Vedlegg 2: Roller, ansvar og oppgaver

Med leder (arbeidsgiver) menes her enhver leder som har personalansvar.

Ledere har ansvaret for å organisere og å lede arbeidet på en slik måte at ingen ansatte utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger.

Leder er ansvarlig for at alle på arbeidsplassen har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.

Ledere har et overordnet ansvar for å iverksette nødvendige tiltak for å ivareta et godt og trygt arbeidsmiljø, og for å sikre at arbeidsmiljøet til enhver tid er et fullt forsvarlig. Blir en leder gjort kjent med en mulig konfliktsituasjon har lederen omsorgsplikt overfor dem det gjelder, og en plikt til aktivt å bringe en uønsket situasjon til opphør.

Det er lederens ansvar at saken følges opp i tråd med universitetets retningslinjer for konflikthåndtering:

• Ivareta aktivitetsplikt, 
• sørge for at alle parter i konflikten ivaretas på en god måte,
• forholde seg til hva som faktisk har skjedd og hvilke konsekvenser situasjonen har for de involverte, og
• sørge for at nødvendige tiltak iverksettes for å gjenopprette et forsvarlig arbeidsmiljø.

Ansatte tar ofte kontakt med ledere for å be om råd i fortrolighet, dette er et tillitsforhold som er viktig i ledelsesutøvelsen. Det er likevel viktig å være klar over leders aktivitetsplikt ved mistanke om forhold som går utover arbeidsmiljøet.

Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet (aml. § 6-2), herunder også det psykososiale arbeidsmiljøet.

Verneombudet skal påse at saker om trakassering eller annen utilbørlig opptreden blir tatt opp med arbeidsgiver, og påse at arbeidsgiver følger opp meldinger innen rimelig tid.

Verneombudet har plikt til å melde fra til arbeidsgiver om forhold det vurderer kan medføre helsefare for noen jf. aml. § 6-2 (3) (lovdata.no). Dette vil si at hvis verneombud gjøres kjent med forhold som kan utgjøre brudd på arbeidsmiljøloven, har de plikt til å melde dette videre til arbeidsgiver selv om den fornærmede selv ikke ønsker dette.

Verneombudet har taushetsplikt om hvem som har gjort henvendelsen, men vernetjenesten er imidlertid pliktig til å handle uavhengig av taushetsplikt ved mistanke om fare for liv og helse.

Konkret håndtering av konflikten skal overlates til arbeidsgiver, verneombudet skal påse at arbeidsgiver følger opp det som innrapporteres.

Fagforeningenes tillitsvalgte skal ivareta medlemmenes interesser i forhold til lov- og avtaleverk, dette er nærmere beskrevet i Hovedavtalen i staten (regjeringen.no). Tillitsvalgte kan opptre som rådgivere i konfliktsaker.

Ved forebygging av trakassering, utilbørlig opptreden og harde personkonflikter vil de tillitsvalgte både kunne være en viktig støtte for ansatte og en samarbeidspartner for arbeidsgiver. Det er viktig at den tillitsvalgte forteller ansatte hva slags muligheter vedkommende har og hvilke konsekvenser slike saker medfører.

Tillitsvalgte ikke en plikt til, men har rett til, å melde fra om forhold som kan utgjøre brudd på arbeidsmiljøloven. Dette gjelder selv om den som har søkt råd hos dem ønsker konfidensialitet i saken. 

Fagforeningenes tillitsvalgte og verneombudene er viktige aktører som begge skal bidra til at universitetet som arbeidsplass er attraktiv og at arbeidsmiljøet stadig utvikles og forbedres.  Verneombud og tillitsvalgte er aktører på samme arena, men har ulike utgangspunkt og oppgaver, og rollene springer ut fra ulike hjemmelsgrunnlag. Det er utarbeidet et dokument som presiserer arbeidsfordelingen mellom vernetjenesten og fagforeningene ved OsloMet som gir en sammenfatning av de viktigste forskjellene og rollene.

HR-medarbeiderne skal kjenne til universitetets retningslinjer for konflikthåndtering, og vite hvem man kan henvender seg til. Om de mottar henvendelser om mulige konfliktsituasjoner skal de informere om gjeldende retningslinjer, prosedyrer og lovverk, og samtidig bistå med å opprette kontakt med rette vedkommende.

Er man usikker på hva som gjelder i den typen saker skal man søke råd hos noen som kan hjelpe - hos lokal HR-seksjonssjef eller HR-direktør.

Alle ansatte har en medvirkningsplikt når det oppstår arbeidsmiljøproblemer (aml. § 2-3). Ansatte skal aktivt medvirke ved gjennomføring av tiltak som blir iverksatt for å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø. Det ligger til medvirkningsplikten å sørge for at arbeidsgiver eller verneombud blir underrettet så snart man blir kjent med at det forekommer trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen.

Medvirkningsplikten gjelder selv om kollegaen som utsettes for forholdet ikke selv ønsker å gå videre med saken. Om man er usikker på hvordan man skal gå fram for å si ifra kan tillitsvalgt, lokal HR-enhet eller verneombud kontaktes for å få råd.

Ingen skal ikke under noen omstendighet iverksette straffende tiltak (sladder, hevn, utestengelse, utskjelling og liknende) mot den som påstått har opptrådt uakseptabelt eller den som har sagt ifra om slik aktivitet. Slik oppførsel vil også være brudd på arbeidsmiljøloven.

Bedriftshelsetjenesten kan ha ulike roller i denne typen saker. De skal bistå med å skape sunne og trygge arbeidsforhold, og kan involveres ved behov. De skal ha være uavhengige, ha taushetsplikt og være nøytrale.

Bedriftshelsetjenesten kan være en god rådgiver for både ledere, verneombud, tillitsvalgte og ansatte som er usikre på hva det vil være riktig å gjøre om de har mistanke om eller opplever som kan være konfliktsituasjoner.

Leder for lokal HR og lokal HMS-koordinator kan formidle kontakt med bedriftshelsetjenesten.

Rektor har det overordnede ansvar for OsloMet sitt systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, herunder kartlegging av arbeidsmiljø og risiko, systemer for håndtering av klager, rådgivning/lederstøtte til ledere. Forvaltningen av disse oppgavene er delegert til underliggende enheter.