Eksamensplanlegging - Ansatt

Eksamensplanlegging

Eksamensplanlegging

På denne siden finner du en detaljert brukerveiledning for eksamensplanlegging i TP.

Vi anbefaler alle å lese retningslinjene for eksamens- og timeplanlegging som ble fastsatt 28.01.2019, og rutiner for eksamensplanlegging.

  • Kort om TP:Eksamen

    TP:Eksamen er et eksamensplanleggingsverktøy  for eksamensplanleggere ved OsloMet.

    Skriftlig skoleeksamen skal planlegges i TP:Eksamen og det anbefales at også andre eksamensformer planlegges i verktøyet for å sikre mot kollisjoner. 

    Eksamenskontoret gjennomfører en hovedbestilling og legger eksamensplanen for gitt semester. Etter hovedbestillingen vil alle fakultetene få beskjed om å gå inn i TP og kvalitetssikre planen. Deretter publiseres endelige eksamensdatoer i Felles studentsystem (FS) automatisk fra TP og studentene kan se datoene i Studentweb (student.oslomet.no)

  • Steg 1: Opprette vurderingsenheter i FS 

    Vurderingsenheten for emnet du skal jobbe med i TP må være opprettet i FS først. Det er herfra TP henter informasjon om emnet. 

  • Steg 2: Finne emnet i TP 

    Gå til TP og klikk på TP:Eksamen. Her vil du se en liste over alle tilgjengelige emnekoder. Dersom du ikke finner emnet ditt i listen må du sjekke om du er på riktig semester og om emnet er registrert riktig i FS. Du kan også søke etter spesifikke emner i «Filtrer emner»-feltet.

    Finner du ikke emnet ditt i emnelisten?

    Dersom man har nye emner i TP må emnekodene hentes fra FS første gang. For å gjøre dette går man til administrasjon (fra forsiden i TP) og går til «Hent eksamensemner fra FS». Da vil man hente inn alle emnekoder fra opprettede vurderingsenheter i FS for gitt semester for eget fakultet. Se bilde under: 

  • Steg 3: Hent vurderingsenhet 

    Når du har markert et emne vil du enten se alle vurderingsenhetene til emner eller få beskjed om at TP ikke finner noen vurderingsenheter for dette emnet. Trykk på «Hent» for å hente inn alle nye vurderingsenheter til emnet fra FS. Dersom du allerede har lagt inn forslag til eksamensdato i FS vil dette komme over til TP.

    OBS! Etter å ha hentet vurderingsenheten må man gjøre resten av registreringsjobben i TP. 

    Merknad: TP Autorativ data

    Noen av feltene i TP overstyrer FS ved endring. Se bilde under for å se hvilke felter i vurderingsenheten som styres fra TP. TP henter ikke informasjon fra disse feltene igjen etter første henting av informasjon (steg 2). Endringene man gjør i disse feltene i FS vil overskrives  av TP og må derfor gjøres i TP.  

      

  • Steg 4: Registrering av informasjon i TP

    Dette må/kan registreres i TP

    Varighet (MÅ): Lengde på eksamen i antall timer. Dette hentes fra vurderingsenheten i FS dersom du la dette inn før du hentet over informasjonen. 

    Eksamensplasser (MÅ): Feltet viser til hvor mange kandidater vi antar kommer til å ta eksamen. Plass-tips viser hvor mange som var meldt/møtt/trukket i fjor og man kan bruke dette som utgangspunkt. 

    Uker (MÅ): I TP planlegger vi eksamen med uker. Her markerer man hvilke uker eksamen kan gå i. OBS! Dersom man ikke velger noen uker så sier man til TP at alle ukene går fint. Man må derfor velge minimum én uke. 

    Romfilter - Område (MÅ): Når eksamen skal avholdes i Silurveien 2 må man velge "Silur" som område under Romfilter.

    Forslag eks.dato (Kan): Dersom man legger inn en dato her så vil TP prøve å legge eksamen på denne datoen først. Dersom den ikke finner ledig plass denne datoen vil den gå til de andre datoene du har lagt inn i ukene. 

    Utilgjengelige datoer (Kan): Man kan markere utilgjengelige datoer innenfor de ukene man har markert. For eksempel si at man ønsker at eksamen går i uke 8, men ikke mandagen eller tirsdagen den uken. Utilgjengelige datoer vil vises som røde felter i planleggingsvinduet i TP:Eksamen og være markert med forkortelsen “Eks” som står for ekskluderte dager. 

