Retningslinjer for hjemmekontor for OsloMet

Nedstengningen av Norge ved Covid 19-pandemiens start 11/3/2020 har, etter to år med ulike grader av nedstenging og pålegg om hjemmekontor av smittevernhensyn, etablert en ny arbeidshverdag. Særlig for statlig sektor har ny erfaring med økt grad av fleksibilitet og bruk av andre arbeidsplasser enn fast arbeidssted skapt forventninger til økt fleksibilitet.

OsloMet ønsker å legge til rette for at fordelene med fleksibilitet og bruk av hjemmekontor videreføres. Det er imidlertid behov for felles retningslinjer som ramme for regulering av arbeidstid og oppgaver der både den enkelte arbeidstakers ønske om fleksibilitet og nødvendig grad av blant annet forutsigbarhet for OsloMet ivaretas.

Notatet vil i det følgende angi overordnede premisser for fjernarbeid, retningslinjer for arbeid fra arbeidstakers hjem (hjemmekontor) og mal for individuell avtale om hjemmekontor.

2.1    Begrepsavklaring

2.1.1    Hjemmekontor

Hjemmekontor omfatter arbeid som utføres på vegne av OsloMet i arbeidstakers hjem. 
Arbeid på hjemmekontor omfattes av retningslinjene når arbeidet fordeles slik at arbeidstaker jobber delvis hjemmefra og delvis fra campus som en fast ordning over en gitt periode. Det må inngås skriftlig avtale om hjemmekontor (se egen mal). Kortvarig eller sporadisk hjemmekontor vil falle utenfor retningslinjene.

Kortvarig og sporadisk er i Kongelig resolusjon 9/2022 av 18. mars 2022 (regjeringen.no) beskrevet slik: «Med kortvarig mener departementet korte perioder med hjemmearbeid. Noen få dagers hjemmearbeid vil typisk være kortvarig. En til to ukers hjemmearbeid, for eksempel grunnet tilrettelegging i forbindelse med en brukket fot, vil også være omfattet av unntaket. Fullt hjemmearbeid i en måned eller mer vil etter departementets syn normalt ikke være å anse som kortvarig i forskriftens forstand. Med sporadisk mener departementet hjemmearbeid som skjer av og til, men ikke i for stort omfang eller som en fast ordning. Et typisk eksempel er der arbeidstakere av og til tar med seg arbeid hjem og utfører noen timers arbeid hjemmefra. Dersom hjemmearbeidet har et visst omfang og utføres jevnlig, vil forskriften etter departementets syn i utgangspunktet komme til anvendelse. Et eksempel er dersom en arbeidstaker som en fast ordning arbeider hjemme en dag hver uke. Dersom omfanget av hjemmearbeid er lite, eksempelvis mindre enn en dag i uken i snitt, vil hjemmearbeidet etter departementets syn normalt måtte anses "sporadisk", selv om det skulle skje jevnlig.»

2.1.2    Fjernarbeid

Fjernarbeid omfatter alt arbeid som utføres på vegne av OsloMet andre steder enn fast arbeidssted og som ikke er omfattet av regelverket om arbeid i arbeidstakers eget hjem (hjemmekontor). Fjernarbeid må avklares med nærmeste leder fra gang til gang. Arbeid på hytta, arbeid på reise og arbeid fra et annet land, er eksempler på fjernarbeid som ikke er omfattet av retningslinjene for hjemmekontor.

2.2    Overordnede premisser for hjemmekontor og fjernarbeid

OsloMet ønsker at det skal være felles, overordnede premisser som legges til grunn for arbeid utenfor fast arbeidssted på campus, det vil si ved hjemmekontor og fjernarbeid. 

Den praktiske gjennomføringen av ordningen med arbeid utenfor campus bør drøftes i ledergruppene på de enkelte enhetene for å sikre mest mulig enhetlig praksis. 

Arbeidssted

Hovedregelen er at campus er fast arbeidssted. 

Det kan inngås avtale med nærmeste leder om arbeid utenfor fast arbeidssted enten i form av avtale om hjemmekontor som en fast ordning over en gitt periode (se retningslinjene for avtale om hjemmekontor, punkt 3), eller at arbeidstaker sporadisk arbeider fra andre steder enn campus/hjemmekontor (fjernarbeid). 

Arbeidsgiver/leder kan alltid fastlegge møter eller tildele oppgaver som forutsetter fysisk oppmøte, uavhengig av avtale om hjemmekontor eller fjernarbeid. 

Oppgavene avgjør

Arbeidstakere ved OsloMet har ingen rett til å arbeide annet sted enn fast avtalt arbeidssted, dvs campus, med mindre særskilt avtale om annet arbeidssted er inngått. 

