Utforsk mulighetene i Horisont Europa – verdens største forskningsprogram

 
Horisont Europa er EUs rammeprogram for forskning og innovasjon (2021–2027) med et samlet budsjett på om lag €95,5 milliarder. Programmet skal styrke Europas forsknings- og innovasjonsposisjon med innsats langs tre hovedsøyler:

1. Fremragende vitenskap (grunnleggende forskning i ERC

2. Globale utfordringer og industriell konkurranseevne (tematiske klynger med fokus på samfunnsutfordringer innen temaer som helse, kultur, kreativitet og inkluderende samfunn, samfunnssikkerhet, IKT og digitalisering, klima, energi, transport miljø og naturressurser.)

3. Innovativt Europa (inkludert European Innovation Council og økosystem‑utvikling)

Under hver søyle ligger det toårige arbeidsprogram med utlysninger av midler til ulike typer prosjekter.

Horisont Europa åpner for deltakelse fra forskningsmiljøer, bedrifter og offentlige aktører i EU og tilknyttede land – inkludert Norge.

Mer informasjon og ressurser:

• EU Funding & Tenders Portal (europa.eu). Her finner du detaljerte beskrivelser av søknadsprosessen, aktuelle utlysninger og hvordan du deltar.
• CORDIS (europa.eu)er en database der du finner informasjon om prosjekter som har fått finansiering fra EUs programmer.  Her finner du også sammendrag av resultater fra EU-finansierte prosjekter.
• Forskningsrådet – Horisont Europa i Norge (forskningsradet.no) gir informasjon om norske støtteordninger, nasjonale kontaktpersoner (NCP), kurs og rådgivningstjenester.

2.1 Posisjonering

Horisont Europa og kanskje særlig arbeidsprogrammene under søyle 2 (Global Challenges and European Industrial Competitiveness) er instrumenter for å iverksette EUs politiske beslutninger. Informasjon om tematiske prioriteringer vil derfor være tilgjengelig i lang tid før utlysningene publiseres i EUs Funding and Tenders-portal. Dette gjør at mange forskningsmiljøer posisjonerer seg i forkant av at en utlysning publiseres. Med «posisjonering» menes å kontakte mulige samarbeidspartnere, sette seg inn i strategiske dokumenter som sier noe om de politiske beslutningene som ligger bak tematikken i arbeidsprogrammene (europa.eu), gjøre seg kjent med pågående eller avsluttede prosjekter innenfor lignende tematikk, delta på informasjons-/mobiliseringsarrangementer, etc.

3.1 Forstå utlysningsteksten

En god forståelse av utlysningsteksten danner grunnlaget for en suksessfull søknad. Det er viktig å huske på at utlysningene i Horisont Europa ikke er "frittstående", de tilhører enten en klynge, en mission eller en tverrgående satsning, som alle har hvert sitt toårige arbeidsprogram. Arbeidsprogrammene inneholder alle utlysningene som etter hvert blir publisert, samt en introduksjon der du kan lese om bakgrunnen for utlysningene med referanse til styrende politiske dokumenter, målsetninger og prioriteringer (europa.eu). Disse målsetningene og prioriteringene vil gjelde for hele rammeprogrammet, og kan også strekke seg over flere rammeprogram.  Kunnskap om, og bevissthet rundt, de overordnede politiske målene er avgjørende for å lykkes med søknader til Horisont Europa. Forskerstøtte på OsloMet kan hjelpe deg med informasjon om og tolkning av disse målene.

3.2 Søknadstyper og begreper i utlysningsteksten

Ulike søknadstyper

3.3 PES-midler

Det er mulig å søke støtte til å dekke kostnader i forbindelse med utvikling av søknader til EUs programmer. Les mer om du er berettiget til prosjektetableringsstøtte (PES) og hvordan du søker på nettsiden om økonomisk støtte til utvikling av EU-prosjekter for forskere ved OsloMet (oslomet.no).

3.4 Om OsloMet i portalen

PIC-kode (Participant Identification Code)

OsloMets PIC-kode: 954982461

Når du sender en søknad til en EU-utlysning, søker du på vegne av OsloMet som institusjon. OsloMet er registrert på EU Funding & Tenders-portalen og det er alltid OsloMets PIC-kode som skal brukes i søknader.

