Policy for håndtering og tilgjengeliggjøring av forskningsdata ved OsloMet

OsloMet vil legge til rette for forsvarlig forvaltning av forskningsdata gjennom kvalitetssikring, lagring, tilgjengeliggjøring og deling. 

Dette vil gi:  

• forbedret kvalitet i forskningen gjennom å kunne bygge på tidligere arbeider og sammenstille data på nye måter 
• mindre duplisering av forskningsarbeid
• økt gjennomsiktighet i forskningsprosesser, samt forbedre mulighetene for etterprøvbarhet av vitenskapelige resultater
• effektivisering og bedre utnyttelse av offentlige midler
• økt innovasjon og samarbeid både i offentlig og privat sektor
• forbedret mulighet for kreditering og sitering av forskningsdata som er innsamlet eller produsert av vitenskapelig ansatte.  

Formålet med denne policyen er å følge opp OsloMets forpliktelser knyttet til forvaltning av forskningsdata. 

Policyen tydeliggjør ansvarsfordelingen mellom institusjonen og de vitenskapelig ansatte ved OsloMet knyttet til håndtering og tilgjengeliggjøring av forskningsdata. 

Anvendelsesområde  

Policyen får anvendelse på all forskningsaktivitet som utføres av vitenskapelig ansatte ved OsloMet.

Forhold til andre regler, krav og retningslinjer  

Krav som følger av lov eller forskrift går foran retningslinjene.

Dersom finansiør i forbindelse med tildeling av prosjektmidler til forskningsaktivitet stiller krav til forvaltning av forskningsdata som er strengere enn det som følger av disse retningslinjene skal finanisørens krav gå foran. 

Dersom finansiør ikke stiller krav eller stiller lempeligere krav enn det som følger av retningslinjene, skal kravene i retningslinjene fremdeles gjelde.

OsloMet skal ved sin forvaltning av forskningsdata følge prinsippet ‘så åpent som mulig, så lukket som nødvendig’.

Forskningsdata skal derfor gjøres åpent tilgjengelig så tidlig som mulig med mindre det foreligger forhold som gjør at forskningsdata ikke kan gjøres åpent tilgjengelig. 

OsloMet legger FAIR-prinsippene for forvaltning av forskningsdata til grunn.  

OsloMet har sluttet seg til San Francisco Declaration on Research Assessment (DORA-erklæringen) som blant annet innebærer at OsloMet forplikter seg til å vurdere datasett som selvstendige forskningsbidrag i forskerevaluering og karriereveiledning.  

Flere finansiører, herunder EU-Kommisjonen og Forskningsrådet, stiller krav og føringer om at offentlig finansierte forskningsdata skal håndteres og forvaltes etter FAIR-prinsippene.  

Vitenskapelig ansatte ved OsloMet skal etterleve kravene til håndtering og tilgjengeliggjøring av forskningsdata som følger av denne policyen.  

OsloMet skal tilby støttetjenester, herunder forskningsinfrastruktur, til vitenskapelig ansatte som forvalter forskningsdata ved OsloMet, slik at de på best mulig måte etterlever kravene som følger av policyen.  

 I disse retningslinjene forstås:  

Forskningsdata:  

Data som er innsamlet eller produsert gjennom vitenskapelig forskningsaktivitet og brukt som dokumentasjon i forskningsprosessen, eller som er allment akseptert i forskningsmiljøet som nødvendig for å validere forskningsfunn og resultater.  

Forskningsdata omfatter blant annet statistikk, forsøksresultater, målinger, observasjoner fra feltarbeid, undersøkelsesresultater, intervjuopptak, bilder, beregningsdata og metadata.  

Datahåndteringsplan:  

Et dokument som beskriver hvordan forskningsdata planlegges håndtert i løpet av et forskningsprosjekt, fra innsamling av forskningsdata til etter prosjektslutt.  

Metadata:  

Data eller informasjon som definerer eller beskriver annen forskningsdata. Metadata er strukturert informasjon som lokaliserer og forklarer forskningsdata, eller på andre måter gjør det enklere å hente, bruke, gjenbruke, tolke eller på annen måte forvalte forskningsdata.  

Lagring av forskningsdata:  

Oppbevaring av aktive forskningsdata underveis i et forskningsprosjekt eller i forbindelse med utførelse av forskningsaktivitet som ikke er organisert som forskningsprosjekt.  