I vurderingen av om avtale om fjernarbeid eller hjemmekontor skal inngås, skal leder ta utgangpunkt i om det er mulig å utføre oppgavene utenfor campus. Noen oppgaver, som for eksempel fysiske servicefunksjoner eller fysisk undervisning, kan ikke utføres utenfor campus. Da vil det heller ikke være mulig å inngå avtale om fjernarbeid/hjemmekontor. 

Tilgjengelighet

Arbeidstaker plikter å være tilgjengelig for å utføre arbeid for arbeidsgiver på samme måte ved hjemmekontor/fjernarbeid som på fast arbeidssted. 

Arbeidstid reguleres likt uavhengig av hvor arbeidet utføres. Tilsvarende gjelder derfor også avtale om fleksibel arbeidstid og reglene om kjernetid på hjemmekontor.

3.1  Innledning og avgrensning

Hovedregelen for alle ansatte er at man har fast arbeidsplass på campus. Retningslinjene for avtale om hjemmekontor ved OsloMet vil derfor gjelde i situasjoner som vurderes som hensiktsmessig for arbeidstaker og der det ikke er til uforholdsmessig ulempe for OsloMet. 

Nærmeste leder og arbeidstaker kan avtale skriftlig at arbeidstaker arbeider noen dager på kontoret og noen dager hjemme i løpet av en arbeidsuke over en gitt periode. Arbeidstaker kan ikke kreve fast hjemmekontor, men arbeidsgiver kan heller ikke pålegge det. Avtale om hjemmekontor må være frivillig. Unntak vil kunne forekomme ved for eksempel myndighetspålagt nedstengning, ref. situasjonen med Covid-pandemien. 

Leder må i sin vurdering av om avtale om fast ordning med hjemmekontor kan inngås, gjøre en avveiing opp mot konsekvensene dette vil få for arbeidsmiljøet. Verdien av å møtes fysisk må være grunnleggende og styrende. Alle arbeidstakere har en plikt til å bidra til enhetens arbeidsmiljø også når de jobber hjemmefra. Den enkelte enhet oppfordres til å ha arbeidsmiljø som tema med jevne mellomrom. 

Tilstedeværelse på campus er også viktig av hensyn til studiemiljøet. Undervisere og studieadministrasjon bør være jevnlig tilgjengelige for spørsmål og raske avklaringer fra studenter, hvor fysiske møter ofte kan ha en annen verdi enn digital kommunikasjon. Tilstedeværelse er også sentralt for å bygge solide fagmiljø, gjennom å sikre utveksling av forskningsideer og et miljø som bidrar til å løfte hverandres faglige nivå.

Arbeid i arbeidstakers hjem skal ikke medføre lavere produktivitet og OsloMets kjernevirksomhet skal ivaretas uavhengig av hvor arbeidet utføres.

For ansatte som ikke har avtale om fast ordning med hjemmekontor, kan det likevel være hensiktsmessig å jobbe hjemmefra i kortere perioder – f.eks. når det skal utføres arbeidsoppgaver som krever konsentrasjon. Dette er kortsiktig forflytning av arbeidssted og skal avtales fra gang til gang mellom arbeidstaker og nærmeste leder, og faller utenfor retningslinjene om hjemmekontor.

3.2  Gjeldende regler

OsloMet følger forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem og det som følger av annet statlig regelverk, lover og bestemmelser knyttet til arbeid i arbeidstakers eget hjem (hjemmekontor). 

3.3 Hvem omfattes av retningslinjene?

Retningslinjene gjelder for alle ansatte ved OsloMet (teknisk-administrative ansatte og undervisnings- og/eller forskningsansatte).  

3.4 Hovedregelen

Hovedregelen er at alle ansatte har fast arbeidsplass på OsloMets campus.

Arbeidstaker kan ikke kreve fast ordning med hjemmekontor, og arbeidsgiver kan ikke pålegge det. Unntak kan forekomme der myndighetene pålegger nedstengning, ref. Covid-pandemien.

3.5 Kriterier og vilkår for avtale om hjemmekontor

Det skal legges til rette for gode løsninger for både OsloMet, leder, arbeidstaker og for samhandling i den enkelte enhet. 
 
Beslutning om inngåelse av individuell avtale om fast ordning med hjemmekontor tas av nærmeste leder. Nærmeste leder og den ansatte skal i forkant ha en dialog om OsloMets og den ansattes behov, og på grunnlag av dette avklare antall dager hjemmekontor, og i den grad mulig, en forutsigbarhet med henhold til hvilke ukedager arbeidstaker skal ha hjemmekontor.

En forutsetning for å inngå avtale om hjemmekontor, er at den ansatte har oppgaver som lar seg løse hjemmefra og at produktiviteten og kvaliteten i arbeidet opprettholdes. 

Fordelingen mellom hjemmekontor og oppmøte på arbeidsplassen skal være slik at den ansatte regelmessig møter på arbeidsstedet.