LEAR (Legal Entity Appointed Representative)

En LEAR (Legal Entity Appointed Representative) er en person som en organisasjon registrert i EU Funding & Tenders-portalen utpeker til å ha det formelle ansvaret for organisasjonens juridiske og administrative opplysninger. LEAR får beskjed om alle søknader som sendes fra OsloMet.

OsloMets LEAR er Gyri Aarbakke

3.5 Forstå din rolle i konsortiet

Det er ulike roller i et Horisont-prosjekt, koordinator, partner (beneficiary), leverandør, underleverandør og tredjepart. De kommer frem av navnet at det er det koordinator som leder prosjektet, partnere er andre deltakere med en mindre roller, de kan være arbeidspakkeledere eller kun deltakere inn i en arbeidspakke. De to første rollene er mest vanlig på et universitet, men dere kan også og ha rollen som leverandør og tredjepart. Det er også de som har felles ansvar for å iverksette prosjektet, hvis det får finansiering, og som kan få direkte viderefordelt midler fra prosjektbudsjettet.

Det er vanlig å starte som partner første gang man er med, og så bygge relevant erfaring for å kunne ta koordinerende rolle etter hvert. Rollen som partner innebærer mindre ansvar, men det også gir mindre frihet til å definere de overordnede aspektene i prosjektet.  Uansett om du er koordinator eller partner er du ansvarlig for kvaliteten i prosjektet og at arbeidet du har ansvar for som arbeidspakkeleder eller oppgaveleder blir gjort i tråd med det som er avtalt og innenfor de budsjettmessige rammene. Du er også ansvarlig for at informasjonen som gjelder din egen institusjon (OsloMet) er korrekt og fullstendig.

OsloMet kan som nevnt og bidra inn som leverandør, en underleverandør, eller en såkalt “tredjepart” (Third Party). Det som er viktig å forstå for disse rollene, er at ingen av dem innebærer direkte overføring av prosjektmidler, siden disse rollene er underlagt en spesifikk partner. Dette også betyr at man i disse roller ikke har samme rettigheter som partnere, og dette er spesielt viktig hva gjelder immaterielle rettigheter (IPR). Det er derfor veldig viktig å forstå tidlig hvilken rolle du er forespeilet å ha i et prosjekt, for å kunne vurdere om den rollen passer til dine behov og ambisjoner.

I søknadsfasen har koordinator et overordnet ansvar for at alle deler av søknadsprosessen leder til en enhetlig søknad som møter kvalifiseringskriteriene og er sendt innen fristen. Spesifikke oppgaver og ansvarsområder delegeres til partnere, men ansvaret for koordinering av alles bidrag ligger fortsatt hos koordinatoren. Her er ansvarsområder som en koordinator typisk skal ivareta i prosjektutviklingsfasen:

Prosjektdesign

• Tolke utlysningen: Analysere forventede resultater (Expected Outcomes) og omfang (Scope) i arbeidsprogrammet for å sikre at prosjektkonseptet svarer direkte på spesifikke krav.
• Prosjektarkitektur: Definere den overordnede prosjektstrukturen, inkludert oppdeling i arbeidspakker (WP), og sikre en logisk rød tråd fra forskningsresultater til samfunnsnytte (Impact).
• Målsetting: Formulere SMART-mål (Spesifikke, Målbare, Oppnåelige, Relevante og Tidsbestemte) som samsvarer med utlysningens forventede resultater.

Konsortiebygging og ledelse

• Partnervalg: Identifisere og rekruttere riktig sammensetning av ekspertise (akademi, industri, SMB-er, frivillige organisasjoner) for å dekke kravene til samfunnseffekt.
• Oppgavefordeling: Fordele roller og ansvar mellom partnerne basert på deres kompetanse og sikre at det ikke er gap eller unødvendige overlapp i arbeidsplanen. I tillegg er det lurt å kartlegge kompetanse i konsortiet på tverrgående områder som kommunikasjon, gevinstrealisering (impact management), brukerinvolvering osv.
• Intern kommunikasjon: Opprette en felles arbeidsplattform (f.eks. Teams, SharePoint) og etablere faste møtepunkter for å drive arbeidet med søknaden fremover.

