Skip to Content

Administrative support

Administrative support

Procurement and finance / Finance regulations

Retningslinjer for bevertning og representasjon ved OsloMet

Her er retningslinjer for bevertning og representasjon, og bestilling av mat til konferanser og andre arrangementer. Retningslinjene gjelder alle ansatte i forbindelse med bevertning og representasjon på universitets regning, uavhengig om det er innenfor eller utenfor ordinær arbeidstid i eller utenfor OsloMet.

1. Innledning
2. Bevertning
2.1 Bevertning ved møter, råd og utvalg
2.1.1 Satser 2018
2.2 Andre arrangementer
3. Representasjon
3.1 Satser 2018
3.2 Representasjon innenlands
3.3 Representasjon utenlands
3.4 Hjemmerepresentasjon
4. Alkoholservering
5. Tips
6. Dokumentasjon
7. Overtidsmat

1. Innledning

Statens personalhåndbok gir klare føringer for representasjon, bevertning og utgifter til mat mv. (lovdata.no).

For å sikre felles forståelse og praktisering av personalhåndbokens bestemmelser har OsloMet presisert de statlige føringene i nedenstående retningslinjer.

2. Bevertning

Bevertning er godtgjøring til mat ved møter, konferanser mv. Hovedregelen er at arbeidsgiver ikke har bevertning for egne ansatte.

Ved arrangement med kun interne deltagere kan servering vurderes, se pkt. 2.2 andre arrangementer. Krav til dokumentasjon beskrives i pkt. 6.

2.1 Bevertning ved møter, råd og utvalg

Bevertning kan gis:

a) Ved møter og arrangementer der andre enn OsloMets egne ansatte deltar.

b) Ved møter i styrer, råd og utvalg og lignende hvor andre enn OsloMets ansatte deltar.

c) Ved konferanser, avslutning av internt utvalgsarbeid og andre større arbeider.

2.1.1 Satser 2018

Satsene for bevertning er slik:

Satser for bevertning 2018
Arrangement

Kun Interne

deltakere

Med eksterne deltakere i lokaler til OsloMet (kantine, møterom, spiserom e.l.) inntil Med eksterne deltakere i eksterne lokaler (utenfor OsloMet) inntil
 <3 timer i arbeidstiden  Kaffe  kr 178 kr 267
 >3 timer i arbeidstiden og går inn i lunsjtiden  kr 178  kr 178  kr 267
 >3 timer og som strekker seg ut over arbeidstiden  kr 402  kr 402  kr 603
 For langvarige arrangement der det er nødvendig med to serveringer  kr 588  kr 588  kr 882

Hovedregelen er at lokalene til OsloMet benyttes til bespisning.

a. For arrangement som er under tre timer og holdes innenfor ordinær arbeidstid, kan det benyttes inntil kr. 178,- pr. deltaker

b. For arrangementer som varer 3 timer eller mer, eller som strekker seg ut over den ordinære arbeidstiden, og hvor det er nødvendig med servering av annet enn smørbrød, kaffe/te eller lignende kan det benyttes inntil kr. 402,- per deltaker.

c. For langvarige arrangement som strekker ut over ordinær arbeidstid og hvor det er nødvendig med to serveringer, kan det benyttes inntil kr. 588,- pr. deltaker.

d. Der man unntaksvis av praktiske årsaker ikke kan innta måltidene i spiserom, kantine, møterom eller lignende, men må benytte eksterne spisesteder, kan satsene økes med inntil 50 %.

Etter en vurdering av det enkelte arrangement kan dekan, senterleder eller divisjonsdirektør fravike beløpsgrensene under a-d opp til maksimumsgrensen for representasjon kr. 1287.

Søknad og godkjenning må dokumenteres, enten ved elektronisk godkjenning i bestillingssystemet eller legges ved betalingsbilaget (faktura/refusjonskrav).

