Saksgang ved inngåelse av forskningsavtaler
Det er normalt prosjektleder som har ansvaret for utformingen av kontrakter. Prosjektleder skal ta kontakt med fakultetet som avgjør hvilket nivå kontrakten ligger på og hvem som har ansvar for å gå igjennom kontrakten.
Målsetningen er å sikre at både høgskolen og forskernes interesser ivaretas.
Kontraktsbehandling
Saksbehandlingen av forskningskontrakter består av fem hoveddeler:
Kontraktsforberedelse
- Kontakt mot intern og ekstern samarbeidspart.
- Vurdere om det er behov for en intensjonsavtale.
- Vurdering av hvilken kontraktstype som er aktuell. Ved eksternfinansierte forskningsprosjekter, som NFR og EU, skal deres standardmaler benyttes.
- Gå gjennom sjekkliste for avtaler for og aktuelle retningslinjer for HiOA.
Kontraktsbehandling
- Kommunikasjon med prosjektleder og finansieringskilde/samarbeidspartner.
- Utarbeiding av kontrakt hvor det foretas en gjennomgang og vurdering av kontraktsvilkår og underlagsdokumentasjon. Det er viktig at alle parter i kontrakten har en felles forståelse av ordlyden i kontrakten.
- Parallelt med samarbeidskontrakten, må det vurderes om det skal inngås tilleggsavtaler, som f.eks. databehandleravtale og båndleggingsavtale (utsette publisering i en periode).
- Vurdere behov for at ansatte/studenter signerer erklæring om taushetsplikt/overdragelseserklæring.
Viktige punkter i kontraktsforhandlinger
Utkast sendes samarbeidspartnere for kommentarer. Endelig utkast må som regel forhandles frem både muntlig og skriftlig mellom partene. Viktige punkter er følgende:
- Prosjektstyring – rapportering.
- Forholdet mellom prosjektbakgrunn og eierskap til prosjektresultater.
- Utnyttelse av prosjektresultater.
- Publiseringsbestemmelser.
Signering
Når endelig utkast foreligger, må signaturer innhentes og endelig avtale sendes i retur til alle parter.
- Større institusjonelle eksternt finansierte prosjekter/satsinger signeres av rektor.
- Avtaler om EU-finansiert forskning signeres av rektor.
- For vurdering av hvem som skal signere andre avtaler, se oversikt over forskningsansvarliges rolle og oppgaver.
Kontraktsetterarbeid
- Arkivering av originaldokument i Public 360. Ta kontakt med FoU-rådgiver ved ditt fakultet
- Oppstartmøter for EU-prosjekter i samarbeid med seksjon for økonomi på fakultet.
- Rådgiving av hvordan kontrakten skal forstås og etterleves.
- Vurdering av behov for og behandling av kontraktsendringer (dette bør også vurderes regulert i kontrakten).
- Vurdering av behov for og behandling av underavtaler, f.eks. hvis en ny samarbeidspart skal inn i forskningsprosjektet.