 Skriving og konsolidering av søknaden

• Hovedforfatterskap: Ta hovedansvaret for "Part B" (den tekniske beskrivelsen). Selv om partnere skriver spesifikke oppgaver, må koordinator sikre en helhetlig språklig profil ("single voice"), konsekvent terminologi og en sammenhengende historie om prosjektets effekt.
• Budsjettkoordinering: Sammenstille de økonomiske kravene fra alle partnere. Koordinator sikrer at budsjettet er proporsjonalt med oppgavene, og at det totale søknadsbeløpet holder seg innenfor utlysningens rammer.

 Teknisk og administrativ etterlevelse

• Administrative skjemaer (Part A): Administrere data i portalen og sørge for at juridisk/finansiell informasjon om alle deltakere er korrekt utfylt.
• Portalhåndtering: sørge for at riktig person er hovedkontakt for koordinator (Main Contact for the Coordinator). Kun koordinator skal opprette søknaden i portalen og vil da være den eneste som kan trykke på den endelige innsendingsknappen.
• Kvalitetskontroll: Sikre at søknaden overholder sidebegrensninger, skriftstørrelse og obligatoriske vedlegg.
• Etikk, sikkerhet og mangfold: Koordinere den obligatoriske selvvurderingen av etikk og sikkerhet og sikre at konsortiet oppfyller kravet om likestillingsplaner (Gender Equality Plan - GEP). OsloMet har en egen handlingsplan for likestilling.

Evaluering av søknader

Søknader til Horisont Europa blir evaluert litt ulikt avhengig av hvilket program du søker til, og hvilken søknadstype du søker på. Sett deg inn i evalueringskriteriene for din søknad før du skriver søknaden. Felles for de fleste søknader er at elementer som excellence, impact og implementation blir vurdert. Excellence handler hovedsakelig om prosjektideen; i hvilken grad målene for prosjektet er ambisiøse og tydelig formulert og om metoden er passende. Impact handler om hvorvidt det er laget en troverdig plan for å utnytte resultatene fra prosjektet. Implementation handler om selve prosjektgjennomføringen og hvordan prosjektet er strukturert og styrt.  

Noen søknader til utlysninger i søyle 2 vil være to-trinnssøknader der du leverer deler av søknaden først og resten senere hvis den første delen blir godkjent. I første trinn av en totrinns søknadsprosess blir søkerne bedt om å sende inn kun en skisse av søknaden, som vil bli vurdert etter kun to tildelingskriterier: Excellence og Impact. De aspektene som tas i betraktning under disse kriteriene er mer begrensede enn i en fullstendig søknad.

3.6 Budsjettering

Økonomiske regler og satser for personalkostnader for riktig budsjettering av EU-prosjekter fastsettes på OsloMet-nivå, det vil si at hele institusjonen er forpliktet til å bruke de samme satsene overfor EU. Derfor er det vesentlig å involvere økonomirådgivere så tidlig som mulig, spesielt dersom prosjektet finansieres gjennom en rundsum-tildeling (europa.ec), for å sørge for riktig forståelse av hvilken type kostnader som finansieres, i hvor stor grad, og hvilke satser som skal brukes.

Horisont Europa opererer med to hovedmodeller for finansiering av prosjekter, actual costs og lump sum, og reglene er svært forskjellige. Hvilken finansieringsmodell som gjelder for ditt prosjekt, står i utlysningsteksten. Fra og med arbeidsprogrammene for 2026-2027 vil halvparten av utlysningene ha rundsum-finansiering. Hvilken finansieringsmodell utlysningen har vil har konsekvenser for hvordan prosjektet designes – oppdeling og varighet av arbeidspakker, hvordan du rapporterer på prosjektet og hva du rapporterer vil styre godkjenning av kostnadene i driftsfasen.

Modellen basert på faktiske kostnader (actual costs)

I denne modellen er budsjettet mindre detaljert i søknadsfasen, men den økonomiske rapporteringen og styringen i driftsfasen er mer omfattende, siden modellen er basert på rapportering av faktiske påløpte kostnader innen en bestemt rapporteringsperiode (vanligvis 1,5 år).

