Hvordan håndtere en alvorlig hendelse?

Din nærmeste leder har ansvar for å varsle videre, både oppover og til seksjonssjef for seksjon for karriere, internasjonalisering og studentliv (KIS).  

Leder i KIS, og eventuell(e) leder(e) påkoblet ved fakultet, fordeler ansvar for videre oppfølging av punkt 2-5 og avgjør om det eventuelt skal settes beredskap. 

Hvem er/kan være berørt/involvert?  

• Hent ut oversikt, inkludert kontaktinformasjon, fra FS og kartlegg om hendelsen gjelder inn- og/eller utreisende utvekslingsstudent(er) fra ett eller flere fakultet. 
• Fordel ansvar for videre oppfølging. 
• Gjelder hendelsen studenter fra mer enn ett fakultet? Seksjon for karriere, internasjonalisering og studentliv (KIS) følger opp videre.  
• Gjelder hendelsen student(er) ved ett fakultet? Videre oppfølging skjer da ved det aktuelle fakultetet. 

Omfang av hendelsen   

Innhent mer informasjon om selve hendelsen, skaff en grov oversikt: 

• Følg med i nyhetsbildet, oppsøk gjerne lokale mediekanaler og sosiale medier.
• UDs operative senter (regjeringen.no), lokal ambassade (regjeringen.no) eller Sjømannskirken (Sjømannskirken.no) kan også ha nyttig kunnskap.   

Hvem

Informer internasjonale administrative koordinatorer og seksjon for karriere, internasjonalisering og studentliv (KIS) om at saken følges opp. 

Kanal og form 

Teamskanalen «Sikkerhet og beredskap» i teamet «Internasjonale koordinatorer». Hold beskjeden kort og unngå bruk av personlige opplysninger.   

Alvorlig hendelse?  

Opprett i tillegg en chat i Teams. Inviter kun inn de som må involveres – for eksempel ansatte i KIS, relevante internasjonale koordinatorer og nærmeste ledere. 

Bruk følgende kanaler 

• E-post (student e-post/privat e-post), SMS, ring til mobiltelefon, melding på Facebook/Messenger/andre sosiale medier, eventuelt partnerinstitusjonen hvis man ikke får kontakt med studenten.  
• Maler og tekstforslag er lagret i Teams-kanalen. 

Ved behov for å kontakte pårørende

• Finn kontaktinformasjon til pårørende. I kontrakt for utvekslingsopphold som studenten skal ha lastet opp i FS kan du finne kontaktinformasjon. Kontrakten kan finnes via «Dokumentarkiv» i FS, i rullgardin-menyen i høyre marg i «Student samlebilde».  
• Hovedregelen for deling av personinformasjon er at det skal gis samtykke fra studenten i den enkelte sak før vi deler informasjon med andre. Man kan uansett kontakte pårørende for å høre om de har vært i kontakt med studenten. Er det ikke mulig å hente inn samtykke kan det være et argument for å allikevel informere pårørende. Be din nærmeste leder om å gjøre vurderingen i slike tilfeller. 

Informer studentene om hva OsloMet kan tilby

Send studentene informasjon om og lenker til relevante støttetjenester og velferdstilbud.

Følg opp videre i henhold til situasjonen

Koordiner kommunikasjon og avklaringer med alle involverte. 

Ved behov, kontakt partnerinstitusjon(er)  

Partnerinstitusjonen har oppfølgingsrutiner og ressurser for innreisende og utreisende utvekslingsstudenter og kan kontaktes ved: 

• en hendelse i utlandet der partner kan tenkes å ha informasjon om hendelsen eller om OsloMet studenter som studerer der.  
• en hendelse i/ved Norge/Oslo/OsloMet der vi har informasjon om hendelsen og kan ha informasjon om studenter fra partner som studerer ved OsloMet.   

Fortrinnsvis er det avtaleeier ved OsloMet som skal kontakte partnerinstitusjonen.  

• Husk personvern ved kontakt med partnerinstitusjon.  
• Maler og tekstforslag er lagret i Teams-kanalen. 

Både debrief og evaluering er et lederansvar.  

Evaluering  

Faktabasert gjennomgang av hendelsen. Evaluering er et lederansvar. 

• For ansatte: Fokus på hvordan hendelsen ble håndtert - fungerte det? Læringspunkter? 
• For studenter: Studentene bør gis mulighet til å komme med tilbakemelding på hvordan de opplevde OsloMets håndtering av en hendelse. Trå varsomt. Leder bør involveres i evalueringen og både leder og øvrige medarbeidere bør være bevisst egen manglende kompetanse på hvordan personer kan/bør følges opp etter en hendelse. Ved en alvorlig hendelse bør studentene få tilbud om debrief og oppfølging via relevante tjenester før en evaluering gjennomføres.  

Debrief  

• For ansatte: Et verktøy for involverte medarbeidere med fokus på hvordan de opplevde situasjonen. Trekk inn bedriftshelsetjenesten ved behov. 
• For studenter: Studenter bør få informasjon om hvilke tilbud som finnes for oppfølging etter en hendelse. Ved alvorlige hendelser bør den med ansvar for oppfølging, om mulig, henvise direkte videre til oppfølging hos SiO.  
  • SiO helse (sio.no) 
  • Studentpresten 
  • Studenthumanisten 

Undersøk at tilbudet fortsatt er åpent og tilgjengelig før du henviser videre. 

Praktisk oppfølging   

• Kopier samtalelogg fra Teams-kanal, eventuelt også chat og lagre som dokument i P360.  
• Slett eventuelle personopplysninger fra Teams-chat.  Det er kun den som har delt opplysningene som kan slette den aktuelle meldingen.   

Råd om hvordan du kommuniserer i forbindelse med en alvorlig hendelse.

Driftsplan for oppfølging av utvekslingsstudenter ved alvorlige hendelser.

• Nyttige råd og viktige telefonnumre (sikresiden.no)
• FS-veiledninger
• Maler og tekstforslag i Teams-kanalen «Sikkerhet og beredskap» (begrenset tilgang) 
• NØDPLAKAT Hvordan håndtere hendelsen (lenke kommer)