Rekruttering av stipendiatstilling ved Fakultet for helsevitenskap (HV)

Etter at HR har mottatt din melding om behov for rekruttering, inviterer de deg til et oppstartsmøte. Du (rekrutterer) og HR jobber sammen om å utarbeide utlysningstekst og lager en fremdriftsplan for videre prosess.

HR bistår med å planlegge og organisereintervju, men deltar ikke på selve intervjuet. Du skriver en innstilling som signeres av lederen som skal ha personalansvar for stipendiaten. HR bistår med å veilede og lese gjennom innstillingen, og Ansettelsesutvalget ved HV behandler vedtak om ansettelse.

I enhver rekruttering må den som rekrutterer være bevisst egen habilitet overfor søkerne. Dersom man av ulike årsaker er inhabil, må man sørge for å melde ifra til HR og sikre at noen som er habile kan gjennomføre et intervju. HR kan veilede ytterligere.

Mer om habilitet ved ansettelse.

Kvalifikasjonsprinsippet innebærer at alle offentlige virksomheter må velge den søker som, etter en helhetsvurdering, er best kvalifisert. Prinsippet skal sikre at ansettelsen er saklig begrunnet og at det ikke er tatt utenforliggende eller vilkårlige hensyn.

Kvalifikasjonsprinsippet er lovfestet i statsansatteloven paragraf tre. Unntak må ha hjemmel i lov eller forskrift.

Ved vurdering av hvem som er best kvalifisert, må du ta utgangspunkt i de krav som etterspørres i utlysningsteksten. Det skal legges vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet.

Plikten til å utlyse stillingen er et ledd i det å skaffe best mulig kvalifiserte søkere.

Leder av Doktorgradsutvalget ved Fakultet for helsevitenskap HV har myndighet til å vedta opptak til ph.d.-program på delegasjon hvis følgende vilkår er oppfylt:

• prosjektbeskrivelsen er fagfellevurdert
• kandidaten har mastergrad på 120 studiepoeng eller tilsvarende utdanning
• kandidaten har B eller bedre på masteroppgaven og B eller bedre i snitt på mastergraden
• alle dokumentene beskrevet i punkt 6 og punkt 9 er levert

Dersom en kandidat får tilbud om stilling, men vilkårene for å gjennomføre opptak på delegasjon ikke er oppfylt, sendes opptakssaken til Doktorgradsutvalget ved HV som har endelig beslutningsmyndighet. Doktorgradsutvalget behandler saker på fastsatte møtedatoer.

1. Meld inn rekrutteringsbehov til HR (nettskjema.no). Legg ved skriftlig bekreftelse fra din leder om at det er avsatt tid i din arbeidsplan til å veilede kandidaten.
2. HR inviterer deg til et oppstartsmøte der du får informasjon om videre plan for rekrutteringsprosess og opptak til ph.d.-programmet. 
3. Du utarbeider en utlysningstekst i samarbeid med HR. Teksten skal godkjennes av leder.
4. HR sender utlysningsteksten til Ansettelsesutvalget ved HV og informerer deg om vedtak som blir gjort.
5. HR publiserer utlysningsteksten på nett. Det er fint om du deler utlysningen i egne kanaler på sosiale medier.
6. Før du går i gang med å intervjue kandidater til stillingen må du sende følgende vedlegg til ph.d.-administrasjonen for å sikre opptak til ph.d.-programmet:
   • prosjektbeskrivelsen
   • informasjon om hvordan og når prosjektet er fagfellevurdert
   • driftsbudsjett: en kortfattet oversikt over hva det koster å gjennomføre prosjektet, ikke medregnet lønnskostnader
   • informasjon om hvem som skal være veileder og bekreftelse fra nærmeste leder om at veilederne har fått avsatt tid i arbeidsplan – merk at flere enn tre veiledere må begrunnes særskilt
   • en skriftlig bekreftelse fra hovedveileder med en redegjørelse for eventuelle rettslige, etiske og personvernmessige problemstillinger som prosjektet reiser
   • eventuelle godkjenninger fra REK og SIKT, samt datahåndteringsplan og ROS-analyse – disse kan også ettersendes senest tre måneder etter at kandidaten har startet i stillingen
7. Intervjugruppen består av deg som rekrutterer og minst en annen fagperson. HR bistår med å kalle inn og planlegge intervjuene, kontakter ansattrepresentant, samt hjelper til med å utarbeide en intervjuguide.
8. Under intervjuet er det viktig at du snakker med alle kandidatene om at den vi velger å innstille som nummer én, vil bli kontaktet for å utarbeide en plan for opplæringsdelen til ph.d.-programmet på kort varsel.
9. HR deler en innstillingsmal med deg som du fyller ut og ferdigstiller. Du og HR har kontinuerlig dialog og dere avtaler hvilket møte i Ansettelsesutvalget ved HV saken skal behandles i.
   • Når innstillingen er ferdigstilt og det er avklart hvem som innstilles som nummer én, kontakter du kandidaten og ber vedkommende om å utarbeide en opplæringsdel innen den dagen saken skal behandles i Ansettelsesutvalget ved HV.
   • Opplæringsdelen er på 30 studiepoeng. Den skal bestå av programmets to obligatoriske emner PHVIT9000 og PHVIT9100, i tillegg til minst 5 studiepoeng i metode. Utover det velger kandidaten to emner på 5 studiepoeng. Oversikt over ph.d.-programmets emner (oslomet.no).
   • Opplæringsdelen skal sendes på e-post til ph.d.-administrasjonen og er en forutsetning for opptak til ph.d.-programmet.
10.  HR forbereder en sak til Ansettelsesutvalget ved HV og informerer deg om vedtaket i etterkant av møtet.
11. Ph.d.-administrasjonen vurderer opptak til ph.d.-programmet. Dette skjer én til to dager etter vedtak i Ansettelsesutvalget. Ph.d.-administrasjonen informerer deg og HR om vurderingen.
12. Du ringer kandidaten som er innstilt som nummer én og tilbyr vedkommende stillingen. Avtal dato for oppstart.
13. HR kontakter kandidaten for ytterligere informasjon om arbeidsavtalen.
14. For at opptaket til ph.d.-programmet skal være gyldig må kandidaten signere arbeidskontrakt og hen vil deretter få et formelt opptaksbrev.