Modellen basert på rundsum (lump sum)

I denne modellen er det krav om et detaljert budsjett i søknadsfasen. Budsjettmalen finner du i søknadsportalen. Etter at prosjektet er innvilget, vil budsjettet bli “låst” på arbeidspakkenivå. Det betyr at kommisjonen i driftsfasen ikke ber om rapportering på kostnader, men gjennomførte arbeidspakker. Så lenge arbeidspakken er gjennomført og arbeidet er godkjent, vil kommisjonen overføre “rundsummen” til koordinatoren.

Hvordan påvirker denne modellen arbeidet med søknaden?

Modellen legger premisser for planleggingen av arbeidspakkene. Hva defineres som en arbeidspakke og hvor lenge en arbeidspakke varer vil bli påvirket av muligheten for å dokumentere at arbeidet faktisk ble utført, men også finansieringsbehovet til involverte partnere.

3.7 Etikk

Alle prosjekter som søker støtte fra Horisont Europe må gjennom en etikkvurderingsprosess for å sikre at forskningen følger EUs etiske prinsipper og lovverk. Prosessen består av flere trinn som strekker seg fra søknadsfasen til prosjektgjennomføringsfasen.

1. Etisk egenevaluering (Ethics Self‑Assessment) – i søknadsfasen

Alle søkere må fylle ut et “Ethics Issues Table” og beskrive hvordan eventuelle etiske utfordringer skal håndteres, hvilke lover og standarder som gjelder, og hvilke godkjenninger som vil bli innhentet. Dette er obligatorisk dersom ett eller flere etiske temaer er relevante.

2. Etisk screening – under evalueringen

Etikkeksperter gjennomgår alle søknader for å identifisere etiske problemstillinger. Prosjekter uten etiske utfordringer blir «cleared». Prosjekter med relevante problemstillinger blir sendt til videre vurdering. 

3. Etisk vurdering (Ethics Assessment) – for komplekse prosjekter

Hvis prosjektet involverer alvorlige eller komplekse etiske forhold – for eksempel bruk av persondata, arbeid med mennesker eller dyr, eller sensitive teknologier – gjennomføres en grundigere vurdering av etikkeksperter. Resultatet av denne vurderingen kan kreve endringer i prosjektbeskrivelsen.

4. Etikkoppfølging – underveis i prosjektet

Gjennom prosjektets levetid kan EU‑kommisjonen gjennomføre etikk‑sjekker, revisjoner eller intervjuer for å sikre at kravene overholdes. Dette kan inkludere gjennomgang av leveranser, dokumentasjon eller eventuelle godkjenninger.

Hva betyr dette for deg som planlegger å søke?

• Start tidlig med å kartlegge etiske problemstillinger f.eks. knyttet til prosjektets mål, metoder, og resultater og effekter fra prosjektet (impact).
• Sørg for at etikk er en integrert del i både prosjektets innhold og organisering, såkalt «Ethics by Design».
• Sørg for at prosjektet er «ethics ready» ved innsending.
• Vær forberedt på å levere ytterligere dokumentasjon dersom EU ber om det.
• Husk at etisk kvalitet er en integrert del av forskningskvaliteten i Horisont Europa.

Ressurser:

Guide til utfylling av etiske egenevaluering (europa.eu) utformet av EU-kommisjonen. 

3.8 Sikkerhet

For å sikre at forskningsprosjekter ikke genererer eller håndterer sensitiv eller klassifisert informasjon på en måte som kan true sikkerheten, må alle søkere til Horisont Europa gjøre en sikkerhetsvurdering. Sikkerhetsvurderingen danner grunnlag for å vurdere om det er behov for å skjerme informasjon.

Prosessen kan oppsummeres i tre trinn:

1. Sikkerhetsegenvurdering (Security Self‑Assessment) – i søknadsfasen

Alle søkere må fylle ut “Security Issues Table” og beskrive hvordan eventuelle sikkerhetsutfordringer skal håndteres. Dersom søknaden omfatter temaer som er sikkerhetssensitive, må utfyllende informasjon fylles ut, inkludert dokumenter som SAL (Security Aspects Letter) og SCG (Security Classification Guide).

