Rutinebeskrivelser for eksamensplanlegging

Registreringsfrister

Frist for oppretting av vurderingsenheter i FS:

• 15.04 for høstsemesteret 
• 15.10 for vårsemesteret 

Frist for registrering av informasjon i TP: 

• 30.04 for høstsemesteret 
• 01.11 for vårsemesteret 

Publiseringsfrister

Presentering i TP: 

• 15.05 for høstsemesteret 
• 15.11 for vårsemesteret.  

Verifisering fra fakultetene på presenterte datoer: 

• innen 1 uke etter presentering i TP. 

Publisering i FS og Studentweb:

• 01.06 for høstsemesteret
• 01.12 for vårsemestere

Skriftlig skoleeksamen under tilsyn må registreres i TP. Andre eksamensformer anbefales at registreres i TP grunnet kollisjonssikring (studentgrupper).

Skriftlig skoleeksamen 

• Denne typen eksamen kan kun gå over én dag 
• Aktiviteten trenger et rom 
• Må meldes inn i TP:Eksamen innen gitte frister

Muntlig vurdering 

• Denne typen eksamen kan gå over et datointervall (flere dager) 
• Aktiviteten trenger et rom (fakultet bestiller egne rom til muntlig/praktisk eksamen)
• Anbefales å bestille i TP:Eksamen (etter hovedbestilling av skoleeksamen)

Hjemmeeksamen, oppgaver o.l.: 

• Denne typen eksamen kan gå over et datointervall (flere dager)
• Aktiviteten trenger ikke et rom 
• Anbefales å bestille i TP:Eksamen (etter hovedbestilling av skoleeksamen)

Fakultetene registrerer data i FS: 

• Emner som skal ha vurdering må ha vurderingsenhet(er) i FS. Fakultetsadministrasjonen henter vurderingsenheter fra FS til TP i henhold til brukerveiledning.  
• Dersom eksamen skal være digital må digitalt eksamenssystem være utfylt med Inspera i vurderingsenheten i FS.  

Fakultetene registrerer data for sine vurderingsenheter i TP etter overføringen fra FS (se punkt over): 

• registrerer varighet 
• registrerer forventet antall kandidater 
• registrerer alternative uker for avvikling av skoleeksamen 
• kobler til aktuelle studentgrupper 
• registrerer utilgjengelige datoer ved behov 
• registrerer eksamener som skal gå på samme tid, ved behov 
• registrerer eksamener som skal gå i en bestemt rekkefølge, ved behov 
• for andre vurderingsformer enn skoleeksamen registreres dato og klokkeslett for innlevering og eventuelt uttak og bestilles i TP
• For registreringsfrist i TP: Se frister over.
• Endringer skal ikke gjøres i FS etter at hovedbestilling er gjort i TP 

Eksamensplanen for skoleeksamen vil i hovedsak bli lagt automatisk (hovedbestilling) av fellesadministrasjonen på bakgrunn av fakultetenes data i FS og TP. 

Fellesadministrasjonen reserverer eksamensrommene for skoleeksamen under tilsyn i TP: Rombestilling. 

• Forslag til eksamensplan presenteres av fellesadministrasjonen i TP innen gitte frister.
• Forslaget bekreftes av fakultetene senest innen en uke etter presenteringsfristen. Planen justeres av fellesadministrasjonen ved behov, dersom det er mulig. 

Merk at data som bestilles i TP:Eksamen overstyrer data i FS (Se informasjonsboks om autorative data i FS og TP) 

• Fellesadministrasjonen publiserer endelige eksamensdatoer innen gitte frister.
• Datakilden for publisering er FS. 
• Fellesadministrasjonen romplasserer kandidater ca. en uke før skoleeksamen. 

• Onsdager utenom høysesong for skoleeksamen under tilsyn er i hovedsak eksamensfrie.  
• Påskeuken er skoleeksamensfri samt påfølgende tirsdag og onsdag.  
• Lille julaften og første arbeidsdag i januar er skoleeksamensfrie. 

Hovedbestilling: På bakgrunn av data fra fakultetene blir det utført automatisk timeplanlegging av skoleeksamen i TP av fellesadministrasjonen. Romressurser og datoer fordeles automatisk i henhold til følgende kriterier: 

• Studentgrupper (en studentgruppe tilknyttet en eksamen vil i utgangspunktet lage minst én dags pause før neste eksamen i studentgruppen) 
• Antall studenter (rommet må være stort nok) 
• Eventuelle særkrav (for eksempel Inspera) 

Fakultetene er selv ansvarlige for å legge inn studentgrupper, studentantall og varighet samt eventuelle særkrav. Opplæring vil bli gitt gjennom arbeidsstuer hvert semester i eksamensplanleggingsperioden. Da kan eksamensplanleggingsverktøyet foreta en automatisk fordeling av romressurser og eksamensdatoer. Dette for å sikre best mulige eksamensplaner for studentene og romutnyttelse på eksamensrommene.