template.back.to.overview Rutiner for saksbehandlere og ledere

Arkivloven pålegger offentlige organer et ansvar for å ha arkiv.

Formuleringen fra arkivverket er at "offentlige organer har plikt til å arkivere alle dokumenter som blir til som ledd i organets virksomhet, dersom de har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling" (arkivverket.no).

OsloMet definerer dette til å gjelde følgende typer dokumentasjon:

Journalførings- og arkiveringspliktig dokumentasjon

• Brev/epost som sendes ut eller mottas i systemet. Det vil si kommunikasjon med eksterne, som studenter, leverandører, andre myndigheter, arbeidssøkende etc.
• Kommunikasjon internt mellom OsloMets administrasjon og andre enheter/fakulteter, samt mellom fakulteter ved OsloMet (off. forskriften §8).
• Dokumenter som inneholder beslutninger og avgjørelser (endelig vedtak i en sak). Dette gjelder både beslutninger i interne arbeid og beslutninger som gjelder eksterne. Det kan være beslutning om nye studieplaner eller nytt innhold i kurs/undervisning, beslutninger om å ansette, forfremme eller si opp, beslutninger om organisasjonsendringer, beslutninger om å vedta budsjett, årsrapporter eller nye/endrede styrende dokumenter (interne rutiner), beslutninger om å opprette eller avslutte prosjekter, og interne utviklingsarbeider etc.

Arkiveringspliktig dokumentasjon

• Dokumentasjon som har historisk eller kulturell verdi for samfunnet. Dette kan være materiale som blir produsert av OsloMet, ansatte og studenter, som forteller noe om vårt samfunn, både pensumlister, forskningsarbeid og master/bacheloroppgaver, men også andre ting som blir produsert, som bilder, filmer etc. Det kan også være register over boksamlinger, klessamlinger eller andre samlinger.
• Dokumentasjon som har økonomisk verdi for OsloMet og for samfunnet. Dette kan være dokumentasjon som dokumenterer bruk av offentlige midler, dvs. dokumentasjon på hvordan OsloMet oppfyller sitt samfunnsoppdrag som utdanningsinstitusjon gjennom beslutninger, budsjetter, handlingsplaner, årsrapporter/måloppnåelse, referater fra styremøter, undervisningstilbud eller annet. Det kan også være dokumentasjon på interne prosjekt- og utviklingsarbeider (hensikt, mål, framdrift, evaluering, oppnådd gevinst/tap) etc.
• Dokumentasjon som har juridisk verdi for OsloMet og studenter, ansatte, leverandører etc. Dette er først og fremst avtaler, mellom OsloMet og leverandører, studenter og/eller ansatte. Det gjelder også dokumentasjon som plasserer ansvar, f.eks. interne vurderinger relatert til lovverk, som personvernlovgivning, GDPR, arbeidsmiljøloven, arkivloven, lov om offentlige anskaffelser etc. Krise- og beredskapskommunikasjon, avgjørelser og handlinger inngår også i denne kategorien.

Det er utarbeidet skriveregler for registrering av saker og dokumenter i Public 360 ved OsloMet. Skrivereglene skal følges forløpende ved registrering.

Formål

Formålet med skrivereglene er å sikre:

• gjenfinning og informasjonsdeling
• en offentlig journal som er forståelig
• gode rapporter og statistikker i Public 360
• et korrekt bilde av OsloMets aktiviteter

Kvalitetssikring og avvikshåndtering i Public 360 er en del av virksomhetens internkontroll.

Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning (SDI) kvalitetssikrer registreringer i P360 daglig. Hvis kvalitetssikringen avdekker feil som krever korreksjon av en viss betydning, vil SDI ta kontakt med saksbehandlere direkte om nødvendige endringer.

Du finner skrivereglene for P360 her (public360online.com, krever innlogging).

Utarbeiding av standardtitler og saksspesifikke skriveregler for Public 360 ved OsloMet

Enheter ved OsloMet som har behov for nye standardtitler i Public 360, eller som ønsker utarbeiding av saksspesifikke skriveregler, kan ta kontakt med Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning (SDI) på dokhjelp@oslomet.no

Fortløpende ferdigstilling av dokumenter og avslutning av saker i sak- og arkivsystemet Public 360 sikrer gjenfinning og informasjonsdeling, en mest mulig komplett offentlig journal, og et oppdatert bilde av OsloMets aktiviteter.

