Den gode studentopplevelsen leverer!
Flere prosjekter under satsningen «Den gode studentopplevelsen» er testet ut under studiestart og i løpet av 2020.
Noen av disse prosjektene ferdigstilles i løpet av kort tid og tilhører området «Informasjon og samhandling». Dette dreier seg hovedsakelig om digitalisering av prosesser som gjør at studentene selv kan fikse ting, noe de selv har etterspurt i innsiktsarbeidet til disse prosjektene. I tillegg møter studentene standardiserte prosesser og ett punkt der de skal henvende seg.
Prosjektene
Prosjekt Digital oppmøteregistrering i NOA (Notice of Attendance)
Ved semesterstart i august ble oppmøteregistrering gjort i NOA, for hele OsloMet og på alle nivå. Målet for prosjektet har vært heldigital løsning for oppmøteregistrering ved studiestart og obligatorisk undervisning.
Tidligere har vi operert med lister i ulike format der studenter skal krysse seg inn, for så sende inn lister som vi registrerer manuelt i FS (Felles Studentsystem). Dette har vært manuelle og ressurskrevende prosesser, som gir en økt risiko for dårlig grunnlagsdata. Prosjektet ble igangsatt for å gi bedre brukeropplevelser, effektive arbeidsprosesser og i siste instans bidra til bedre omdømme for OsloMet.
Ved semesterstart høsten 2020 ble 8000 studenter ved 150 studieprogram registrert digitalt ved oppmøte. Blant annet ble om lag 700 studenter ved sykepleie ble registrert i en fei! Erfaringene med digital oppmøteregistrering er stort sett positive, både fra studentene og fra fagmiljø. Dette har frigitt mange administrative ressurser i en veldig travel oppstartsperiode. Det vil være noe manuell oppfølging, men det ville det vært uansett løsninger.
I tillegg til digital oppmøteregistrering ved studiestart, skal prosjektet vurdere tilsvarende løsning for undervisning med obligatorisk oppmøte. På grunn av koronaepidemien blir ikke undervisningen i like stor grad holdt i klasse- og undervisningsrom som tidligere. En diskusjon som er verdt å ta med videre er behovet for å registrere oppmøte, hvilken funksjon har den og hva skal sikres gjennom dette. Mye ressurser går med.
Prosjekt Digitale politiattester
Høsten 2019 innførte OsloMet nye rutiner for innlevering av politiattester. Det var første fase på vei til en heldigital løsning. Målet for dette prosjektet er en heldigital løsning for innlevering, registrering og oppfølging av politiattester, og sikre felles rutiner for alle studentene ved OsloMet. OsloMet må sikre at vi ivareta GDPR krav om personvern, unngår manuelle arbeidsprosesser og bidrar til en bedre brukeropplevelse for studenter og ansatte.
Tidligere har studenter mottatt sin politiattest, printet ut og levert fysisk til OsloMet. Nå videresender studentene direkte til OsloMet sin digitale postkasse, der data legges manuelt inn i FS (Felles studentsystem).
Vi undersøker nå muligheten for en robot som leser og registrerer i FS slik at vi slipper manuell registering. Den optimale løsningen vil på sikt være en sektorløsning som gjør en spørring ut mot politiet som utsteder politiattester. Alle institusjonene opplever de samme utfordringer. Som med andre digitale prosjekter er det viktig å jobbe sammen med Unit og sektoren er for felles løsninger
Prosjekt Digitale skjema
Studentene møter mange skjema i studenttilværelsen ved OsloMet. Prosjektet har som mål å lage heldigitale løsninger for alle typer søknader/henvendelser fra studenter. Prosjektet har hatt en grundig gjennomgang av arbeidsprosessene til tre av disse skjemaene, og tatt i bruk Public 360. To av disse er nå digitalisert, og det tredje kommer rett over nyttår. Digitalisering vil bidra til en bedre brukeropplevelse for studentene, OsloMet ivaretar DGPR-krav og vi sikrer en bedre ressursbruk for ansatte.
De som ble innført høsten 2020 er reservasjon av studieplass og tilrettelegging eksamen. Over nyttår kommer et digitalt skjema for å søke permisjon fra studiet, og skjema for tilrettelegging i undervisning ligger også i løypa.
Hvilke prosjekter kommer?
Området «Informasjon og samhandling» omfatter en rekke prosjekter og tiltak, noen store og flere små. I løpet av neste år ferdigstilles enda flere løsninger som gjør at studentene fikser flere ting selv, vi standardiserer løsninger og vi sikrer økt kvalitet i datahåndtering.
Avtaler på nett – ferdigstilles våren 2021
Utvekslingsavtaler for OsloMet registreres i dag manuelt flere steder på nett. Dette gir dobbeltarbeid for administrasjonen, i tillegg til at det er vanskelig å opprettholde god kvalitet på informasjon som legges ut. Det er vanskelig å orientere seg på nett både for studenter og ansatte om hvilke utvekslingsavtaler som finnes og hvilke som fremdeles er gyldige
Studenten skal oppleve bedre kvalitet på informasjon om utveksling. Prosjektet skal jobbe med å endre arbeidsprosessene tilknyttet dette. Informasjon om avtalene skal legges i FS (Felles Studentsystem) og hentes ut til nettsidene. Informasjon om utvekslingsavtalene må innarbeides i nettsidene.
Effekten av dette vil vise seg i frigjøring av tid som per i dag brukes på manuell publisering og oppdatering av avtaler. Det vil i tillegg bety en profesjonalisering av arbeidet med utveksling og FS.
Tilrettelegging i utdanning – ferdigstilles våren 2021
Studenter som trenger tilrettelegging i studiehverdagen og i undervisning vet mange ganger ikke hvem de skal henvende seg til og når, i tillegg er det en utfordring å få oversikt over saksgangen. .
Prosjektet skal tilrettelegge for at studentene skal møte en oversiktlig og digital søknadsprosess for tilrettelegging av studiesituasjonen som ivaretar personvern/GDPR krav. Dette innebærer innføring av digital søknadsprosess for tilrettelegging i studiesituasjonen og en standardisert arbeidsflyt som sørger for lik praksis og transparent saksbehandling.
Flere ting på blokka
I innsiktsarbeidet som ligger til grunn for området "Informasjon og samhandling", ligger ønsket fra studentene om å kunne ordne mest mulig på egen hånd. Hjelp til selvhjelp er et effektmål. I tillegg er DGS svært opptatt av å jobbe sammen med UNIT og sektoren for gode digitale løsninger. Vi ser blant annet på informasjon og kommunikasjon med studentene fordi studentene gir tilbakemelding på at det er vanskelig å manøvrere seg fram til riktig informasjon. I tillegg ser vi på enklere betalingsløsninger for semesteravgift, studieavgift for EVU mm.
