Endringsprosesser
Innhold
- Hensikt
- Definisjon
- Omfang
- Roller og ansvar
- Oppgaver
- Dokumentasjon
- Interne dokumenter
- Eksterne ressurser
Hensikt
Omstillingsprosesser som medfører endring av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon skal planlegges og gjennomføres på en slik måte at arbeidstakerne sikres et fullt forsvarlig arbeidsmiljø både under og etter endringen, og arbeidsgiver skal sørge for å ivareta den medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta arbeidsmiljølovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.
Definisjon
En endringsprosess er enhver forandring i arbeidsforholdene som kan påvirke arbeidsmiljøet til én eller flere arbeidstakere.
Eksempler på endringsprosesser er omstillinger regulert gjennom hovedavtalen, organisatoriske endringer, omstillingsavtale, flytteprosesser og samlokaliseringer, ombygginger som medfører endringer på kort eller lang sikt, nye rutiner, innføring av ny teknologi eller endringer i administrative systemer mv.
Omfang
Retningslinjen omfatter alle endringer som kan få arbeidsmiljømessige konsekvenser for ansattes arbeidsmiljø, og arbeidsmiljølovens og internkontrollforskriften krav skal oppfylles, jf. aml § 3-1 (2) d) (lovdata.no), og internkontrollforskriften § 5, 2. ledd (lovdata.no). Forskriften krever skriftlig dokumentasjon.
Roller og ansvar
Linjeorganisasjon
Linjeleder på det nivået i organisasjonen som endringsprosessen styres fra, har ansvar for å følge opp kravene til planlegging og gjennomføring av endringsprosessen.
Ansatte skal sikres mulighet til å medvirke (aml § 4-2 (3) (lovdata.no)). Er flere enheter berørt av endringene, må linjeledere sammen legge til rette for medvirkning.
Verneombudet skal tas med på råd ved planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet.
Risikovurdering
Planlagte endringer skal konsekvensvurderes (risikovurderes) mht. arbeidstakernes arbeidsmiljø, og dokumenteres i tråd med internkontrollforskriftens krav. Slik risikovurdering skal gjøres så tidlig i prosessen at konklusjonene kan tas til følge i utførelsen av endringene.
Prosjektorganisasjon
Endringer kan prosjektorganiseres. Da skal prosjektleder sammen med linjeleder(e) sikre at kravet til informasjon og kommunikasjon med de ansatte ivaretas. Prosjektet legger rammene for ansattes medvirkning og innflytelse - prosjektleder må samarbeide med linjeleder om oppgavene.
Oppgaver
Planlegging
Ansatte, verneombud og tillitsvalgte skal trekkes inn så tidlig som mulig i planlegging av endringer. Ved større endringer skal også Bedriftshelsetjenesten (BHT) tas med inn i planleggingsarbeidet.
Merk: Endringer som faller inn under arbeidsmiljøloven § 7-2 (2) skal både behandles i AMU (evt. LAMU) og i IDF ihh til Hovedavtalen §§ 17-19 (regjeringen.no), og Tilpasningsavtalens punkt 7 (cp.compendia.no).
- Planer om endringer internt i ett fakultet, i SVA eller i fellesadministrasjon inkl. SPS legges fram for LAMU.
- Planer om endringer som gjelder flere fakultet, er virksomhetsovergripende eller av prinsipiell karakter, legges fram for AMU- arbeidsmiljøutvalget.
Avdeling for HR, ved fagleder HMS, skal informeres om alle planer om bygningsmessige endringer.
Byggesaker håndteres etter HMS-retningslinje for byggesakshåndtering.
Plan for endringsprosessen
Det skal utarbeides en plan for endringsprosessen, bestående av følgende elementer:
- Mål/hensikt med endringene.
En hver endringsprosess, stor eller liten, skal ha et tydelig mål/formål. Hensikten med endringene skal kommuniseres til berørte ansatte. - Rolleavklaringer - klargjøring av linjeorganisasjonens ansvar og rolle, og beskrivelse av oppgavefordeling mellom linjen, eventuell prosjektleder og andre aktører.
- Omfang - hva endringen(e) består i.
- Medvirkning - beskrivelse av hvordan og innenfor hvilke rammer ansatte involveres i planlegging og gjennomføring.
- Risikovurderinger - konsekvensvurdering av arbeidsmiljømessige forhold, med tilhørende tiltaksplan og ansvarsplassering.
- Oversikt over hvordan resultat fra risikovurderinger innarbeides i planen.
- Informasjonsplan.
- Fremdriftsplan.
Hvor omfattende de ulike elementene i planen skal være må avhenge av endringen(e)s omfang.
Dokumentasjon
Følgende dokumentasjon skal følge alle endringsprosesser og foreligge før endringene iverksettes:
- Plan for endringsprosessen, med risikovurderinger
- Uttalelse fra verneombud