Personvernerklæring for Studentweb
Innhold
- Hva regnes som personopplysninger?
- Kort om Studentweb
- Formålet med, samt rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger i Studentweb
1. Hva regnes som personopplysninger?
Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, jf. GDPR artikkel 4 nr. 1. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning er om opplysningene kan knyttes til en identifisert eller identifiserbar fysisk person.
Opplysninger som alene ikke kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor de forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning hvis de indirekte identifiserer en person.
2. Kort om Studentweb
Studentweb er en webapplikasjon som lar deg som student utføre en rekke studieadministrative oppgaver, slik som semesterregistrering og oppmelding til undervisning og eksamen. Studentweb gir deg også innsyn i informasjonen som OsloMet har lagret om deg i det studieadministrative systemet Felles studentsystem (FS), slik som kontaktopplysninger, eksamensresultater og hva som er sendt til Lånekassen.
Studentweb er knyttet til det studieadministrative systemet Felles studentsystem (FS). Det betyr at data som registreres i Studentweb lagres i FS. Data i FS rapporteres i ulike sammenhenger til en rekke parter/virksomheter. Se gjerne personvernerklæringen for FS.
3. Formålet med, samt rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger i Studentweb
Formål
Formålet med behandlingen av personopplysninger i Studentweb er at du skal kunne administrere dine studier ved OsloMet.
Rettslig grunnlag
Behandlingen hjemles i universitets- og høyskoleloven, § 4-15, som sannsynligvis trer i kraft sommeren 2018, og personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav b eller e, jf. nr. 3 bokstav b. Personvernforordningen er EUs nye lovgivning på personvernområdet, og skal gjelde for hele EU/EØS fra 25. mai 2018/sommeren 2018. Behandlingen er nødvendig for å utøve offentlig myndighet, og for å oppfylle og overholde bestemmelser i universitets- og høyskoleloven. I enkelte tilfeller har vi også valgt å supplere det rettslige grunnlaget med samtykkeerklæringer. Behandlingen er også nødvendig for at OsloMet skal kunne oppfylle sin avtale med deg som student. Enkelte behandlinger, f.eks. godkjenning av undervisnings- og eksamensmelding er utøvelse av offentlig myndighet.
4. Hvilke personopplysninger blir behandlet i Studentweb og hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?
Per i dag blir det ikke lagret eller behandlet sensitive personopplysninger om deg i Studentweb.
Følgende personopplysninger kan bli behandlet i Studentweb: profilinformasjon (slik som ditt navn, fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11 siffer), kjønn, kontaktinformasjon, informasjon om din bakgrunn, morsmål, foto, søknadsinformasjon, samtykker du har gitt, politiattest der det er relevant, semesterregistreringsinfo, fakturainformasjon og informasjon om studier og kurs.
Personopplysninger som registreres i Studentweb blir sendt til det studieadministrative systemet Felles studentsystem (FS). Personopplysninger i FS lagres i utgangspunktet til evig tid. Se gjerne personvernerklæringen for FS.
Vi lagrer også informasjon om hvilke handlinger du utfører i Studentweb, samt din IP-adresse. Dette for å ha dokumentasjon på dine registreringer. Disse personopplysningene lagres i FS og slettes etter 12 måneder.
Personopplysningene dine kan hentes fra:
- Deg selv via Studentweb
- Saksbehandlere ved OsloMet
Frivillige registreringer
1. Deg selv via Studentweb
Det er frivilling for deg å registrere personopplysninger i Studentweb, men uten personopplysningene dine kan det være at vi ikke får behandlet søknadene dine. I Studentweb kan du registrere informasjon om deg knyttet til søknader på studier (informasjon om din bakgrunn, oppmelding til undervisning og eksamen, søknader om bl.a. godkjenning m.m.) og dokumenter du laster opp. Disse opplysningene kan være nødvendige for at vi skal få behandlet dine søknader og at du skal kunne studere ved OsloMet.
Registreringer som gjøres uten ditt uttalte samtykke
2. Saksbehandlere ved OsloMet
I noen tilfeller er det nødvendig at saksbehandlere ved OsloMet registrerer opplysninger om deg tilknyttet dine studier. Eksempler på dette kan være vurderinger knyttet til søknad om opptak, begrunnelse for og klage på sensur, registreringer knyttet til fullføring av studier. Disse dataene blir kun sendt til Studentweb for at du skal få innsyn i dine data.
5. I noen tilfeller utfører vi automatisk saksbehandling
Når du benytter Studentweb ved OsloMet vil en rekke prosesser tilknyttet til studentforhold utføres som delvis automatisk eller helautomatisk saksbehandling. Det gjelder i følgende tilfeller:
- beregning av hvilke emner du får melde deg opp til
- oppmelding til undervisning og eksamen
- oppretting av fakturaer
- begrunnelser/klager i forbindelse med eksamen
- Diverse godkjenningssøknader
6. Vi utleverer dine personopplysninger til andre
Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne.
OsloMet kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig.
Dine personopplysninger blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner.
Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter: Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning
Studentweb utvikles av Unit. Ansatte ved Unit som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger. Dette for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten.
Studentweb driftes av USIT ved UiO. Ansatte ved USIT som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger.
Det er mulig å logge inn i Studentweb med innloggingsløsningen FEIDE. FEIDE utvikles og leveres av UNINETT AS. Ansatte ved UNINETT AS som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til ditt FEIDE-navn og IP-adresse. Dette for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten. Etter seks måneder slettes dine personopplysninger hos FEIDE.
Det er mulig å logge inn i Studentweb med innloggingsløsningene MinID, BankID, Buypass og Commfides via ID-porten. Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i ID-porten, samt opplysninger som benyttes for å administrere MinID.
Hvis du logger inn med ID-porten, kan ansatte i brukerstøtte og forvaltning hos Difi ved behov se ditt fødselsnummer og kontaktinformasjon samt tidsavgrenset innloggingshistorikk.
Behovet oppstår når Difi må yte hjelp til bruker eller ved feilsøking/-retting av tjenesten.
Leverandørene av de elektroniske ID-ene (BankID, Buypass og Commfides) er behandlingsansvarlige for personopplysninger som er nødvendig for å administrere sine innloggingsløsninger.
Andre parter
Personopplysninger du registrerer i Studentweb sendes til det studieadministrative systemet Felles studentsystem (FS). Se personvernerklæringen for FS for mer detaljer om hvilke virksomheter som mottar personopplysninger fra FS.
7. Sikkerheten rundt dine personopplysninger
OsloMet gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger i Studentweb. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller, for å forhindre at flere ansatt enn nødvendig får tilgang på dine personopplysninger. Ansatte har taushetsplikt rundt personopplysninger de får i sitt arbeide.
8. Dine rettigheter
Se nettside om dine rettigheter.
9. Kontakt
Se nettside om Kontakt
Tjenesteleverandør
Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning er tjenesteleverandør av Studentweb. Det vil si at Unit utvikler og forvalter og har det daglige ansvaret for driften av Studentweb. Gjennom dette arbeidet har utvalgte personer ved Unit tilgang til alle personopplysninger som er registrert i Studentweb, og med det også personopplysninger som sendes til og fra FS.
Kontaktinformasjon til Unit: fs-sekretariat@unit.no.