Reservere møterom | Rom og lokaler - Ansatt

Reservere møterom

Reservere møterom

Veiledningen viser hvordan du lager en møteinnkalling med reservasjon av møterom i Outlook og i Outlook Online.

Enkelte møte- og spesial rom kan være reservert for bestemte enheter eller grupper.

Save

  • Reservere møterom i Outlook for Windows

    Finne ledig møtetidspunkt for alle møtedeltakere

    Vær oppmerksom på at alle møterom som er oppført under "All Rooms" i Outlook Adressebok _kun_ er for tilsatte.

    1.1 Nytt møte

    • Gå til fane Kalender > Hjem > Nytt møte

    Skjermbilde: Opprett nytt møte

    1.2 Planleggingsassistent

    1. Velg: Planleggingsassistent i menyen
    2. Legg gjerne til følgende:
    • Til [ legg til deltakere] eller du kan velge de i Planleggingassistenten.
    • Emne
    • Start- og sluttidspunkt for møtet.
    • Du må justere lengden på møtet, for eksempel til 1 time eller mer, da den kun viser 30 minutter fra start- til sluttidspunkt.

    Skjermbilde: Planleggingsassistent - legg til ønsket data for møte

    1.3 Legg til deltakere

    1. I Planleggingsassistent:

    1. Klikk på: Legg til deltakere
    2. Marker en hvit dato og systemet foreslår mulige tidspunkter.
    3. Marker ønsket tidspunkt

    2. Forslag til møtedager og tidspunkt – følgende farger er brukt for møtetidspunkt:

    • Hvit er 'god'
    • Lyseblå er 'ganske bra'
    • Blå er 'dårlig'

    Skjermbilde: Legg til deltakere

    1.4 Legg til rom

    1. Klikk på: Legg til rom
    2. Du får opp et nytt skjermbilde i Adressebok:  All Rooms

    Skjermbilde: Legg til rom

    1.5 Søk i Adressebok > All Rooms

    1. Velg ønsket møterom - du kan gjøre dette på to måter:
      1. Velg et bygg for å finne et ledig møterom.
      2. I Adressebok - velg: All Rooms.
        • Her kan du velge mellom flere for å finne ledige rom på møtetidspunktet.
        • Møterom du _ikke_ kan reservere dersom du ikke er medlem i en viss gruppe: Møterom med begrenset tilgang.
    2. Klikk: OK

    Skjermbilde: Velg rom - du kan velge flere

    1.6 Sende møteinnkalling

    1. Hak av valgt møterom, for eksempel SG219, som er ledig på møtetidspunktet.
    2. Har du sjekket flere møterom vil de vises på lista "Alle deltakere".
    3. Hak av kun det møterommet du ønsker å benytte til møtet.

    Skjermbilde: Send innkalling

    1.7 Sjekk før du sender møteinnkalling

    1. Klikk på "Avtale" ved siden av "Planleggingsassistent". Her kan du se:

    • Til
    • Emne
    • Tidspunkt
    • Sted

    2. Klikk: Send  – dersom ovennevnte punkter er OK.  

    Skjermbilde: Sjekk før innkalling

  • Reservere møterom i Outlook for MacOS

    Finne ledig møtetidspunkt for alle møtedeltakere

    Vær oppmerksom på at alle møterom som er oppført i Outlook adressebok _kun_ er for tilsatte.

    2.1 Åpne Outlook > Calendar

    • Velg Kalender - nederst til venstre i Outlook

    Skjermbilde: Kalender i Mac

    2.2 Calendar > Meeting

    1. Velg: Meeting
    2. Legg til ønskede møtedeltakere i feltet "To:"
    3. Legg til møtetema i feltet for "Subject:"

    Skjermbilde: Velg Meeting

    2.3 Scheduling

    1. Velg: Scheduling - dvs. planleggingsassistent - i toppmenyen.

    Skjermbilde: Velg Scheduling

    2.4 Scheduling Assistant > legg til ønsket møterom

    Gå til Rooms, til venstre i planleggingsassistenten

    1. Klikk på: Add Room
    2. Legg til ett eller flere aktuelle møterom
    3. Legg til møterom ved å dra det over til Add Room

    Skjermbilde: Velg rom

    2.5 Tidspunkt

    Når du har lagt til aktuelle deltakere og rom, finner du et passende tidspunkt for møtet ved å sjekke når deltakere og rom er ledige.