2. Sikkerhetsvurdering (Security Review) – under/etter evalueringen

Etter at søknaden er levert, gjennomføres en teknisk evaluering – "pre‑screening". Dette er en intern, administrativ kontroll som vurderer om sikkerhetsproblemstillinger er relevant, all dokumentasjon er på plass og om søknaden bør sendes videre til formell sikkerhetsvurdering. Pre-screeningen foregår parallelt evalueringen av søknaden eller kort tid etter denne.

Dersom pre‑screeningen bekrefter at prosjektet kan innebære sikkerhetsrisiko, sendes prosjektsøknaden videre for en mer detaljert screening der blant annet prosjektets aktiviteter, beskrivelse og håndtering av sensitive elementer og behov for å involvere nasjonale sikkerhetseksperter blir vurdert. Denne gjennomgangen finner sted etter evalueringen av søknaden, men før Grant Agreement signeres.

Dersom sikkerhetsaspektene ikke kan avklares i denne screeningfasen, overføres søknaden til en egen gruppe som gjør en grundigere sikkerhetsfaglig vurdering (Security Scrutiny). Dette skjer etter at søknaden er evaluert, men før Grant Agreement signeres. Dersom utlysningen er «flagget» som sikkerhetssensitiv, vil prosjektsøknaden gå direkte til en slik grundig vurdering.

Resultatet av sikkerhetsvurderingen kan kreve endringer i prosjektbeskrivelsen, f.eks. utnevnelse av en Project Security Officer eller etablering av et Security Advisory Board. I svært sjeldne tilfeller, kan det også føre til avslag på finansiering.

3. Security Checks – under og etter prosjektet

Kommisjonen kan gjennomføre sikkerhetskontroller underveis i eller etter prosjektperioden. Disse kontrollerer at alle krav knyttet til håndtering av sensitiv og klassifisert informasjon overholdes, og kan medføre endringer i hvordan informasjon klassifiseres.

Hva betyr dette for forskere som planlegger å søke?

• Alle søkere må fylle ut sikkerhetsdelen i søknaden, selv om de ikke jobber med klassifisert informasjon.
• Prosjekter innenfor sikkerhetssensitive tema går automatisk gjennom en mer omfattende vurdering.
• Det er viktig å planlegge tidlig for håndtering av sensitiv informasjon som kan være sikkerhetskritisk og forstå hvilke leveranser som kan bli klassifisert.

Ressurser:

Guide til håndtering av sikkerhetssensitive prosjekter (europa.eu) utformet av EU-kommisjonen. 

3.9 Avtaler i søknadsfasen

Uavhengig av om du skal delta som partner eller koordinere en Horisont-søknad, er det viktig å vite at det er vanlig å inngå avtaler med andre deltakere allerede i søknadsfasen. Under finner du de vanligste avtalene i denne fasen. Selv om du kan møte alle disse avtaletypene i andre søknadsprosesser, er det likevel noen spesifikke bruksområder for Horisont Europa.

• Taushetserklæring (Non-Disclosure Agreement (NDA))

En taushetserklæring er et juridisk bindende dokument som brukes for å beskytte et nytt prosjektkonsept, særlig når partnere kan være involvert i konkurrerende søknader. Denne typen avtaler er spesielt aktuell for “innovation actions” prosjekter, men også andre prosjekter hvor utvikling av søknaden forutsetter at en eller flere parter deler informasjon som er taushetsbelagt. Denne avtalen bør signeres før man går i dybden i diskusjoner om prosjektets kjerneide. OsloMet har en generisk mal for taushetserklæringer som kan tilpasses hvert enkelt prosjekt (oslomet.no).

• Intensjonsavtale (Memorandum of Understanding (MOU))

En intensjonsavtale er et flerpartsdokument mellom to eller flere deltakere som skisserer rammene for et planlagt samarbeid. Brukes ofte i en tidlig fase av konsortiebyggingen mot en utlysning i Horisont Europa. Avtalen fungerer som et "veikart" for hvordan partnere skal jobbe sammen og kan også inneholde regler for konfidensialitet (slik at ingen stjeler ideer hvis søknaden ikke blir sendt). Intensjonsavtalen regnes ofte som en "gentleman’s agreement", og er sjeldent rettslig håndhevbar når det gjelder selve prosjektgjennomføringen.  

