Droppe til innhold

Nyheter

Veien videre for en smartere administrasjon

Veien videre for en smartere administrasjon

Forrige uke ble status for Administrasjon for framtida-prosjektet gått gjennom i informasjonsmøter på campusene i Pilestredet og på Kjeller. – Tallgrunnlag kan diskuteres, men jeg vil appellere til samarbeid om det vi er enige om, nemlig at vi må bruke ressursene så godt vi kan, sier rektor Curt Rice.

- Som rektor er jeg stolt av den jobben som gjøres ved Høgskolen i Oslo og Akershus, for den er formidabel. Men man trenger ikke være dårlig for å ønske å bli bedre. Vi skal kontinuerlig utvikle oss. Regjeringa har i tillegg bedt oss om å utnytte ressursene bedre, og det ønsker vi selv også, sier rektor Curt Rice.

Diskusjon om tallgrunnlaget

Administrasjon for framtida-prosjektet har gjennomgått HiOAs administrative tjenester sammen med rådgiverfirmaet Rambøll, og det har oppstått en diskusjon om hvorvidt tallene som kommer fram i rapportene hviler på et upresist tallgrunnlag. HiOA er sammenliknet med andre institusjoner i UH-sektoren, men fordi institusjonene er forskjellige, har de noe ulik praksis for hvordan de rapporterer antall ansatte. Rice respekterer uenigheten om beregningsgrunnlaget.

- Jeg kan være enig i en påstand om at det er mange nyanser som ikke kommer frem når vi sammenligner oss med andre, sier Rice.

Han tror likevel gevinsten av å fortsette den diskusjonen er begrenset.

- Jeg opplever at vi alle er enige om at vi bør bruke ressursene så klokt vi kan. La oss konsentrere oss om å finne virkemidler for hvordan vi sammen skal få til en god og effektiv administrasjon som frigjør flest mulig ressurser til kjernevirksomheten, sier Rice, og avslutter:

- Samarbeid mellom de vitenskapelig og de administrativt ansatte er en forutsetning for at vi lykkes.

Jakten på de gode løsningene

Styret har bestemt at vi skal administrere HiOA mer effektivt, og en plan for omstillingen de neste tre årene vil legges fram for styret i juni.

- Nå begynner vi jakten på de gode løsningene, sier ORV-direktør Tore Hansen.

Planen vil beskrive hvilke virkemidler som skal tas i bruk. Slike virkemidler kan være kompetansehevingstiltak, økt bruk av internutlysning når vi har vakante stillinger, mer mobilitet innad i organisasjonen for oss som jobber her, digitaliseringstiltak som lar oss «jobbe smartere», fjerning av dobbeltfunksjoner – for å nevne noen. Oppsigelser er ikke et aktuelt virkemiddel.

- Det blir ingen oppsigelser. Grunnen til det er at jeg er helt sikker på at vi kommer til enighet med de ansattes organisasjoner om andre virkemidler som monner, sier Hansen.

Han trekker fram kompetanseheving som ett av dem.

- HiOA må noe investere i denne prosessen, og kompetanseheving blir viktig for å oppnå omstillingsevne i organisasjonen.

Involvering og ivaretakelse av arbeidsmiljø

Når virkemidlene skal utformes, må det skje i samarbeid med dem som faktisk skal jobbe på nye måter. Vitenskapelig og administrativt ansatte på fakulteter og sentre, tjenestemannsorganisasjoner og studenter skal trekkes inn.

- Nå jobber vi med å rigge til det videre arbeidet og finne samarbeidsformen som sikrer god involvering når planen skal gjennomføres, sier Hansen.

- Vi har invitert tjenestemannsorganisasjonene til et IDF-møte den 30/3 for å diskutere virkemidler, hvordan vi skal jobbe med planen, og hvordan de skal involveres i det videre arbeidet.

Sammen med planen som legges fram for styret i juni skal det også leveres en risikoanalyse for arbeidsmiljømessige konsekvenser, og forslag til tiltak for å redusere risikoen som blir avdekket. Bedriftshelsetjenesten og vernelinja vil trekkes inn i dette arbeidet.

Koordinering og trinnvis framdrift

Å lage en administrasjon for framtida handler også om å se på organisatoriske forhold på HiOA, som arbeidsdelingen mellom fakultetene og fellesadministrasjonen, og å ta tak i eventuelle styringsutfordringer eller uklar beslutningsstruktur.

- Arbeidet for å effektivisere administrasjonen skjer ikke i et vakuum. Det må koordineres med mange andre store prosesser som pågår på HiOA, som strategiprosessen og digitaliseringssatsingen, sier Hansen.

Tjenesterådet på HiOA, som består av fakultetsdirektørene og de administrative lederne i SVA, samt fagdirektørene i fellesadministrasjonen, bidrar til å koordinere disse prosessene. Saken skal opp i Tjenesterådet 5. April.

Prosessen med omstilling av administrasjonen vil deles opp i mindre prosjekter som gjennomføres ett om gangen, slik at ikke alle delene av administrasjonen skal måtte endre seg samtidig.

chatbot-portlet