    Studentgrupper (Kollisjonssikring) (Anbefalt): Studentgrupper har ikke noe å gjøre med gruppeundervisning eller andre former for grupper i FS. Studentgrupper er synonymt med kollisjonssikring. Dersom du ikke finner et felt for studentgrupper når du registrerer ditt emne betyr det at emnet ikke finnes i noen aktive studentgrupper. 

    Sammetid-serie (Kan): Hvis emnet ditt MÅ gå samtidig med et annet emne legger man disse inn i en sammetid-serie. Da vil TP finne et tidspunkt som passer for alle emnene i serien og legge eksamen samtidig for disse emnene. Dersom TP ikke finner et tidspunkt som passer for samtlige emner i en sammetid-serie vil ingen av emnene bli bestilt av eksamenskontoret og må manuelt legges senere. 

    Lagre: I det man gjør en endring i TP:Eksamen vil man få opp en knapp som viser «Lagre». Når du har registrert noe skal du lagre dette.

    Knappen som heter «Bestill» skal ikke brukes med mindre dette er planlagt med eksamenskontoret.

  • Steg 4: registrering av informasjon i TP for hjemmeeksamen, oppgaver, rapporter og obligatoriske oppgaver

    Denne typen eksamen kan gå over et datointervall (flere dager)

    Legg til kollisjonssikring (se steg 5)

    Når du kollisjonssikrer slike vurderingsformer må du ta stilling til:

    • Skal hele eksamensperioden (uttak til innlevering) kollisjonssikres? Vær oppmerksom på at vurderingsformer som går over mange dager legger en begrensning på den overordnede eksamensplanen dersom hele perioden skal være fri for andre eksamener. 
    • Skal kun innleveringsdato skal være kollisjonssikret? Dersom kun innleveringsdato skal kollisjonssikres må du hake av "Sikre kun innleveringsdato"

    Bestilling

    Det er to måter å bestille hjemmeeksamen, oppgaver o.l.:

    1. Angi innleveringstidspunkt og ev. uttakstidspunkt
    2.  Legg inn varighet, dersom det mangler, og velg innleveringstidspunkt eller uttakstidspunkt . Varighet hentes fra vurderingskombinasjon samlebilde i FS. 

    Merk:

    • Slike vurderingsformer trenger ikke rom til avvikling, men du kan legge til "Digitalt innleveringsrom".
    • Ved å klikke på Lagre-knappen vil det kun lagre dato(er)/andre valg du har gjort, men bestillingen er ikke gjort.
    • Trykk på Bestill-knappen når du har lagt inn dato(er) og andre valg. Du vil da få opp en beskjed som forteller om bestillingen er gjort eller om det er feil med dato(ene) eller forhåndsvalgene dine.

    Endringer etter bestilling

    Endringer på eksamener må endres i TP og ikke i FS. Endringer overføres til FS automatisk

  • Steg 4: Registrering av informasjon i TP for muntlig og praktisk eksamen

    Denne typen eksamen  kan gå over en eller flere dager og trenger som oftest rom til eksamensavvikling. Det kreves J for avvikling i FS for å få opp riktig informasjon.

    Reservere rom til eksamen

    Før du kan planlegge en eksamen i et rom, må du reservere/holde av rommet til eksamen. Etter at rom er reservert kan du bestille disse i til bestemte eksamener i TP:Eksamensplanlegging. Dette gjøres ofte av en koordinator. Finn ut hvem som har ansvar for dette på ditt fakultet

    Merk: Reservasjonen man gjør i TP:Rombestilling gjelder for all tiden rundt en eksamen. Husk derfor at reservasjonen også dekker tid til forberedelser, ekstra tid og eventuell opprydding før rommet kan brukes til andre aktiviteter.

    •    Logg på TP:Rombestilling
    •    Sett hake i Eksamen
    •    Du vil nå bare søke blant rom som har registrert et antall eksamensplasser.
    •    Legg inn aktuell dato og tidspunkt
    •    Kryss av rommet/rommene du vil reservere og trykk på knappen 'Bestill'
    •    Legg inn en tekst for bestillingen - for eksempel 'Eksamen' og klikk Bekreft
    •    Du kan se denne og eventuelle andre reservasjoner du har gjort i Mine bestillinger
    •    Du kan nå velge rommet i TP:Eksamensplanlegging

    Endre en vanlig rombestilling til en eksamensbestilling

    Hvis et eksamensrom  har blitt holdt av til eksamen uten at det var satt til å være eksamensbestilling, så kan dette endres i etterkant HVIS du har andre aktive eksamensbestillinger i det aktuelle semesteret. Endringen må gjøres av den som har lagt inn bestillingen i første omgang.

