Rutiner for saksbehandlere og ledere

Det er utarbeidet skriveregler for registrering av saker og dokumenter i Public 360 ved OsloMet. Skrivereglene skal følges forløpende ved registrering.

Formål

Formålet med skrivereglene er å sikre:

• gjenfinning og informasjonsdeling
• en offentlig journal som er forståelig
• gode rapporter og statistikker i Public 360
• et korrekt bilde av OsloMets aktiviteter

Kvalitetssikring og avvikshåndtering i Public 360 er en del av virksomhetens internkontroll.

Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning (SDI) kvalitetssikrer registreringer i P360 daglig. Hvis kvalitetssikringen avdekker feil som krever korreksjon av en viss betydning, vil SDI ta kontakt med saksbehandlere direkte om nødvendige endringer.

Du finner skrivereglene for P360 her (public360online.com, krever innlogging).

Utarbeiding av standardtitler og saksspesifikke skriveregler for Public 360 ved OsloMet

Enheter ved OsloMet som har behov for nye standardtitler i Public 360, eller som ønsker utarbeiding av saksspesifikke skriveregler, kan ta kontakt med Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning (SDI) på dokhjelp@oslomet.no

Dokumentasjon ved OsloMet er som regel offentlig, og må behandles i tråd med Offentleglova (lovdata.no). OsloMet har plikt til å vurdere alle innsynskrav, og har egne rutiner for dette.

Saksbehandlere kan bruke innsynsmodulen i Public 360:

• Innvilge et innsynskrav (film.oslomet.no)
• Delvis innvilge et innsynskrav (film.oslomet.no)
• Avvise et innsynskrav (film.oslomet.no)

Generelt om innsyn (sharepoint.com, krever innlogging).

• Dokumentasjon av administrative prosjekter (sharepoint.com, krever innlogging)

• EU-søknader og prosjekter (sharepoint.com, krever innlogging)

• Prosjekter (interne og forskningsprosjekter) (sharepoint.com, krever innlogging)

• Scholars at Risk (sharepoint.com, krever innlogging)

• Rutine for ph.d-programmer (sharepoint.com, krever innlogging) - kandidatmapper, fremstilling til doktorgradsprøve

• Open Access - støtte til publisering i åpne tidsskrifter

• Eksamen (public360online.com, krever innlogging) - eksamensoppgaver, eksamensprotokoller, masteroppgaver

• Studentsaker (sharepoint.com krever innlogging) - sikre likebehandling av studentene ved OsloMet og ivareta deres rettigheter

• Tilrettelegging av eksamen (sharepoint.com, krever innlogging)

• Fuskesaker (sharepoint.com, krever innlogging)

• Politiattest med merknad (sharepoint.com, krever innlogging)

• Klagesaker (sharepoint.com, krever innlogging)

• Utestengelse etter UH-loven § 4.8 andre ledd (sharepoint.com, krever innlogging)

• Sensoradministrasjon (sharepoint.com, krever innlogging) - kontrakt og sensorhonorar

• Skikkethetssaker (sharepoint.com, krever innlogging)

• Studentutveksling (sharepoint.com, krever innlogging)

• Ansettelsessaker (sharepoint.com, krever innlogging) - integrasjon med systemet MyNetwork

• Personalsaker (sharepoint.com, krever innlogging) - HR på fakultet og FA (bl.a. tilsettinger, sikkerhetsvurdering i rekruttering)

• Personalsaker - HR-fellestjenester (public360online.com, krever innlogging) - permisjoner, oppfølging av sykefravær, oppsigelser, pensjon, dødsfall

• Intern overflytting av ansatt (sharepoint.com, krever innlogging)

• Lokale lønnsforhandlinger (sharepoint.com, krever innlogging)

• Vurdering av sikkerhet ved ansettelser, og ved invitasjon av gjesteforskere og praktikanter (sharepoint,com, krever innlogging)

• Rutine for varsling om kritikkverdige forhold - Mitt Varsel (public360online.com, krever innlogging)

Dokumenter fra følgende finnes i OpenGov:

• Styresaker (egen utvalgsmodul i P360 skal benyttes til dette)
• Dokumentasjon fra kollektive råd, utvalg og organisasjoner
• Møtebøker fra universitetets styrende organer (eks. studieutvalg og doktorgradsutvalg)
• Oppnevning og deltakelse i prosjekter, råd og utvalg
• Referater fra kollektive råd, utvalg, organisasjoner

Forpliktelser av faglig eller økonomisk karakter.

• Databehandleravtaler (sharepoint.com, krever innlogging)

• Offentlige anskaffelser (sharepoint.com, krever innlogging)

• Rutine for dokumentasjon av minikonkurranser - kurs og konferanser med og uten overnatting for over 10 personer (public360online.com, krever innlogging)

• Erasmus+ prosjektsamarbeid (sharepoint.com, krever innlogging)

• Egne fagplaner, studieplaner og rammeplaner

• Høringer og høringsuttalelser

• Internasjonale samarbeidavtaler/utveksling (sharepoint.com, krever innlogging)

• OsloMets egne instrukser og planer