    Skjermbilde: Velg tidspunkt

     

    2.6 Send møteinnkalling

    1. Kontroller at tidspunkt og deltakere stemmer
    2. Trykk på Send-knappen for å invitere til møtet

    Skjermbilde: Send møteinnkalling

    2.7 Kvittering

    Du mottar en kvittering via e-post om at møterom er reservert.

    (Dersom møterom ikke er ledig, får du kvittering på at reservasjon ikke er akseptert.)

    Skjermbilde: Du mottar deretter kvittering for reservasjon av møterom.

    2.8 Avtale / møte i kalenderen

    I kalenderen vil avtalen / møtet vises som i skjermbildet under.

    Skjermbilde: Visning av møte i kalender.

  • Reservere møterom i Outlook Online (Office 365)

    3.1 Åpne Outlook Online

    Skjermbilde Outlook Online

    3.2 Velg møterom

    Eksempel: Søk etter P46 i søkefeltet øverst i venstre hjørne.

    • Velg: P46-PA706 (12 pers)
    • Klikk på møteknappen.

    Skjermbilde Outlook online

    3.3 Fyll inn nødvendige detaljer og legg til deltagere for møtet

    NB! Åpne opp for pop-up om møtevinduet ikke åpnes.

    • Tittel: Skriv inn ønsket tittel på arrangementet.
    • Plassering: Rommet er allerede booket (som deltaker). Skriv inn plasseringen.
    • Deltakere: Søk etter flere deltagere i feltet med teksten "Legg til personer". 

    Endre eventuelle øvrige innstillinger for møtet i feltene under.

    Skjermbilde Outlook Online

    3.5 Ferdig og sjekket alle felt?

    • Trykk: Send - når møteinnkalling er ferdig.
  • Finne og reservere ledig møterom

     

    Åpne Outlook - Gå til Kalender / Calendar

    • Klikk på Kalender / Calendar – menyen nederst i Outlook.

    Skjermbilde: Velg kalender

    2. Fane Hjem / Tab Home

    • Klikk deretter Nytt møte / New Appointment - under fane Hjem.

    Skjermbilde: Velg Nytt møte

    3. Fane Møte / Tab Meeting

    • Du får opp dialogen som gir deg mulighet til å opprette møte.
    • Klikk på: Planleggingsassisent / Scheduling Assistant

    Skjermbilde: Velg Planleggingassistent

    4. I Planleggingsassistent / Scheduling Assistant

    • Legg inn dato og klokkeslett for møtet.
    • Fyll inn start-/sluttidspunkt i feltene nederst.

    Skjermbilde: Legg inn dato og klokkeslett

    5. Legg til rom

    1. Klikk på knappen: Legg til rom….

    Skjermbilde: Legg til rom

    2. Du får nytt vindu «Velg rom: All rooms» - se skjermbildet under.

    3. Skriv inn «P46» i søkefeltet.

    4. Trykk Søk – du får deretter listet opp alle møterom i P46.

    5. Merk alle rommene i P46, se skjermbilde under.

    6. Klikk: OK - eller trykk Enter.

    Skjermbilde: Søk opp P46 og merk alle rom i bygget

    7. Du får deretter opp alle ledige tider på ditt tidspunkt og dato. Se skjermbilde under.

    8. Hak av møterommene som _ikke_ skal bookes.

    9. Trykk: Send

    Skjermbilde: Hak av møterommene som ikke skal bookes

Behov for hjelp?

Behov for hjelp?