    •    Logg på TP:Rombestilling og klikk på Vis mine bestillinger
    •    Sørg for at det settes hake i feltet Eksamen. Endringen lagres automatisk
    •    Du kan nå velge rommet i TP:Eksamen

    Avbestille rom som ikke skal brukes til eksamen
    Dersom man har reservert rom som brukes til annet enn eksamen til dag, bør de fristilles dersom de likevel ikke skal brukes til eksamen

    Bestille eksamen for enkeltdager

    • Legg inn ønsket dato for eksamen
    • Legg inn varighet
    • Velg rom til eksamen
    • Trykk bestill

    Merk at rommet må være booket lenger enn selve eksamenen for å å gi mulighet for forberedelse, ekstra tid osv.

    Opprette deldager

    Det er mulig å bestille en eksamen som skal gå over flere dager, men innenfor et gitt tidsrom, f.eks. 9 til 13 mandag, tirsdag og onsdag. Dette brukes per nå kun for muntlig eksamen.

    For å gjøre om en eksamen til en eksamen med deldager stilles følgende krav

    • Vurderingsenheten kan ikke være bestilt.
    • Vurderingsenheten må ha formen 1MUNPRA eller 1KOMBINERT
    • Vurderingsenheten kan ikke være i samme-tid-serie eller sekvens.

    Dersom disse kravene er oppfylt vil det dukke opp en knapp for å lage deldager på vurderingsenheten, under fanen "Avansert"

    Når du trykker på denne knappen må du velge følgende:

    1. Datoen til den første deldagen
    2. Datoen til den siste deldagen
    3. Starttiden til alle deldagene
    4. Varigheten til alle deldagene

    Når du trykker på opprett deldager vil det opprettes vurderingsenheter for alle dager mellom "fra dato" og "til dato" i TP. Disse kan bestilles individuelt, og du kan f.eks. bestille forskjellige rom på forskjellige dager eller ha forskjellige fagpersoner på de ulike dagene. Inne på de forskjellige deldagene har du også mulighet til å endre navn på dem.

    FS vil oppdateres når du bestiller de individuelle deldagene dersom haken "Oppdater ved endring" er satt på hovedenheten og det er satt opp automatisk oppdatering på semesteret. Deldager bruker feltet "Eksamensperiode" i FS.

  • Steg 5: Studentgrupper (kollisjonssikring) 

    Du finner studentgrupper under administrasjon i TP. Studentgrupper fungerer som kollisjonssikring i TP. Her skal man beskrive hvilke emner som ikke skal kollidere og legge disse inn i samme studentgruppe. Studentgruppene tar høyde for både eksamen og undervisning og det er derfor lurt å samarbeide med lokal timeplanlegger om disse gruppene da eksamen ofte kan bruke studentgruppene som er opprettet av timeplanleggeren. OBS! Pass på å ikke endre en timeplanleggers studentgrupper uten å spørre timeplanlegger først. 

    Bildet over, i steg 4, viser en studentgruppe for ADML. Den sier at BAL1000, BAL1100 og BAL1400 ikke kan kollidere. Dersom TP prøver å bestille eksamen for BAL1000, men ser at BAL1100 allerede har en eksamen på samme tidspunkt så vil den automatisk finne et annet valg.  

    Med studentgrupper er det viktig å tenke langsiktig. Vi ønsker å gjenbruke studentgruppene hvert semester slik at vi bare må registrere dem én gang. Eksempelet over er godt og viser at denne studentgruppen vil gjelde for ADML 1.år for høstsemesteret også neste år. Pass derfor på at du navngir studentgruppene logisk slik at du kan finne dem igjen senere.Under ser vi ADML-studentgruppen igjen. Her er vi inne i studentgruppe-grensesnittet og kan redigere selve gruppen. Vi kan velge om studentgruppen kun gjelder ett semester eller begge, og om den kun gjelder for eksamen, undervisning eller begge.Studentgruppens emner viser til hvilke emner som er lagt inn og dermed ikke kolliderer. Feltet med «Oblig.» er haket av. Dersom man fjerner haken i “Oblig.” vil ikke studentgruppen sikre mot kollisjoner for emnet uten markering i “Oblig.”. Dette brukes eksempelvis dersom man har tre emner (A, B og C) og emne A (med kryss for “Oblig.”) ikke skal kollidere med B og C (uten kryss for “Oblig.”), men emner B og C kan kollidere med hverandre. 

    Merknad: Dager til neste eksamen 

    Studentgrupper som gjelder eksamen kan velge mellom 0-3 dager til neste eksamen for en studentgruppe. Standarden er to dager (1 dag med luft mellom). Merk at man velger minimum antall dager til neste eksamen og at det derfor kan gå flere dager til neste eksamen enn man velger i feltet vist i bildet over.  

