template.back.to.overview Rutiner for dokumentasjonsforvaltere

Mottak av fysisk post

Posten leveres hver dag mellom kl. 09:00 og 11:00 ved OsloMet. Åpning av post starter fortløpende etter at posten er mottatt, med minimum en dokumentasjonsforvalter. Da OsloMet har et elektronisk arkiv med registrering før skanning, vil dokumenter ikke bli stemplet med arkivstempel eller datostempel.

• Er det tvil om posten skal registreres/skannes, sendes henvendelsen/brevet til aktuell seksjon med påminnelse om at saken skal registreres i Public 360 hvis den er en fagsak.
• Aviser, tidsskrifter o.l. kan fordeles direkte av posttjenesten i seksjon for driftstjenester. 
• All post som er adressert til universitet åpnes av SDI. Personlig adressert post oversendes direkte til mottaker.

Personlig adressert post

Brevpost som er personlig adressert, dvs. hvor personnavnet står over virksomhetens navn, videresendes uåpnet til den som er mottaker.

Mottaker har ansvar for fortløpende å returnere eventuelle arkivverdige dokumenter til SDI for journalføring i arkiv- og saksbehandlingssystemet før saksbehandling starter. Saksbehandler kan også selv skanne og legge inn dokumentene i saksbehandlingssystemet Public 360.

Pakker

Pakker hvor det ikke fremgår spesifikt hvem som er mottaker åpnes og fordeles til rett enhet.

Dokumenter som ikke er arkivverdige

Post som ikke er arkivverdig legges direkte til respektive avdeling.

Skanning og importsentraler

Alle fysiske dokumenter som skal registreres i Public 360 skannes inn. Dokumentene skannes inn som PDF/A med følgende spesifikasjoner:

• 300 dpi
• Farge, sort/hvit eller gråtone avhengig av kvalitet på originalen
• Farge, gråtone eller sort/hvit sorteres før skanning. Er det tvil skannes det i farger eller gråtone

Makulering av papirdokumenter

Innskannede og konverterte dokumenter i PDF/A format regnes som arkivoriginaler, mens papirdokumenter regnes for å være arbeidskopier. Av dette følger at all post på papir makuleres tre måneder etter at den er journalført. Avvik kan forekomme avhengig av egne rutiner (f.eks. fuskesaker eller skikkethet).

Post som er journalført skal oppbevares på dato i arkivet. Post som er eldre enn tre måneder makuleres i begynnelsen av hver måned. Det vil si:

• 1. januar makuleres all inngående post som er journalført i september
• 1. februar skal man makulere all post som er journalført i oktober, osv.

Alt arkivmateriale skal sikkerhetsmakuleres. Juridisk bindende avtaler behandles etter egne regler.

Elektronisk postmottak

E-postadressen til elektronisk postmottak ved OsloMet er post@oslomet.no.

Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning (SDI) håndterer følgende systemer/løsninger for elektronisk post:

• OTRS
• KS SvarUt/SvarInn
• AltInn

Ansvar for elektronisk postmottak innebærer:

• registrering og journalføring
• arkivavgrensning
• flytting av e-post til forskjellige køer
• videresending/oversendelse av ikke-arkivverdig e-post til rett seksjon/fakultet/saksbehandler

Det er kun den som har turnus i SDI som skal følge opp elektronisk post og eventuelle varslinger om nye e-poster. Dette for å unngå synkroniseringsfeil og dobbeltarbeid.

Arkivpliktig dokumentasjon som går via epost til/fra ansatte ved OsloMet

Eier/administrator for den enkelte e-postboks ved OsloMet har selv ansvar for å registrere arkivpliktige henvendelser/korrespondanse i Public 360.

Registrering/journalføring av mottatt post

Innkommende post mottatt før kl. 12.00 registreres av Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning (SDI) samme dag. 

Posten fordeles i Public 360 til den enhet som har ansvar for gjeldende fagområde, på lavest mulige nivå. Det er denne enhetslederens ansvar å fordele posten videre til rett saksbehandler. SDI kan unntaksvis fordele posten direkte til saksbehandler dersom det er hensiktsmessig.

Ved registrering av post i Public 360 gjør SDI en foreløpig vurdering av om henvendelsen skal unntas offentlighet, og registrerer lovhjemmel iht. vurderingen. Det er imidlertid den enkelte saksbehandler som mottar henvendelsen i Public 360 som har ansvar for endelig vurdering og registrering av unntak fra offentlighet og hjemmel.

Fagområder med spesielle post- og registreringsbehov

Det utarbeides egne rutinebeskrivelser ved avvik fra standard registreringsrutiner, eller dersom det stilles spesielle krav til håndtering.

Rutiner for registering/journalføring (sharepoint.com, krever innlogging)

Daglig kvalitetssikring i Public 360 legges til turnusordningen ved Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning (SDI).

