundersøkelser, gjenoppretting av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø o.l.
  • Generell arbeidsbelastning for ansatte.
• Andre forhold knyttet arbeidsmiljøet som ikke er nevnt, for eksempel planlagt omorganisering/omstilling, innføring av nye systemer, samt nybygg/ombygging/kontorfordeling.

Om særskilte forhold som kan ha betydning for arbeidsmiljøet oppstår mellom de faste møtepunktene, skal leder innkalle til møte så raskt som mulig. Verneombudet kan innkalle til møte ved behov. 

Det skal føres korte referat fra møtene, gjerne med oppfølgingspunkter til neste møte. 

7.2.2. Andre møtepunkt

Verneombudet bør jevnlig delta i ledermøter, seksjonsmøter o.l.  for å snakke om HMS, og bidra til at dette er et tema som diskuteres jevnlig og å skape en god HMS-kultur.

Enhetsledere skal i samarbeid med verneombudet planlegge, gjennomføre og følge opp vernerunder og arbeidsmiljøsamtaler.

Hovedverneombudene skal delta i arbeidet med driftsenhetenes HMS‐årsrapport, som et ledd av OsloMets systematiske HMS-arbeid ihh til Internkontrollforskriften (lovdata.no). Vara verneombud bør delta i gjennomgangen av enhetens HMS-årsrapport. 

7.3. Ressurser

Verneombudets personalleder og verneombudet skal sammen sikre at verneombudet gis tilstrekkelig tid til å utføre vervet.

Personalleder og ombud skal i fellesskap vurdere hvilke konsekvenser vervet får for verneombudets ordinære oppgaver, og vurdere konkrete løsninger slik at verneombudet tidsressurs er reell. Dette skal gjøres i starten av verneombudsperioden, og kan endres dersom akutte saker krever at verneombudet trenger mer tid til vervet. Tidsbruken bør vurderes jevnlig, minimum ved oppstart av en ny periode for vervet. 

Lokalt hovedverneombud (LHVO) skal i likhet med øvrige verneombud sikres tilstrekkelig tid til å utføre sitt verv. Dette må være en tilleggsressurs til ressursen vedkommende får for oppgaver knyttet til VO-rollen. For LHVO vil delvis frikjøp fra sin stilling derfor kunne være hensiktsmessig - størrelse på frikjøp kan variere etter størrelse og aktiviteter på enheten. Frikjøp dekkes i så fall over driftsenhetens budsjett (driftsenhet er her ihh til Tilpasningsavtalen for OsloMet pkt. 4 (cp.compendia.no)).

Frikjøp for sentralt hovedverneombud og stedfortredende SHVO dekkes over sentrale budsjett.

7.4. Vernetjenesten   

Følgende møter mellom universitetets verneombud er fastlagt:

• SHVO og LHVO: Månedlig   
• SHVO, LHVO og VO: Skjer ved Møteplassen som arrangeres fem ganger i året
• LHVO og VO: I forkant av LAMU-møter

• Arbeidsmiljøutvalget (AMU): SHVO og SHVOs stedfortreder er fast medlem.  
• Lokale arbeidsmiljøutvalg (LAMU): LHVO er fast medlem.
• Informasjon, drøfting og forhandling (IDF): SHVO skal innkalles til møter når det er planer som gjelder rasjonalisering (omstilling) og spørsmål om arbeidstidsordninger jf. universitetets Tilpasningsavtale. SHVO innkalles med tale og forslagsrett i saker som angår arbeidsmiljøet.  
  Sentralt IDF ved OsloMet har valgt å kalle inn SHVO til alle møter. 
• Lokale IDF: LHVO skal innkalles til møter når det er planer som gjelder rasjonalisering (omstilling) og spørsmål om arbeidstidsordninger jf. universitetets tilpasningsavtale til Hovedavtalen for arbeidstakere i staten, kapittel 5. LHVO innkalles med tale og forslagsrett i saker som angår arbeidsmiljøet. 
  LHVO kan kalles inn til og delta i alle IDF-møter 
• HMS‐utvalg: Der det er etablert HMS-utvalg skal VO på nærmeste nivå møte.  

• Samarbeid og tilrettelegging etter denne retningslinjen skal evalueres årlig. 
• Retningslinjen skal evalueres annethvert år. 
•  Avd. HR, som ansvarlig fagavdeling, har ansvaret for løpende vedlikehold av retningslinjen i tråd med endringer i gjeldende lovverk.