Myndighet og ansvar ved SDI - Ansatt

Myndighet og ansvar ved SDI

Myndighet og ansvar ved SDI

Seksjon for dokumentasjon og informasjonsforvaltning (SDI) har ansvar for OsloMets etterlevelse av lover og regler innen informasjons- og dokumentasjonsforvaltning. Dette er en utdyping og konkretisering av myndighet, ansvar og arbeidsoppgaver for arkiv- og dokumentasjonsforvaltning.
Publisert
Sist oppdatert

Arkivleder

  • Bør konsulteres når universitetet skal tilpasse opplæring og introduksjon for nyansatte.

  • Skal tas med på råd ved anskaffelse av elektronisk sak-/arkivsystem og fagsystemer, og ved innkjøp av arkivmateriell.

  • Bør konsulteres i saker av vesentlig betydning for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning.

  • Være inkludert i kontakten mot UH-sektorens tjenesteleverandører i saker som gjelder arkivvirksomheten

  • Påse at det gjøres interkontroll ovenfor fagenhetene for å se til at disse følger arkivplanen. Rapporterer avvik til nærmeste overordnede.

  • Er ansvarlig å påse at avlevere av avsluttede arkiver til arkivdepot, etter arkivforskriften §18. Overføring av bevaringsverdig arkivmateriale til arkivdepot gjøres etter avtale med Arkivverket.

Ansatte i SDI sitt ansvarsområde

Ansatte i SDI har ansvaret for oppfølging av dokumentasjonsfaglige driftsoppgaver, iht gjeldende rutiner, lover og regler. Det er Arkivleders ansvar å se til at de ansatte ivaretar dette ansvaret. Ansvaret inkluderer, men er ikke begrenset til, følgende konkrete oppgaver:

  • Motta, åpne, sortere, skanne, journalføre og fordele all inngående post (papirpost, e-post, skjemamottak, Altinn, Digipost mv.).

  • Kvalitetssikre saker og journalposter som er registrert av saksbehandler

  • Daglig kvalitetssikring av sak-/arkivsystemet gjennom kontroll av alle registreringer, journalføring, avslutning av saker, påføre klassering mv.

  • Kvalitetsikre og sørge for publisering av offentlig postjournal på universitetets hjemmeside.

  • Betjene innsyn i historiske/ fysiske arkiv.

  • Vedlikeholde fysiske arkiv.

  • Gi brukerstøtte og veiledning.

  • Kontrollere forfallslister og sende restanselister til ledere/saksbehandlere.

  • Være systemeier for gjeldende sak- og arkivsystem.

  • Påse at arkivarbeidet sentralt og i enhetene er i henhold til interne retningslinjer, regler og lover.

  • Ha ansvar for ajourføring av arkivplanen, samt instrukser og rutinebeskrivelser på fagområdet.

  • Ha ansvar for opplæring, kurs brukerstøtte og veiledning innenfor fagområdet.

  • Ha ansvar for universitetets arkivlokaler og bestand på papirarkiver.

  • Ha ansvar for avlevering og deponering.

  • Ha ansvar for oppfølging av innsynsbegjæringer

  • Restansekontroll

Systemforvalter i sak- og arkivsystem sitt ansvarsområde

Ansvaret for sak -og arkivsystemet ligger til SDI. Systemforvalter skal sørge for at IT-teknisk administrasjon og vedlikehold av sak- og arkivsystemet skjer i henhold til Noark-standarden (N-4/5) og relevant lovgivning.

Systemforvalter sitt ansvar

Systemforvalter sitt ansvar omfatter

  • være kontaktperson overfor leverandør (for tiden TietoEvery).

  • melding av feil og oppfølging på support, og systemoppdatering i samarbeid med IT-tjenesten.

  • utviklingsarbeid, moduler, installasjoner, integrasjoner mv. i samarbeid med systemeier.

  • teknisk brukerstøtte.

  • systemadministrasjon, herunder gi og overvåke tilganger samt opprette og vedlikeholde maler og standardtekster.

  • elektronisk avlevering til arkivdepot i samarbeid med arkivleder og eventuelt UH sektorens tjenestelevandør.

  • periodisering.

  • administrasjon av digipost, oppslag mot folkeregisteret etc.

Systemforvalter for gjeldende sak- og arkivsystemet skal informeres om alle forvaltningsmessige og organisatoriske endringer i universitetet med betydning for ansvarsområdet, og samarbeide med systemeier om tilgangsstyring, integrasjoner, moduler, avlevering mv.

Tilgangsstyring i Altinn er delegert til seksjonsleder for seksjon for lønn.