Som del av den daglige kvalitetssikringen, og ved journalføring, skal dokumentasjonsforvalterne kontrollere saker og dokumenters metadata:

• Klassering
• Sak- og dokumentnummer - rekkefølge og plassering
• Sak- dokument- og filtittel
• Dokumentets datering
• Kontakter/avsendere/mottakere
• Filformat og lesbarhet
• Avskriving og ekspedering

Hvis kvalitetssikringen avdekker feil som krever korreksjon av en viss betydning, skal dokumentasjonsforvaltere i SDI ta kontakt med saksbehandlere direkte om nødvendige endringer.

Inngående dokumenter i status S

• Inngående epost/brev registrert av saksbehandler.
• Som hovedregel kvalitetssikrer og journalfører SDI med  minimum 1 dags forsinkelse og maksimalt fem dager forsinkelse, slik at saksbehandler får tid til å ferdigstille dokumentet. I de tilfeller hvor det inngående brevet er besvart og ekspedert kan S-er journalføres med en gang.

Utgående brev i status E

• Utgående brev registrert av saksbehandler. 
• Kvalitetssikres og settes til status "Journalført".

Saker uten arkivkode

• Saker skal alltid kvalitetssikres og redigeres samtidig med at første dokument i en sak blir journalført.
• Ved kvalitetssikring av alle senere tillagte dokumenter, skal alltid saken åpnes for om nødvendig å kvalitetssikres på nytt.
• Det settes arkivkode, rett arkivdel, og status "Under behandling".

Notater med/uten oppfølging i status ekspedert

• Notater registrert av saksbehandler. 
• Fil skal åpnes for å sjekke om det faktisk er et internt notat uten oppfølging. Hvis nødvendig, skal dokumenttype endres til inngående eller utgående dokument.
• Settes til status "Journalført" etter kvalitetssikring.

Saker i status reservert med arkivkode

• Alle saker opprettet av saksbehandler får status Reservert.
• Kvalitetssjekkes og settes til status "Under behandling".

Feilede ekspederinger

• Brev som ikke er sendt ut på grunn av teknisk feil.
• Kjente årsaker:
  • Filer er ikke konvertert til PDF.
  • Fødselsnummer mangler på kontaktkort.
  • Vedlegg er for store for mottak i digital postkasse.
• SDI feilsøker, løser og ekspederer på nytt.

Kvalitetssikring skal utføres både kontinuerlig og periodisk. Periodisk kvalitetssikring foregår ukentlig, månedlig eller kvartalsvis.

Periodisk kvalitetssikring kan legges til turnus, eller fordeles til spesielt ansvarlige i Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning (SDI).

Ukentlig kvalitetssikring

Godkjente dokumenter

Alle ferdigstilte dokumenter som har vært på godkjenningsflyt i Public 360 skal ekspederes.

1. SDI tar ut rapport i Public 360 på dokumenter som er godkjent, men ikke ekspedert.
2. SDI sender påminnelse fra dokhjelp@oslomet.no
   • Kø i OTRS: Arkiv - brukerstøtte - dokhjelp
   • Tekstmal i OTRS: "Påminnelse om dokumenter til ekspedering i P360"
   • Mottakere: Aktuelle saksbehandlere

Ubehandlede innsynskrav

Innsynskrav skal behandles uten ugrunnet opphold, innen 3-5 dager.

1. SDI gjør søk på ubehandlede innsynskrav som er eldre enn 3 dager i Public 360.
2. SDI sender påminnelse fra dokhjelp@oslomet.no
   • Kø i OTRS: Arkiv - brukerstøtte - dokhjelp
   • Tekstmal i OTRS: "Påminnelse om innsynskrav"
   • Mottakere: Ledere i aktuelle enheter

Månedlig kvalitetssikring

Personer som slutter ved OsloMet

Personer som slutter ved OsloMet må ferdigstille og avslutte egne dokumenter og saker, eller overføre dem til kollegaer.

1. SDI tar ut oversikt over dem som skal slutte, med søket "Oppsigelser siste måned" i Public 360.
2. SDI sender varsel og informasjon fra dokhjelp@oslomet.no
   • Kø i OTRS: Arkiv - brukerstøtte - dokhjelp
   • Tekstmal i OTRS: "For ansatte som slutter ved OsloMet"
   • Mottakere: Ansatte som skal slutte

Filformater

Alle filer i Public 360 skal fortløpende konverteres til pdf-format.

1. SDI søker opp dokumenter med annet filformat enn .pdf, og som er eldre enn en måned.
2. SDI konverterer filene til pdf.

Ufordelte dokumenter

Ledere skal sørge for at saker og dokumenter som er kommet til deres enheter blir fordelt til saksbehandlere fortløpende.