Hvis du har tatt på deg rollen som prosjektets koordinator, er det veldig lurt å bruke en intensjonsavtale for å berede grunnen for en konsortieavtale etter at prosjektet er innvilget.

Innholdet i intensjonsavtalen vil være avhengig av det konkrete konsortiet og prosjektet som dere planlegger. Jo flere partnere og jo bredere konsortium (deltakere fra industrien, sivilsamfunnet og akademia), desto viktigere blir det å klargjøre premissene for deltagelsen allerede i søknadsfasen. Når prosjektet blir innvilget, vil konsortiet inngå en konsortieavtale (oftest etter DESCA malen). Dette er et omfattende dokument, og partene skal enes om mye på relativt kort tid. Derfor kan en intensjonsavtale i søknadsfasen fastslå de viktigste prinsippene som partene allerede er enige om. Det sikrer at de vanskelige diskusjonene om penger og rettigheter tas mens alle fortsatt er motiverte for å få sendt inn en god søknad. 

• Forpliktelsesbrev (Letter of Commitment)

Forpliktelsesbrev kan være påkrevd  (Mandatory Attachement eller Mandatory Annex) i spesifikke utlysninger. For eksempel krever enkelte MSCA-utlysninger brev fra assosierte partnere i tredjeland. Du bør derfor alltid sjekke:

1. Krav i utlysningsteksten (Topic Conditions and Documents) i den konkrete utlysningen i Funding & Tenders-portalen.
2. (Guide for Applicants) for den konkrete utlysningen

Forpliktelsesbrev er vanligvis et ensidig dokument der en organisasjon bekrefter at de har til hensikt å delta i prosjektet dersom det får finansiering. Forpliktelsesbrev brukes ofte når man inviterer med partnere fra land utenfor EU (Third Countries) eller assosierte partnere (Assosiated partners) som må vise forpliktelse overfor EU-kommisjonen. Innholdet bekrefter at ledelsen har godkjent deltakelsen, spesifiserer hvilken ekspertise de bidrar med, og at de er villige til å forhandle om en endelig avtale. Forpliktelsesbrev er som regel ikke juridisk bindende, men fungerer som en moralsk forpliktelse.

• Støttebrev (Letter of Support)

Noen utlysninger bruker støttebrev (letter og support) og forpliktelsesbrev (letter of commitment) som synonymer (typisk i "kaskadeutlysninger" (ncpflanders.be)) - da gjelder samme prinsipper som beskrevet over for forpliktelsesbrev. I disse tilfellene kan brevene lastes opp som vedlegg (annexes/attachments) til søknaden. Ellers er støttebrev som regel ikke en obligatorisk del av søknaden. Likevel kan det være grunner til å skaffe seg brev fra interessenter, rådgivende organer, sluttbrukere, byer/regioner, selskaper, frivillige organisasjoner, osv. Et slikt brev kan:

• dokumentere forpliktelse fra interessenter til å bruke, teste, samskape eller ta i bruk resultatene dine (f.eks. «sykehus X forplikter seg til å teste løsningen i sin poliklinikk»).
• bevise at nøkkelaktører utenfor konsortiet er interesserte i prosjektet (beslutningstakere, standardiseringsorganer, bransjeforeninger).
• dokumentere tilgang til data, infrastruktur, brukere eller testfasiliteter som er kritiske for gjennomførbarheten (f.eks. et register, en biobank eller en «living lab»).
• bekrefte rollen til aktører som ikke mottar støtte, slik som eksterne rådgivere (Advisory Board).

4.1 Tildeling av prosjektansvarlig fra Kommisjonen

Når et prosjekt får tilslag, vil prosjektet få tildelt en prosjektansvarlig (project officer) fra EU-kommisjonen. Prosjektansvarlig er hovedkontakt for prosjektkoordinatoren i alle spørsmål knyttet til avtalen med EU (Grant Agreement) og gjennomføringen av prosjektet og følger konsortiet gjennom hele prosjektperioden. Prosjektansvarlig sørger for at prosjektaktiviteter følger avtalene med EU og konsortieavtalen, gir avklaringer om regler og forventninger knyttet til kostnader, rapportering, leveranser og milepæler, og vurderer og godkjenner endringer til avtalene (amendments).

[...]

[...]