Denne veiledningen (public360online.com, krever innlogging), beskriver oppgaver som må utføres av saksbehandlere i Public 360 fortløpende.

• Dokumentasjon av administrative prosjekter (sharepoint.com, krever innlogging)

• EU-søknader og prosjekter (sharepoint.com, krever innlogging)

• Prosjekter (interne og forskningsprosjekter) (sharepoint.com, krever innlogging)

• Scholars at Risk (sharepoint.com, krever innlogging)

• Rutine for ph.d-programmer (sharepoint.com, krever innlogging) - kandidatmapper, fremstilling til doktorgradsprøve

• Open Access - støtte til publisering i åpne tidsskrifter

• Eksamen (public360online.com, krever innlogging) - eksamensoppgaver, eksamensprotokoller, masteroppgaver

• Studentsaker (sharepoint.com krever innlogging) - sikre likebehandling av studentene ved OsloMet og ivareta deres rettigheter

• Tilrettelegging av eksamen (sharepoint.com, krever innlogging)

• Fuskesaker (sharepoint.com, krever innlogging)

• Politiattest med merknad (sharepoint.com, krever innlogging)

• Klagesaker (sharepoint.com, krever innlogging)

• Utestengelse etter UH-loven § 4.8 andre ledd (sharepoint.com, krever innlogging)

• Sensoradministrasjon (sharepoint.com, krever innlogging) - kontrakt og sensorhonorar

• Skikkethetssaker (sharepoint.com, krever innlogging)

• Studentutveksling (sharepoint.com, krever innlogging)

• Ansettelsessaker (sharepoint.com, krever innlogging) - integrasjon med systemet MyNetwork

• Personalsaker (sharepoint.com, krever innlogging) - HR på fakultet og FA (bl.a. tilsettinger, sikkerhetsvurdering i rekruttering)

• Personalsaker - HR-fellestjenester (public360online.com, krever innlogging) - permisjoner, oppfølging av sykefravær, oppsigelser, pensjon, dødsfall

• Intern overflytting av ansatt (sharepoint.com, krever innlogging)

• Lokale lønnsforhandlinger (sharepoint.com, krever innlogging)

• Vurdering av sikkerhet ved ansettelser, og ved invitasjon av gjesteforskere og praktikanter (sharepoint,com, krever innlogging)

• Rutine for varsling om kritikkverdige forhold - Mitt Varsel (public360online.com, krever innlogging)

Dokumenter fra følgende finnes i OpenGov:

• Styresaker (egen utvalgsmodul i P360 skal benyttes til dette)
• Dokumentasjon fra kollektive råd, utvalg og organisasjoner
• Møtebøker fra universitetets styrende organer (eks. studieutvalg og doktorgradsutvalg)
• Oppnevning og deltakelse i prosjekter, råd og utvalg
• Referater fra kollektive råd, utvalg, organisasjoner

Forpliktelser av faglig eller økonomisk karakter.

• Databehandleravtaler (sharepoint.com, krever innlogging)

• Offentlige anskaffelser (sharepoint.com, krever innlogging)

• Rutine for dokumentasjon av minikonkurranser - kurs og konferanser med og uten overnatting for over 10 personer (public360online.com, krever innlogging)

• Erasmus+ prosjektsamarbeid (sharepoint.com, krever innlogging)

• Egne fagplaner, studieplaner og rammeplaner

• Høringer og høringsuttalelser

• Internasjonale samarbeidavtaler/utveksling (sharepoint.com, krever innlogging)

• OsloMets egne instrukser og planer

Dokumentasjon ved OsloMet er som regel offentlig, og må behandles i tråd med Offentleglova (lovdata.no). OsloMet har plikt til å vurdere alle innsynskrav, og har egne rutiner for dette.

Saksbehandlere kan bruke innsynsmodulen i Public 360:

• Innvilge et innsynskrav (film.oslomet.no)
• Delvis innvilge et innsynskrav (film.oslomet.no)
• Avvise et innsynskrav (film.oslomet.no)

Generelt om innsyn (sharepoint.com, krever innlogging).