1. SDI tar ut oversikt over utfordelte saker/dokumenter.
2. SDI sender påminnelse fra dokhjelp@oslomet.no
   • Kø i OTRS: Arkiv - brukerstøtte - dokhjelp
   • Tekstmal i OTRS: "Påminnelse om dokumenter til fordeling i P360"
   • Mottakere: Ledere i aktuelle enheter

Kvartalsvis kvalitetssikring

Oppfølging av restanser

Innkomne dokumenter skal besvares/avskrives av saksbehandlere fortløpende.

1. SDI tar ut rapport på restanser fra P360, dokumenter som er eldre enn 3 måneder.
2. SDI sender påminnelse med frist for behandling fra dokhjelp@oslomet.no
   • Kø i OTRS: Arkiv - brukerstøtte - dokhjelp
   • Tekstmal i OTRS: "Påminnelse om behandling av restanser"
   • Mottakere: Aktuelle saksbehandlere.
3. Hvis SDI ikke mottar svar, eller dokumentene ikke er behandlet innen fristen, avskriver SDI restansen med kommentar i P360.

Dokumenter i status reservert

Alle dokumenter skal ferdigstilles og ekspederes av saksbehandlere fortløpende.

1. SDI tar ut rapport på dokumenter med status "Reservert".
2. SDI sender påminnelse og informasjon fra dokhjelp@oslomet.no
   • Kø i OTRS: Arkiv - brukerstøtte - dokhjelp
   • Tekstmal i OTRS: "Påminnelse om dokumenter i status Reservert i P360"
   • Mottakere: Aktuelle saksbehandlere.

Saker avsluttet av saksbehandler

Saker i status "Avsluttet av saksbehandler" skal kvalitetssikres av dokumentasjonsforvaltere.

• SDI kontrollerer at saken er komplett.
• SDI kontrollerer at saken er i korrekt arkivdel.
• SDI verifiserer/setter arkivkode og B/K-kode.
• SDI verifiserer kontaktkort, tittel og skjerming.
• SDI setter saken til status "Avsluttet" etter kvalitetssikring.

I henhold til offentleglova er det et krav om å sikre åpenhet, og at offentlig postjournal er tilgjengelig for publikum.

OsloMet publiserer ikke fulltekstdokumenter på nettet i tilknytning til offentlig journal. Det er kun journalopplysningene som publiseres; saksnavn, dato, dokumentbeskrivelse og mottaker/avsender.

Offentlig journal blir generert og kvalitetssikret av Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning (SDI), og publisert på OsloMets nettsider av nettredaksjonen ved Avdeling for samfunnskontakt og kommunikasjon (SK) .

Arbeidsflyt for publisering av offentlig journal

Offentlig journal publiseres på OsloMets nettsider to ganger per uke. Publisering av journalen er i tråd med OsloMets visjon og prinsipper for åpenhet.

1. SDI tar ut rapporten "Offentlig journal" fra Public 360.
2. SDI kvalitetssikrer rapporten.
3. Endelig rapport lagres i pdf-format på SDIs sharepointområde for offentlig journal.
4. SDI gir beskjed til nettredaksjonen ved SK som publiserer den offentlige journalen på nettsidene til OsloMet.

• Tirsdager publiseres offentlig journal med registreringer for fredag, lørdag, søndag og mandag.
• Fredager publiseres offentlig journal med registreringer for tirsdag, onsdag og torsdag.

Offentlig journal skal ikke være tilgjengelig på nettsidene for mer enn ett år av gangen. Nettredaksjonen ved SK skal se til at rapporter eldre enn ett år avpubliseres. 

Kvalitetssikring av offentlig journal

Kvalitetssikring av den offentlige journalen er en del av virksomhetens internkontroll for arkiv.

Offentlig journal skal være utformet slik at den gir oversikt over alle inn-, og utgående brev, samt notater med og uten oppfølging. Journalen skal legge til rette for bruk av registrerte opplysninger, men uvedkommende skal ikke ha tilgang til opplysninger som er taushetsbelagte, eller som av andre grunner må skjermes. 

Før publisering gjennomgår SDI den offentlige journalen, og sørger for at metadataene er korrekte og presise.

• Metadataene kvalitetssikres i henhold til OsloMets rutiner, og etter gjeldende bestemmelser rundt offentlighet og personvern.
• Sensitive og konfidensielle opplysninger skal være skjermet med lovparagrafer.
• Navn på avsendere/mottakere skjermes dersom dokumenter inneholder taushetsbelagte opplysninger om noens personlige forhold.

Ansvar for kvalitetssikringen av offentlig journal kan styres av turnusordningen i SDI, eller det kan utnevnes spesielt ansvarlige.

Nærmere rutiner for kvalitetssikring av offentlig journal (sharepoint.com, krever innlogging)

OsloMets nettside om offentlig journal og innsyn

OsloMets nettsider om å melde sikkerhetshendelser og personvernavvik.

OsloMets policy for sikkerhet, informasjonssikkerhet og personvern.