Rutine for kontakt med bedriftshelsetjenesten (BHT)
Rutinen gjelder for bistand fra bedriftshelsetjenesten.
Bestilling
Alle bestillinger til Avonova skal gjøres i Min bestilling (btb.tjenester.oslomet.no).
Det er lokale lokale HMS-koordinatorer, lokale HR-sjefer, fagleder HMS i Avd. HR og HR-direktøren som er registrert som kontaktpersoner hos Avonova, og som kan legge inn bestilling av BHT-tjenester/bistand.
Mange tjenester er «hyllevarer», hvor man kan bestille direkte uten å ta kontakt med Avonova på forhånd – som f.eks. vaksiner eller førstehjelpskurs.
Kort prosessbeskrivelse
- Behovshaver melder sitt behov til lokal HMS-koordinator eller HR-sjef.
- HMS-koordinator fyller ut avropsskjema som spesifiserer behovet - NB: rådgivningstjenester må forhåndsavklares.
- HMS-koordinator oppretter bestilling i «Min Bestilling».
- Enhetens bestiller mottar bestillingen fra behovshaver via Min bestilling
- Enhetens bestiller legger bestillingen inn i UBW, velger godkjenner i UBW og sender bestilling til godkjenning til;
- Leder med BDM for BHT ved fakultet
- Instituttdirektør ved SVA
- HR-direktøren for de fellesadministrative enhetene og for sentrale bestillinger
- Leder godkjenner bestillingen.
- Bestillingen går til leverandør Avonova.
Tjenester/bistand med forhåndsavklaring
For tjenester der man før bestilling har behov for å få avklart hva man faktisk trenger, nødvendig omfang og/eller hvordan dette bør leveres, alle rådgivningstjenester, samt i saker som omhandler særlig sensitive personopplysninger (datatilsynet.no), må Avonova kontaktes for en avklaring før man gjør bestillingen.
Det er lokale HMS-koordinatorer, lokale HR-sjefer og fagleder HMS i Avd. HR som er registrert som kontaktpersoner som skal bistå med kontakt mot Avonova.
Beate.Nordvik@avonova.no er kontaktperson for begge studiesteder.
Avonova vil opprettet et referansenummer for oppdraget som skal brukes som referanse i bestillingen.
Avropsskjema
Ved bestillinger skal Avropskjema BHT Avonova (excel) alltid fylles ut og vedlegges bestillingen. Skjemaet krever pålogging.
NB: Min bestilling» tar ikke excel-filer – skjemaet må derfor lagres lokalt som pdf-fil før det kan lastes opp i Min bestilling.
I Min bestilling:
NB: Sensitive personopplysninger (kalt særlige kategorier i loven) må ikke framkomme i bestillingsskjemaet – se Datatilsynet.no om personopplysninger.
- Velg Bestille andre varer og tjenester
- Legg til vare: Velg «Bedriftshelsetjeneste»
- Varenavn: Velg ønskede tjeneste i nedtrekksmenyen
- Varebeskrivelse: Oppgi den informasjonen det er nødvendig for Avonova å ha for å kunne levere tjenesten. Alle rådgivningstjenester krever forhåndsavklaring, kontakt KAM Beate.Nordvik@avonova.no. Referanse-/tilbudsnummeret må oppgis, og beløp må også fremkomme selv om referansenummer er oppgitt.
- Referansenummeret fra Avonova, og evt.:
- Hvilket fakultet/avdeling i fellesadm./senter
- Bygning og kontornummer – for møtet/kurset
- Tidspunkt for møtet/kurset
- Navn på HMS-koordinator/HR-sjef som fyller ut nettskjema.
- Antall enheter: Fyll inn hvor mange enheter som bestilles. NB - én behandlingstime hos psykolog eller lignende utgjør 1,5 timer.
- Antatt pris: Denne vil framgå av Avviksskjemaet (vedlegget) – bruk det som framkommer der.
- Last opp ferdig utfylt Avropsskjema – husk pdf.
Etterarbeid
- Rapport fra BHT etter arbeidsplassvurdering, sendes nærmeste leder for ev. videre oppfølging, samt kopi til den ansatte.
- Rapport fra BHT, skal legges på kontaktkortet til den ansatte.