Arkivering av forskningsdata:  

Langtidsbevaring av forskningsdata etter at forskningsprosjektet eller forskningsaktiviteten er avsluttet, eller ved publisering av vitenskapelig arbeid.  

Forskningsdata skal være:  

• Nøyaktige, fullstendige, ekte og pålitelige  
• Gjenfinnbare, tilgjengelige, interoperable (kunne benyttes med andre data) og gjenbrukbare (findable, accessible, interoperable og reuseable- FAIR)  
• Forsvarlig lagret og arkivert, enten sentralt ved egen institusjon eller i nasjonale, internasjonale eller domenespesifikke arkiver 
• Delbare med andre i tråd med lov og relevante prinsipper for deling av forskningsdata  

Forskningsdata skal forvaltes i samsvar med juridiske og forskningsetiske forpliktelser.  

Den vitenskapelig ansatte skal utstyre forskningsdata med metadata.  

Metadata påføres forskningsdataene fortløpende underveis i forbindelse med utførelse av forskningsaktiviteten. Metadata skal følge internasjonale standarder der de finnes. Metadata og dokumentasjon bør inkludere en beskrivelse av datakvaliteten.  

Metadata skal gjøres åpent tilgjengelig uten kostnad og publiseres slik at de kan høstes maskinelt og brukes i søk etter forskningsdata.  

OsloMet overtar rettighetene til forskningsdata som innsamles eller produseres i forbindelse med forskningsaktivitet ved institusjonen, med mindre annet følger av lov, avtale eller institusjonens gjeldende rettighetspolitikk.  

Den vitenskapelig ansatte skal utarbeide en datahåndteringsplan som beskriver hvordan forskningsdata håndteres (herunder hvordan forskningsdata innsamles, lagres, arkiveres, utnyttes, gjenbrukes og evt. slettes) i løpet av forskningsprosjektet og etter at prosjektet er avsluttet. Datahåndteringsplanen oppdateres underveis i forskningsprosjektet.  

I datahåndteringsplanen skal det fremgå hvordan FAIR-prinsippene ivaretas i forbindelse med forvaltning av forskningsdataene.  

I forskningsprosjekter hvor finansiør stiller krav om at forskningsdata skal utstyres med en datahåndteringsplan, skal datahåndteringsplan utarbeides i tråd med finansørens krav.  

Den vitenskapelig ansatte skal lagre forskningsdata i henhold til lov og de krav som finansiør setter, og i tråd med lagringsguiden ved OsloMet.  

Dersom forskere ved institusjonen deltar i forskningsprosjekt hvor prosjektets partnere planlegger å benytte en lagringsløsning som ikke omfattes av OsloMets lagringsguide, og som ikke skal eies eller driftes av OsloMet, skal prosjektleder ved OsloMet sammen med relevant forskningsstøtte som tilbys ved OsloMet foreta en vurdering av om løsningen likevel kan benyttes.  

Den vitenskapelig ansatte skal arkivere forskningsdata i henhold til lov og de krav som finansiør setter, og i tråd med OsloMets arkiveringsguide.  

Forskningsdata skal arkiveres så tidlig som mulig etter avsluttet forskningsprosjekt eller endt forskningsaktivitet, i arkiv som muliggjør tilgjengeliggjøring.  

Utvelgelse av forskningsdata der finansiør ikke stiller krav til utvalget av data  

I de tilfeller hvor faglige, økonomiske, ressursmessige eller andre legitime grunner nødvendiggjør at det må foretas et utvalg av hvilke forskningsdata som skal arkiveres, skal den vitenskapelig ansatte foreta utvelgelsen.  

Innen de fagdisiplinene hvor det finnes etablerte normer for hvilke forskningsdata som bør velges ut, skal den vitenskapelig ansatte følge disse normene. Der det ikke foreligger etablerte normer for hvilke forskningsdata som skal eller bør velges ut, bør utvelgelsen av forskningsdata blant annet bero på hvilke forskningsdata den vitenskapelige ansatte vurderer som nødvendige for å sikre etterprøvbarhet av forskningsresultatene, og hvilke forskningsdata som den vitenskapelig ansatte vurderer til å være av langsiktig verdi for allmenheten, et bredere forskerfellesskap og den vitenskapelig ansatte selv.  

Arkiveringstid for forskningsdata  

Den vitenskapelig ansatte har ansvar for at forskningsdata er arkivert med minste arkiveringstid på 10 år.  