2.2 Andre arrangementer

Det kan gis bevertning ved spesielle arrangement med bare interne deltakere.

a) Ved arrangement med kun interne deltakere kan arrangementseier vurdere servering av drikke (kaffe, te o.l.) når møte, kurset, seminaret varer mer enn en time.

b) På arrangement som varer mer enn 3 timer og går inn i lunsjtid, kan det serveres enkel lunsj. Lunsjutgiftene skal ikke overstige kr 178,- per deltaker

c) På interne møter som varer 3 timer eller mer og strekker seg ut over ordinær arbeidstid og hvor det er nødvendig med servering av annet enn smørbrød, kaffe og lignende, kan det benyttes inntil kr. 402,- per deltager

d) På heldagsarrangement som strekker seg ut over ordinær arbeidstid og hvor det er nødvendig med to serveringer, kan det benyttes inntil kr 588,- per deltager

e) I forbindelse med julekaffe, jule-/sommeravslutninger kan det være servering for inntil kr 402 avhengig av varighet på arrangementet se satsene for arrangement for pkt. 2.1.1 satser 2018

f) I forbindelse med disputas kan det være en mottakelse med enkel servering.

g) I forbindelse med markering av ansatte som fyller 50, 60 og 70 år, tilsatte som har 20-, 30- og 40 års tjeneste ved universitetet, ansatte som pensjoneres eller som slutter etter minst 10 års tjeneste ved universitetet, kan det holdes en enkel tilstelning (se retningslinje for gaver).

Rektor gir øverste leder ved avdeling/fakultet/senter fullmakt til å gi samtykke i at bevertning kan gis ved andre interne møter/arrangement. Samtykket kan gis ved elektronisk godkjenning i bestillingssystemet eller dokumentasjonen legges ved bestillingen.

3. Representasjon

Representasjon er utgifter til bevertning i form av lunsj, middag, bankett eller annet festmåltid, eller utgifter til mottakelser, ekskursjoner mv. der det er eksterne gjester tilstede.

Arrangementet bør ha et visst formelt preg, og det skal være en særskilt anledning. Krav til dokumentasjon beskrives i punkt 6. Representasjon skal føres på konto 7351.

3.1 Satser 2018

Satser for representasjon er slik:

Satser for representasjon 2018
Representasjon Innenlands Utenlands Hjemme
 Enkel Lunsj/mottakelse  kr 474 (kr 616*)  Kostsats for land (+ 30 %**)  kr 381 (kr 493*)
 Lunsj/middag  kr 1287 (kr 1673*)  Kostsats for land (+ 30 %**)  kr 1029 (kr 1338*)

 

*Forhøyet sats ved gjester på høyt nivå

** Forhøyet sats ved spesielle tilfeller, må begrunnes

3.2 Representasjon innenlands

a. Det er fakultets-/institutt -/avdelingsledelsen som etter vurdering i det enkelte tilfelle, skal avgjøre om et arrangement er å regne som representasjon. Vurderingen skal gjøres skriftlig før arrangementet finner sted og følge betalingsdokumentasjonen

b. Det er fastsatt maksimumssatser for 2018 med virkning fra 1. januar 2018

  • Lunsj/middag: inntil kr. 1287,- pr person
  • Enklere lunsj/mottakelse: inntil 474,- pr. person
  • Forhøyet sats: satsene kan økes med inntil 30 % der utenlandske gjester på høyt nivå er tilstede. Rektor avgjør når forhøyet sats kan benyttes

c. Kulturelle innslag. Dersom det inngår kulturelle innslag som f.eks. teaterforestilling, opera, ballett eller idrettsarrangement, kan dette dekkes i tillegg. Det samme gjelder for utgifter til blomster, garderobeavgift m.m. Utgifter til kulturelle innslag skal avklares på forhånd og følge saken.

d. Alkoholservering se punkt 4.