Arbeidsgiver har rett til å kalle arbeidstaker inn til oppmøte på campus, f.eks. ved møter eller uforutsette hendelser, selv om dette faller på dager der det opprinnelig var avtalt hjemmekontor. Dette vil ikke automatisk føre til at hjemmekontordagen kan tas igjen, men vil være en individuell vurdering i hvert enkelt tilfelle.

Oppgaveutførelsen på hjemmekontor kan ikke stille så strenge krav til utstyr at det blir en uforholdsmessig kostnad for arbeidsgiver å stille utstyr til rådighet. Dersom hjemmekontor vil kreve svært spesialisert eller kostbart utstyr, er dette et moment som taler mot at hjemmekontor skal avtales. 

OsloMet kan til enhver tid endre beslutningen om utlevering av utstyr til hjemmekontor. OsloMet utleverer for tiden følgende: 
- skjerm og dockingstasjon 

Dersom den ansattes arbeidsoppgaver stiller særlig strenge krav til forebygging av sikkerhetsmessige konsekvenser eller til informasjonssikkerhet, kan normalt hjemmekontor ikke avtales.

3.6  Arbeidstid på hjemmekontor

Arbeidstiden på hjemmekontor er den samme som ved arbeid på ordinær arbeidsplass, inkludert reglene om fleksibel arbeidstid og kjernetid. 

3.7 Fysisk og psykososialt arbeidsmiljø

For å sikre at arbeidstakers sikkerhet, helse og velferd ivaretas, skal arbeidsgiver så langt det er praktisk mulig forsikre seg om at arbeidsforholdene på hjemmekontoret er fullt forsvarlige. Dette gjelder blant annet at arbeidsstedet, arbeidsutstyret og innemiljøet ikke medfører uheldige fysiske belastninger. 

Ved bruk av hjemmekontor skal nærmeste leder følge opp den ansatte på vanlig måte, både relasjonelt og når det gjelder oppgaveutførelse. Nærmeste leder skal være i tett dialog med arbeidstakere på hjemmekontor for å sikre at bruken av hjemmekontor ikke medføre uheldige psykiske belastninger for den ansatte. 

Avtale om hjemmekontor forutsetter en god og tilpasset arbeidssituasjon som også sikrer samhandling i enhetene. Dersom det viser seg at bruken av hjemmekontor medfører samarbeidsproblemer på en enhet kan avtaler om hjemmekontor avvikles/ikke inngås. 

Bruk av hjemmekontor skal ikke benyttes som løsning på en arbeidsmiljøutfordring på en enhet. 

Avtale om fast ordning med hjemmekontor skal inngås skriftlig med den enkelte medarbeider. Det er laget en standard avtalemal for OsloMet som skal benyttes. Se under punktet Avtalemal lenger ned på siden.

4.1  Varighet

Avtale om bruk av hjemmekontor kan inngås for maksimalt tolv måneder av gangen. 

4.2  Evaluering underveis og eventuell avslutning av avtalen

Avtale om hjemmekontor skal evalueres underveis. Arbeidsgiver har ansvaret for å innkalle til samtaler rundt dette, men den ansatte kan også ta opp forhold på eget initiativ. Dersom det viser seg at avtalen om hjemmekontor ikke fungerer tilstrekkelig kan arbeidsgiver avslutte avtalen. Dette kan være forhold knyttet til tilgjengelighet, utført arbeid og andre fysiske/psykososiale forhold. 

Før en avtale avsluttes skal det avholdes samtaler mellom leder og den ansatte, men det er leder som avgjør ved uenighet. Også arbeidstaker kan avslutte avtalen underveis i avtaleperioden. Begge parter skal gi en måneds varsel ved avslutning av avtalen.

4.3 Involvering av verneombud

Når avtale om hjemmekontor inngås skal leder informere enhetens verneombud.

5.1    Forsikringer – Statens pensjonskasse

De forsikringer og gruppelivsordning som statsansatte har gjennom tariffavtale/ Statens pensjonskasse (SPK) gjelder også på hjemmekontor.

5.2    Yrkesskade

Yrkesskadeforsikringen gjelder ved hjemmekontor. Vilkårene for at yrkesskadeforsikringen gjelder, er at skaden på ha oppstått «i arbeid, på arbeidsstedet og i arbeidstiden», og den må falle inn under yrkesskadeforsikringslovens definisjon av arbeidsulykke eller yrkessykdom.

Det kan være en krevende grensegang mellom hva som defineres som yrkesutøvelse og fritid ved bruk av hjemmekontor. Yrkesskadetilfeller vil bli behandlet individuelt. Private gjøremål vil ikke bli definert som yrkesskade, selv om det inntreffer innenfor det som er definert som arbeidstid.

De forsikringer og gruppelivsordning som statsansatte har gjennom tariffavtale/Statens pensjonskasse (SPK) gjelder selv om man har hjemmekontor. 

Her finner du avtalemalen for hjemmekontor når det er en fast ordning (.doxc.)