Hvis forskningsdata skal slettes som følge av at den avtalte perioden for arkivering er utløpt eller som følge av andre bindende regler, skal sletting skje i samsvar med de krav som følger av lov, etiske prinsipper og eventuelt finansiør.  

Forskningsdata som er resultat av forskningsaktivitet ved OsloMet skal gjøres åpent tilgjengelig av den vitenskapelig ansatte så tidlig som mulig etter avsluttet forskningsprosjekt eller endt forskningsaktivitet, og i samsvar med lov eller krav fra finansiør.

Forskningsdata gjøres åpent tilgjengelig ved at den vitenskapelig ansatte arkiverer forskningsdata i arkiv med åpen tilgang i henhold til OsloMets arkiveringsguide, jf. pkt. 9.  

Forskningsdata som ligger til grunn for vitenskapelige publikasjoner skal den vitenskapelig ansatte gjøre tilgjengelig så tidlig som mulig.  

Andre forskningsdata som kan være av interesse for gjenbruk, bør gjøres tilgjengelig innen rimelig tid, og aldri senere en tre år etter endt prosjekt eller tre år etter endt forskningsaktivitet for de tilfeller hvor forskningsaktiviteten ikke er organisert som prosjekt.  

Forskningsdata skal utstyres med lisenser for tilgang, gjenbruk og videredistribusjon. Lisensene bør være internasjonalt anerkjente og legge så få begrensninger som mulig på tilgang, gjenbruk og videredistribusjon av dataene. Lisenser og gjeldende vilkår ved bruk, deling eller tilgjengeliggjøring av tredjeparts data må overholdes.  

Deling av forskningsdata skal skje i tråd med lovgivning, forskningsetiske prinsipper og eventuelle krav som stilles fra finansør.  

Unntak og begrensninger i prinsippet om åpen tilgang:  

Der det foreligger juridiske, sikkerhetsmessige, kommersielle, etiske eller andre grunner som gjør at forskningsdata ikke kan gjøres åpent tilgjengelig, skal det gjøres unntak fra eller settes begrensninger i kravet om tilgjengeliggjøring av forskningsdata. Hvis forskningsdata ikke kan gjøres åpent tilgjengelig skal grunnene til dette redegjøres for i datahåndteringsplanen. Metadata skal gjøres åpent tilgjengelig også i de tilfeller hvor forskningsdata ikke kan gjøres åpent tilgjengelig.  

Det kan gjøres unntak fra eller settes begrensninger i prinsippet om åpen tilgjengeliggjøring av forskningsdata (herunder også utsatt tidspunkt for tilgjengeliggjøring) i følgende tilfeller:  

- Data som inneholder personopplysninger:  

I tilfeller hvor forskningsdata består av personopplysninger kan deling eller tilgjengeliggjøring av forskningsdata kun skje dersom dette gjøres i tråd med personopplysningsloven eller annet regelverk som regulerer behandling av personopplysninger. Innhenting av samtykke til videre bruk og deling av personopplysninger og anonymisering er noen fremgangsmåter som kan benyttes.  

Andre juridiske forhold:  

I tilfeller hvor deling eller tilgjengeliggjøring av forskningsdata strider med lov eller forskrift skal forskningsdata ikke deles eller gjøres åpent tilgjengelig.  

Lisenser og tredjepartsrettigheter:  

Dersom forskningsdata er belagt med lisenser eller andre tredjeparters rettigheter som setter begrensninger på om eller hvordan forskningsdata kan deles, må disse lisensene og rettighetene respekteres.  

Sikkerhetshensyn:  

I tilfeller hvor deling eller tilgjengeliggjøring av forskningsdata kan true enkeltmenneskers eller nasjonal sikkerhet, skal forskningsdata ikke deles eller på annen måte gjøres åpent tilgjengelig.  

Kommersielle forhold  

Forskningsdata som har eller kan ha kommersiell verdi, kan for en begrenset periode unntas fra det generelle prinsippet om åpen tilgang så fremt dette er i tråd med lov, forskrift og finansiørs krav.  

Andre forhold:  

I tilfeller hvor tilgjengeliggjøring av forskningsdata får store økonomiske eller praktiske konsekvenser for den som har skapt eller samlet inn forskningsdataene eller for OsloMet, kan forskningsdataene unntas fra det generelle prinsippet om åpen tilgang. Dette er betinget av at ulempene for institusjonen eller den som har innsamlet eller skapt forskningsdataene er kvalifiserte og klart overstiger nytteverdien av at forskningsdataene gjøres åpent tilgjengelig.