3.3 Representasjon utenlands

a. Rektor bestemmer hvilke personer som har alminnelig fullmakt til å samtykke i representasjon utenlands. Dette er vanligvis fakultets-/institutt-/avdelingsledelsen. Det skal foreligge en skriftlig oversikt over hvilke personer ved OsloMet dette gjelder. Vurderingen i det enkelte tilfelle skal foretas skriftlig av bemyndiget person før representasjonen finner sted og følge saken.

b. Når OsloMet ansatte står som vertskap for servering av lunsj eller middag ved tjenesteoppdrag utenlands, er utgiftsgrensen pr. person lik kostsatsen for vedkommende land (regjeringen.no) Dersom representasjon i spesielle tilfelle ikke kan holdes innenfor kostsatsen i vedkommende land, kan kostsatsen økes med 30 % i tillegg. Dette skal dokumenteres særskilt.

c. Alkoholservering se punkt 4.

3.4 Hjemmerepresentasjon

a. Fakultets-/institutt-/avdelingsledelsen kan i enkelte tilfelle samtykke i hjemmerepresentasjon. Vurderingen skal skje skriftlig før representasjonen finner sted og følge saken.

b. For slik representasjon refunderes legitimerte utgifter med inntil 80 % av satser som gjelder for annen representasjon.

c. Alkoholservering se punkt 4

4. Alkoholservering

a) Arbeidsmiljøet ved OsloMet skal være rusfritt for studenter og ansatte. Det skal derfor ikke serveres/nytes alkohol innenfor arbeidstidens kjernetid dvs før kl. 14.30 på OsloMets områder (se retningslinjer for Akan)

b) Dette gjelder for OsloMets virksomheter og SiOs serveringssteder på OsloMets områder, samt studentkjellere, festivaltelt og andre midlertidige serveringssteder

c) Alkoholholdig drikke dekkes kun i forbindelse med servering av mat. Kostnader til alkoholholdig drikke er inkludert i satsene for bevertning/representasjon og skal ikke legges til satsene nevnt i punkt 2.1.1 og 3.1

d) For når og hvordan det skal økes om skjenkebevilling, se Oslo Kommunes nettsider.

5. Tips

a) Det skal som hovedregel ikke utbetales tips for statens regning.

b) Ved representasjon i land hvor det er vanlig med nøktern tips eller fast påslag «service» på regningen kan det gjøres unntak, se eksempler regjeringen no.

Anledning til å gi tips på statens regning må være forhåndsgodkjent og legges ved betalingsbilaget (faktura/refusjonskrav).

c) Tips som staten skal dekke må dokumenteres eller sannsynliggjøres

d) Ønsker deltakere å gi tips til servitører/kokker må dette dekkes privat av den enkelte deltaker.

6. Dokumentasjon

a) Utgifter til bevertning og representasjon skal dokumenteres med bilag/kvitteringer

b) Alle underbilag skal vedlegges. Formålet for bevertningen/representasjonen og begrunnelse for bruk av satser til bevertning eller representasjon skal følge bilaget. Det må tydelig merkes om bilaget gjelder bevertning eller representasjon, slik at utgiftene kan konteres riktig.

c) Deltakerliste og program skal følge bilagene. Dersom det er en kjent gruppe f. eks. OsloMet styret, HR forum, er det tilstrekkelig å oppgi gruppens navn og antall personer. Navn på eksterne gjester må alltid oppgis med navn på virksomheten de representerer. Program for hele arrangementet skal legges ved.

7. Overtidsmat

Tjenestemenn som får betalt overtid kan få refundert overtidsmat inntil kr 90,- trekkfritt. Forutsatt et sammenhengende fravær fra hjemmet på 12 timer eller mer. Skattebetalingsloven §5-6 første ledd.

Hvis refusjonen overstiger forskuddssatsen på kr 90,- vil det overskytende beløpet være skattepliktig.

Refusjon av overtidsmat til personer med kortere sammenhengende fravær fra hjemmet enn 12 timer vil være skattepliktig i sin helhet.

Refusjonskravet påføres antall timer fravær fra hjemmet.