Samarbeidsavtalen

Samarbeidsavtalen er en avtale mellom fakultetene og Seksjon for opptak og vurdering (OV). Avtalen tar opp arbeidsfordeling for eksamensplanlegging og gjennomføring av eksamen. Avtalen oppdateres hvert år, etter å ha blitt gjennomgått på samarbeidsmøter mellom fakultetene og OV. Samarbeidsavtalen ble sist revidert desember 2023. Eksamenskontoret er i seksjon OV. 

OV har ansvar for

• å informere drift og Selvaag om dato/rom for skriftlige skoleeksamener under tilsyn for å unngå brannøvelser, støyende arbeid, vindusvask ol. (15)
• skriftlig skoleeksamen under tilsyn i OsloMet sine lokaler, inkl. innvilgede tilrettelegginger. 

Fakultetene har ansvar for

• kontroll av tillatte hjelpemidler ved skoleeksamen: ordliste, kalkulator (Inspektørene foretar stikkprøver i eksamenslokalet, faglærer kan komme og foreta grundigere kontroll ved behov). Faglærer. (39)
• å informere drift om dato/rom for eksamener som arrangeres på fakultet. Disse gjelder: alternativ vurdering, muntlige og praktiske eksamener. (17)

• praktisk gjennomføring av muntlig/praktisk eksamen. (41)

• oppnevning av sensor, kontrakter og lønn. (6)

Fakultetene har ansvar for

• generell registrering og oppdatering i FS: emner, studentopplysninger, vurderingsenheter m.m. Legge inn data i FS som føres over til Inspera og TP.(1)
• å beslutte om en skoleeksamen skal være digital, papir eller hybrid (registreres i FS og overføres til TP innen fastsatte frister, jmf. pkt. 7), samt varsle om bruk av Scantron, Excel, Lovdata eller MatLab i merknadsfeltet i Vurderingsenhet samlebilde så tidlig som mulig og senest 4 uker før eksamensdato. (8)
• datoer for digitale innleveringer i Inspera fastsettes og legges inn i FS av fakultetene. NB! OV anbefaler fak. å avvente publisering til datoer for skriftlige skoleeksamener under tilsyn er bekreftet. (10)
• fastsette datoer for muntlige og praktiske eksamener/prøver. (11)
• sørge for at studentene blir meldt opp til eksamen via semesterregistrering/utdanningsplan (ordinær eksamen), samt sørge for at studentene har mulighet til å melde seg opp til ny/utsatt eksamen via Studentweb (ny/utsatt eksamen). (12)
• registrere oppmeldinger/avmeldinger som kommer i andre former enn via Studentweb. NB! Etter oppmeldingsfristen må fak. sjekke med OV om det er mulig å melde opp flere til skriftlig skoleeksamen (pga. plass og tilrettelegging). (13)
• rombooking til muntlige/praktiske eksamener. (16)
• kandidatnummerering til skriftlig skoleeksamen under tilsyn (digital eksamen). Bruk tresifret nummerserie med mindre det er særskilte grunner til å bruke noe annet. (24)
• romplassering i FS av kandidater som skal sitte eksternt, senest to uker før eksamen (benytt Bygning: EKSTERNT, Rom: U – Ukjent). (26)
• kandidatnummerering av hjemmeeksamen/muntlige/praktiske eksamener. Bruk tresifret nummerserie med mindre det er særskilte grunner til å bruke noe annet. (23)
• skrive ut kandidatlister og eksamensprotokoller fra FS ved eksamener som arrangeres internt på fakultetet. (34)

OV har ansvar for

• kandidatnummerering til skriftlig skoleeksamen under tilsyn (eksamen som besvares på papir). Bruk tresifret nummerserie med mindre det er særskilte grunner til å bruke noe annet. (24)
• romplassering i FS ved skriftlig skoleeksamen under tilsyn (ca 1-2 uker før eksamen). (25)
• å skrive ut kandidatlister og vurderingsprotokoller fra FS ved skriftlig skoleeksamen under tilsyn (NB! Vurd.protokoll skrives kun ut ved papireksamener). (33)

DiU har ansvar for

• oppdatere rutinebeskrivelsene for FS på nettsidene.  (2)

Fakultetene har ansvar for

• informasjon om skriftlig skoleeksamen under tilsyn med datoforslag (helst periode) registreres i TP innen fastsatte frister. Se rutinebeskrivelse for frister. (7)

OV har ansvar for

• å oppdatere rutinebeskrivelsene for TP: eksamen på nettsidene. (3)
• å arrangere arbeidsstuer om planlegging av eksamen i TP etter forespørsel fra fakultet. (4)
• å fastsette datoer/tidspunkt/varighet for skriftlige skoleeksamener under tilsyn på bakgrunn av registrerte eksamener i TP, og publisere i FS. OV kontakter fak. dersom det må gjøres endringer i registrert data i TP, se punkt 7. OV informerer fakultetet når det er publisert eksamensdato. (9)
• rombooking til skriftlige skoleeksamener. (14)

