Rutine for kontakt med bedriftshelsetjenesten (BHT)

Rutinen gjelder for bistand fra bedriftshelsetjenesten.

Bestilling

Alle bestillinger til Avonova skal gjøres i Min bestilling (btb.tjenester.oslomet.no).
NB - prisene som er oppgitt på rådgivningstjenester i "Min Bestilling" er timepriser, ikke pris pr. tjenesteleveranse. 

Det er lokale HMS-koordinatorer, lokale HR-seksjonssjefer, fagansvarlig HMS i Avd. HR og HR-direktøren som er registrert som kontaktpersoner hos Avonova, og som kan legge inn bestilling av BHT-tjenester/bistand.

Kort prosessbeskrivelse

1. Behovshaver melder sitt behov til lokal HMS-koordinator eller HR-sjef.
2. HMS-koordinator legger inn behovet i Avonovas kundeportal (kundeportal.avonova.no), eller avklarer behov med KAM på Avonova. 
3. HMS-koordinator oppretter bestilling i "Min Bestilling" . Referansenummer fra Avonova må oppgis der.
4. Enhetens bestiller mottar bestillingen fra behovshaver via "Min bestilling"
5. Enhetens bestiller legger bestillingen inn i UBW, velger godkjenner i UBW og sender bestilling til godkjenning til;
   1. leder med BDM for BHT ved fakultet
   2. instituttdirektør ved SVA
   3. HR-direktøren for de fellesadministrative enhetene og for sentrale bestillinger
6. Leder godkjenner bestillingen.
7. Bestillingen går til leverandør Avonova.

Tjenester/bistand med forhåndsavklaring 

For tjenester der man før bestilling har behov for å få avklart hva man faktisk trenger, nødvendig omfang og/eller hvordan dette bør leveres, alle rådgivningstjenester, samt i saker som omhandler særlig sensitive personopplysninger (datatilsynet.no), må Avonova kontaktes for en avklaring før man gjør bestillingen. 

Det er lokale HMS-koordinatorer, lokale HR-seksjonssjefer og fagleder HMS i Avd. HR, samt HR-direktør, som er registrert som kontaktpersoner som skal bistå med kontakt mot Avonova. 

Elin.Christophersen@avonova.no er Avonovas kontaktperson (KAM) for begge studiesteder.

Avonova/kundeportalen oppretter et referansenummer for oppdraget, dette skal brukes som referanse i bestillingen. 

NB - vær klar over

• Når det bestilles psykologtimer er første behandling (konsultasjon) lik 2 timer, videre behandlinger er lik 1, 5 timer (dette inkluderer journalføring).
  Om det skal bestilles 3 behandlinger må man altså registrere 5 timer (2+1,5+1,5).
• En arbeidsplassvurdering er på 4,5 timer. Det må altså registreres 4,5 timer i "Min bestilling"
• Skal en bestilling/leveranse utvides med flere konsultasjoner må det legges inn en ny bestilling i "Min Bestilling", benytt samme Avonova-referansenummer. 

I Min bestilling

NB: Sensitive personopplysninger (kalt særlige kategorier i loven) må ikke framkomme i bestillingsskjemaet – se Datatilsynet.no om personopplysninger.

• Velg Bestille andre varer og tjenester
• Legg til vare: Velg «Bedriftshelsetjeneste»
• Varenavn: Velg ønskede tjeneste i nedtrekksmenyen
• Varebeskrivelse: Oppgi den informasjonen det er nødvendig for Avonova å ha for å kunne levere tjenesten. Alle rådgivningstjenester krever forhåndsavklaring, kontakt KAM, BHT.
  • Referansenummeret fra Avonova må alltid oppgis.
  • Beløp må fremkomme, selv om referansenummer er oppgitt.
  • Hvilket fakultet/avdeling i fellesadm./senter, samt institutt på SVA.
  • Bygning og kontornummer – for møtet/kurset
  • Tidspunkt for møtet/kurset
  • Navn på HMS-koordinator/HR-sjef som fyller ut nettskjema.
• Antall enheter: Fyll inn hvor mange enheter som bestilles. NB - én behandlingstime hos psykolog eller lignende utgjør 2 timer ved første behandlingstime, videre 1,5 timer, én arbeidsplassvurdering utgjør 4,5 timer - se merknad over. 
• Antatt pris: Det er timepris som framgår av bestillingskjema i Min bestilling - husk å multiplisere med antall timer.