  • Steg 6: Hovedbestilling 

    Når alle skriftlige skoleeksamensemner er registrerte i TP vil eksamenskontoret gjennomføre en hovedbestilling. Eksamenskontoret vil opplyse om dette minimum én uke i forkant av hovedbestillingen. Se rutinebeskrivelse for planlagt dato for hovedbestilling.

    Etter hovedbestillingen vil eksamenskontoret gjøre endringer i planen slik at den passer med antallet plasser vi har. Dersom vi må flytte eksamensforekomster til andre datoer en de som er registrert av fakultetene kontakter vi den det gjelder og spør om dette er greit.  

    Til slutt vil vi si fra om at planen er klar for godkjenning og fakultetene har da en uke på å se over sine emner. Etter godkjenningen publiseres eksamensplanen til studentene gjennom Studentweb. 

  • Steg 7: Arbeidsrapport 

    TP har flere rapporter vi kan bruke i både underveis i registreringen, men også i kvalitetssikringen etter hovedbestilling. Rapportene finner man på forsiden til TP.Arbeidsrapporten ligger under eksamensplanleggingsstøtte når du har klikket på lenken som vist i bildet over. Arbeidsrapporten kan filtrere ut alle emner på et institutt og viser alt man trenger å se om en eksamensforekomst i et emne. Arbeidsrapporten ser slik ut: 

    Når hovedbestillingen er lagt i TP:Eksamen vil man se at arbeidsrapporten viser emnene med forskjellige fargekoder. Fargekodene er forklart nederst i rapporten i TP. Arbeidsrapporten kan eksporteres til Excel. 

  • Steg 8: Kvalitetssikring av eksamensplanen 

    I kvalitetssikringsperioden (1 uke) skal fakultetene gå over tidspunktene som er lagt i eksamensplanen i TP og kvalitetssikre at de stemmer.  

    Det er flere måter å gjøre dette på:  

    • Bruke arbeidsrapporten i steg 7. Her kan man velge fakultet/institutt og velge 1TILS i filteret som heter Eksamensform. Da vil alle skoleeksamensformer vises i rapporten og dersom de er grønne har de blitt lagt i eksamensplanen. Blå linjer betyr at emnet ikke er lagt. Feltet i rapporten som heter “Bestilt” viser til datoen eksamen er lagt på. Husk å velge riktig semester. Arbeidsrapporten må brukes dersom man ønsker å se andre eksamensforekomster enn skoleeksamen. 
    • Man kan også bruke rapporten som heter “Eksamensbestillinger i rom”. Her må man sortere på dato og velge riktig semester. I fritekstfeltet øverst i rapporten kan man søke på emner/datoer/rom. Rapporten viser alle emner uavhengig av fakultet.
    • Rapportene oppdaterer seg fortløpende ved endringer i TP. 
    • TP:Eksamen går også an å bruke for å se på datoer for enkeltemner. Dette er samme vindu som man brukte i registreringsfasen. 
    • Eksamenskontoret vil på dette tidspunktet ikke gjøre endringer for emner i eksamensplanen uten å forhøre seg med fakultet. 
    • Eksamenskontoret må få beskjed innen én uke dersom noe mangler eller er feil. Send mail til eksamen@oslomet.no. Eksamensplanen blir publisert i FS etter kvalitetssikringsperioden. 
  • Ofte stilte spørsmål

    Jeg har glemt å registrere at min eksamen skal gå i Inspera, hva gjør jeg?

    Du registrerer at eksamenssystem skal være Inspera i vurderingsenheten i FS og henter den inn til TP på nytt (se steg 3).  

    Emnet mitt er en KONT og kan ikke kollidere med emner for planlagt semester, men det kan heller ikke kollidere med emnene forrige semester, hvordan gjør jeg det? 

    Her må man lage to studentgrupper. En studentgruppe for emnene forrige semester og en studentgruppe for planlagt semester.   

    Jeg har ikke tilgang til TP:Eksamen, hva gjør jeg? 

    Send mail til eksamen@oslomet.no. Forklar hvor du ikke har tilgang. Vi kan lage en bruker til deg med eksamensplanlegger-rolle.  

    Jeg må gjøre samme endring på flere vurderingsenheter, det blir mange klikk! Kan jeg endre flere av gangen?

    Du kan markere flere emner i listen på en gang og gjøre endringer i disse samtidig, men dette krever at man er påpasselig og vet at det man gjør er riktig.