Fakultetene har ansvar for

• informasjon om oppdateringer i Inspera. Inspera superbrukere på fakultet. (27)
• brukerstøtte til fag og administrasjon på fak. (Inspera). Inspera superbrukere på fakultet. (28)
• brukerstøtte til studenter (eventuell opplæring for klasser/kull). (29)
• opprette prøve i Inspera, hente over kandidater, legge inn oppgavesett, opprette kommisjoner, sette gjeldende innstillinger (se rutinebeskrivelse). Lage informasjonsside med informasjon om emnekode, dato, varighet, antall timer, spesifisering av tillatte hjelpemidler (dersom det ikke er noen tillatte hjelpemidler må dette også stå) og eventuell annen relevant informasjon. NB! Frist innen kl. 12.00 to virkedager før eksamen (gjelder skriftlig skoleeksamen under tilsyn). (30)

OV har ansvar for

• å oppdatere rutinebeskrivelsene for digital eksamen på nettsidene (for ansatte og studenter). (5)
• informasjon om oppdateringer i Inspera. Inspera admin OV. (27)
• brukerstøtte til studenter (info på nettsider, veiledningsfilmer). (29)
• å legge inn hendelsespassord og SEB-passord, alternativt legge inn dagspassord dersom SEB ikke skal benyttes, legge til eksamensvakter, og oppdatere prøven (gjelder ved digital skoleeksamen under tilsyn). (31)

Fakultetene har ansvar for

• eksamensinspektører ved muntlig/praktiske eksamener. Kan bestilles hos OV innen fastsatte frister: eksamener i mai og juni: frist 1. mars, eksamener i november og desember: frist 1. oktober. Ellers i året må forespørsel sendes i god tid. (19)

OV har ansvar for

• eksamensinspektører ved skriftlig eksamen under tilsyn. (18)
• kontroll av tillatte hjelpemidler ved skoleeksamen: ordliste, kalkulator (Inspektørene foretar stikkprøver i eksamenslokalet, faglærer kan komme og foreta grundigere kontroll ved behov). Inspektør. (39)

Fakultetene har ansvar for

• behandling av søknad om tilrettelegging av eksamen som arrangeres på fakultetet. Disse gjelder: alternativ vurderingsform, muntlige og praktiske eksamener og hjemmeeksamener med varighet på mer enn en uke. (21)
• behandling av søknad om alternativ vurderingsform. (22)
• skrive ut oppgavesett ved tilrettelegginger ved eksamener fakultetet arrangerer. (32)

OV har ansvar for

• behandling av søknad om tilrettelegging ved skoleeksamen, og hjemmeeksamen med varighet inntil en uke. (20)
• skrive ut oppgavesett ved tilrettelegginger ved eksamener OV arrangerer. (32)

Fakultetene har ansvar for

• eksamensoppgavetekst til alle studenter m/forside i hht. mal (bokmål og nynorsk), sendes til OV senest 3 arbeidsdager før eksamen (mal-oppskrift og rutine for sending/levering av oppgavesett).  Eksamensforsiden skal inneholde informasjon om emnekode, dato, varighet, antall timer, spesifisering av tillatte hjelpemidler (dersom det ikke er noen tillatte hjelpemidler må dette også stå) og eventuell annen relevant informasjon. NB! Gjelder kun eksamener på papir. (35)

• å registrere sensorinformasjon i FS, senest på eksamensdagen. NB! Gjelder kun eksamener på papir.(36)

• eksamenspapir: spesielle ark (millimeterpapir, logaritmepapir, A3-ark, etc.), leveres til OV senest 3 arbeidsdager før eksamen. NB! Gjelder kun eksamener på papir. (38)

OV har ansvar for

• eksamenspapir: kladdepapir, innføringspapir, omslagsark, Scantronark. NB! Gjelder kun eksamener på papir. (37)

Fakultetene har ansvar for

• desentralisert eksamen (kandidater som sitter eksternt): utsending/mottak. (42)

OV har ansvar for

• å administrere desentralisert eksamen for toppidrettsutøvere som studerer ved OsloMet. (42)

Fakultetene har ansvar for

• å ta imot legeattest fra studenter (for fravær på eksamen), mottak og registrering. (45)
• å ta imot utfylte eksamensprotokoller, registrere resultater og publisere i FS. (46)
• å behandle klager på formelle feil (OV skriver rapport når det er naturlig). (47)
• å behandle begrunnelser og klager på karakterfastsetting. (48)
• å behandle fuskesaker (OV skriver rapport når det er naturlig). (49)
• å gi brukerstøtte til sensorer (skole- og hjemmeeksamen). (50)

OV har ansvar for

• å pakke eksamensbesvarelser: Intern sensor får ett eksemplar/hvit original og ekstern sensor får ett eksemplar/gul kopi. Oppgavetekst og vurderingsprotokoll legges ved besvarelsene. Ekstern sensor får tilsendt eksamensbesvarelser per post, normalt Bring.  Intern sensor får tilsendt eksamensbesvarelser i internpost. Restopplag sendes med internpost til kontaktperson i administrasjonen. Besvarelser skal være pakket og klare for for sendelse senest kl. 13.00 dagen etter eksamen så sant OV har mottatt sensorinformasjon i tide. NB! Gjelder kun eksamener på papir. (43)
• å sende kandidatlister med signatur til fakultetet etter eksamen. (44)

Epost: eksamen@oslomet.no 

Ansatte: Winnie Greenwood Ormerod, Marte Odland, Marte Neverdal, Anne Fjærli, Fride Gjems, Kristian Sløgedal og Martin Halvorsen (seksjonssjef).